Sichtbar sein, sichtbar bleiben

Aug. 11, 2025

Sichtbar sein, sichtbar bleiben

So bestehen Verlage im KI-Zeitalter

Früher war das Internet in folgender Hinsicht einfach gestrickt: Man hat bei Google nach etwas gesucht, auf eine Medienseite geklickt, gelesen, fertig. Und heute? Da fragen viele lieber gleich ChatGPT oder lassen sich von Perplexity eine knackige Antwort auswerfen. Oder man bekommt alles Wichtige direkt in den Google-Suchergebnissen serviert, ohne überhaupt erst eine Website anzuklicken.

Diese bequeme Praxis nennt sich „Zero-Click-Suche“. Klingt erstmal praktisch. Für Verlage ist das allerdings alles andere als effizient. Denn ohne Klicks gibt es weder Leserzahlen noch Sichtbarkeit und irgendwann auch keine solide Einnahmebasis mehr.

Wie groß ist der Verlust?

Laut einer Analyse von Ahrefs bringt die Einführung von KI-Antworten durch Google spürbare Folgen mit sich. Die Klickrate auf organische Suchergebnisse sinkt, je nach Branche, um 20 bis 40 Prozent. Spezialisierte Seiten aus Nischenbereichen müssen sogar mit Verlusten von bis zu 90 Prozent rechnen!

Konkret bedeutet das: Selbst wenn Ihr Artikel unter den ersten Treffern auftaucht, geht der Klick häufig an die KI-Zusammenfassung und nicht an Sie. Das kann weh tun, gerade wenn viel Mühe im Text steckt.

Dazu kommt: Oft geben Systeme wie ChatGPT oder Perplexity Infos weiter, ohne klar zu sagen, woher diese stammen. Die Inhalte werden aufbereitet und als neutrale Fakten weiterverwendet, ohne dabei Kontext, Autor oder Quelle nachvollziehbar zu machen – und das Ganze manchmal sogar ohne rechtliche Grundlage.

Sichtbar bleiben oder Inhalte schützen?

Das ist die große Frage: Sollen Sie Ihre Inhalte offen zugänglich machen, um im Netz sichtbar zu bleiben? Oder lieber schützen und dabei das Risiko eingehen, von KI-Systemen gar nicht mehr beachtet zu werden?

Die Strategien der Medienhäuser gehen aktuell in ganz unterschiedliche Richtungen:

Das Medienunternehmen Axel Springer hat sich zum Beispiel für eine Zusammenarbeit entschieden und mit OpenAI ein Lizenzmodell abgeschlossen. KI darf Inhalte aus Medien wie Bild und Welt nutzen und im Gegenzug gibt es Geld und Quellenangaben.
Die New York Times hingegen geht den juristischen Weg. Sie hat OpenAI verklagt, weil Inhalte ohne Genehmigung zum Training verwendet wurden. Dies wurde zu einem international beachteten Fall, der die Rahmenbedingungen für Verlagsinhalte neu definieren könnte.

Auch in Deutschland wird heftig diskutiert. Einige Häuser setzen auf technische Barrieren wie die Datei „robots.txt“. Andere führen Gespräche mit KI-Plattformen oder entwickeln freiwillige Lizenzmodelle.

Neue Wege: Inhalte sichern und monetarisieren

Es gibt spannende Ideen, wie sich Verlagsinhalte in einer Welt voller KI nicht nur schützen, sondern vielleicht sogar neu verwerten lassen:

Eine Idee ist der Einsatz von Bezahlschranken, speziell für KI-Zugriffe. Hierbei lesen menschliche Besucher:innen die Inhalte kostenfrei, während Maschinen zahlen müssen.
Eine weitere Möglichkeit sind verlagseigene Suchplattformen, die Inhalte kuratieren und auffindbar machen.
Man könnte auf Lizenzmodelle setzen, die gezielt auf redaktionelle Inhalte zugeschnitten sind.
Infrage kämen auch Datenpools, aus denen Inhalte gezielt und nur mit klaren Regeln fürs Training freigegeben werden.

Noch sind das größtenteils Konzepte. Aber sie zeigen, dass es Alternativen zum bloßen Zuschauen gibt.

Kleine Zwischenfrage: Wissen Sie eigentlich, ob Ihre Inhalte aktuell von einer KI gelesen oder verarbeitet werden? Viele Verlage wissen das gar nicht so genau. Tools wie GPT-Bot-Checker oder ein Blick in die Logfiles können erste Hinweise geben.

Struktur schlägt Reichweite: So werden Inhalte KI-freundlich

Gute Texte zu schreiben reicht heute nicht mehr. Sie müssen auch für Maschinen lesbar sein. Nur dann werden sie korrekt verarbeitet und zugeordnet, egal ob von Suchmaschinen oder KIs.

Ein paar praktische Empfehlungen:

Strukturierte Daten verwenden, zum Beispiel über Schema.org oder JSON-LD
Eindeutige Metadaten pflegen wie Erscheinungsdatum, Autor, Thema
Eine einheitliche digitale Publisher-Identität aufbauen, etwa über Domain Authority
Konsistenz über Kanäle hinweg: Website, RSS-Feed, Social Media

Das zahlt nicht nur auf Ihre KI-Sichtbarkeit ein, sondern auch auf Ihr SEO-Ranking. Die Anforderungen der KI und der Suchmaschinen liegen gar nicht so weit auseinander.

Redaktionen im Wandel: Neue Rollen, neue Produkte

KI verändert nicht nur Technik und Sichtbarkeit, sondern auch die redaktionelle Arbeit. Viele Medienhäuser haben längst neue Rollen geschaffen. Da gibt es heute KI-Redakteur:innen, Prompt-Spezialist:innen und Datenkuratierende. Immerhin setzen heutzutage laut Reuters Institute schon über die Hälfte der Medien weltweit KI in der Produktion ein, mit steigender Tendenz.

Gleichzeitig entstehen neue Formate: automatisierte Newsletter, personalisierte Newsfeeds, Chatbots zur Community-Moderation. Klingt futuristisch, ist aber oft schon Realität.

Transparenz spielt dabei eine große Rolle. Viele Verlage kennzeichnen klar, wenn ein Beitrag mit KI-Unterstützung entstanden ist. Das schafft Vertrauen und stärkt die Glaubwürdigkeit.

Fazit: Sichtbarkeit ist machbar

KI ist also nicht als Feind zu sehen, sondern als neue Realität, bei der Verlage viele Gestaltungsmöglichkeiten haben. Und Sichtbarkeit entsteht mittlerweile nicht mehr allein durch Inhalte oder SEO. Sondern durch Technik, Struktur und faire Regeln im Umgang mit Maschinen.

Was Sie jetzt konkret tun können:

Inhalte so strukturieren, dass sie maschinenlesbar sind
Eigene Lizenzmodelle prüfen oder mitentwickeln
Die Rolle als kuratierende Stimme stärken
KI aktiv nutzen statt passiv beobachten

Klingt nach Arbeit? Ist es vielleicht auch. Aber es ist eine Investition in langfristige Sichtbarkeit. Wer die Regeln des neuen Spiels kennt, hält sich auch im KI-Zeitalter gut über Wasser.

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E-Rechnungspflicht für Verlage ab 2025

Juli 11, 2025

E-Rechnungspflicht für Verlage ab 2025

Was jetzt zu tun ist!

Ab dem Jahr 2025 gibt es eine Neuigkeit im B2B-Bereich: Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht. Auch Verlage müssen dann umstellen. Das klingt erst mal nach zusätzlicher Arbeit, oder? Doch wer sich rechtzeitig vorbereitet, wird schnell merken: Die Umstellung bringt nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch spürbar effizientere Prozesse und deutlich weniger Papierkram. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau auf Sie zukommt, wie Sie die Umstellung erfolgreich meistern und welche Vorteile eine digitale Buchhaltung speziell für Verlage bietet.

Was schreiben die neuen Regelungen vor?

Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das gilt selbstverständlich auch für Verlage. Ob es um Anzeigenbuchungen, Abonnements oder Honorare für Autorinnen und Autoren geht: Die klassische PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Was künftig zählt, ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie zum Beispiel die sogenannte XRechnung oder das ZUGFeRD-Format:

Die XRechnung funktioniert wie ein digitaler Werkzeugkasten für Buchhaltungssoftware. Sie enthält alle Informationen in einem standardisierten XML-Format, sodass Rechnungen automatisch von Programmen und Finanzbehörden verarbeitet werden können. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote.
Das Format ZUGFeRD (kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) geht sogar noch einen Schritt weiter: Es kombiniert strukturierte Rechnungsdaten mit einer visuell lesbaren PDF-Datei. So kann die Rechnung sowohl von Maschinen verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden. Man kann sich das Ganze ein bisschen wie einen Dolmetscher vorstellen, der beide Sprachen gleichzeitig spricht.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist gesetzlich klar geregelt. Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Dort steht, dass Rechnungen im B2B-Bereich künftig in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden müssen. Eine einfache PDF-Datei reicht also nicht mehr aus. Die technischen Details und Übergangsfristen hingegen sind im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Oktober 2023 festgelegt.

Wichtig ist außerdem: Eine E-Rechnung gilt nur dann als gesetzeskonform, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm sorgt dafür, dass Rechnungen europaweit einheitlich strukturiert und maschinenlesbar sind. Genau darauf bauen auch die beiden gebräuchlichsten Formate auf – die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.

Und wie sieht der Zeitplan für die Umstellung aus?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Ab Anfang 2027 dürfen Papierrechnungen oder einfache PDFs nur noch dann verschickt werden, wenn der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ab diesem Zeitpunkt müssen außerdem große Unternehmen – also auch größere Verlage mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro – elektronische Rechnungen versenden.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle Unternehmen, ganz unabhängig von Größe oder Umsatz.

Auch auf europäischer Ebene geht die Entwicklung weiter. Die EU plant, elektronische Rechnungen ab dem Jahr 2030 im grenzüberschreitenden B2B-Verkehr verbindlich einzuführen.

Mehr Tempo, weniger Zettel – Wie digitale Rechnungen richtig entlasten

Digitale Rechnungen sind mehr als nur ein technisches Extra. Vielmehr bergen sie das Potenzial, den Verlagsalltag spürbar zu entlasten. Schluss mit dem Abtippen, Sortieren und Ablegen von Papierstapeln. Stattdessen können Rechnungen schnell und sicher automatisch verarbeitet werden. Das spart Nerven und senkt die Kosten pro Rechnung immerhin um bis zu 11 Euro. Druck, Porto und Archivierung fallen weg.

Ein weiterer Vorteil ist, dass digitale Rechnungen Zahlungseingänge beschleunigen. Kürzere Bearbeitungszeiten bedeuten schnellere Liquidität. Das bietet einen klaren Vorteil, gerade in margenschwachen Medienbranchen.

Auch die Datensicherheit steigt. Verschlüsselte Übertragungswege schützen sensible Informationen wirksam. Und für das Image ist ein digitaler Auftritt ebenfalls ein Pluspunkt: Ein moderner Verlag überzeugt schließlich auch durch moderne Prozesse.

Herausforderungen? Ja. Aber machbar mit Planung

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist bestimmt kein Selbstläufer, aber mit der richtigen Vorbereitung auch kein Hexenwerk. Achten Sie bereits im Vorfeld auf folgendes:

Ein PDF-Dokument gilt nicht als E-Rechnung. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind anerkannt.
Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen. Sie muss also vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein.
Ihre Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.
Schulungen helfen Ihrem Team, die neuen Prozesse zu verstehen und anzuwenden.
Starten Sie mit kleinen Pilotprojekten, zum Beispiel bei Anzeigen- oder Lizenzabrechnungen. So lassen sich mögliche Fehlerquellen frühzeitig erkennen.

Der Praxis-Check für Verlage

So stellen Sie Ihren Verlag Schritt für Schritt auf E-Rechnungen um:

Analyse: Welche Rechnungen sind betroffen? Anzeigen, Abonnements, Honorare?
Softwarecheck: Unterstützt Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1?
Sichere Übertragung: Nutzen Sie Protokolle wie TLS oder das PEPPOL-Netzwerk.
Archivierung: Tools wie DocuWare, ELO oder d.velop ermöglichen eine revisionssichere Ablage.
Schulungen: Frühzeitig eingesetzte Weiterbildungen schaffen Sicherheit und Akzeptanz.
Zeitplan: Empfangspflicht ab 2025, Versandpflicht ab 2027 oder 2028 – je nach Unternehmensgröße.
Softwarewahl: Cloud-Lösungen wie Lexware oder Sevdesk sind besonders für kleinere Verlage geeignet.

DSGVO bleibt Pflichtprogramm beim Umgang mit digitalen Rechnungen

Verlage verarbeiten oft personenbezogene Daten, zum Beispiel in Aborechnungen oder Honoraren. Deshalb gilt:

Rechnungsdaten müssen verschlüsselt übertragen werden.
Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff erhalten.
Die digitale Archivierung muss GoBD- und DSGVO-konform sein.

Zudem schreibt Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, Protokollierung und Verschlüsselung.

Bei der Aufbewahrungspflicht ist außerdem sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es steuerrechtlich notwendig ist. Danach sind sie datenschutzkonform zu löschen. Für Dienstleister wie Cloud-Archivierungsanbieter ist zudem zwingend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen, um die Verantwortlichkeiten klar zu regeln.

Geld vom Staat – So hilft der Fördertopf bei der Digitalisierung

Die gute Nachricht: Sie müssen die Umstellung nicht alleine stemmen. Es gibt Förderprogramme, die speziell kleine und mittlere Verlage bei der Digitalisierung unterstützen:

Das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bietet Zuschüsse bis zu 80 Prozent der Beratungskosten.
Die KfW fördert Digitalisierungsprojekte mit günstigen Krediten.

In vielen Bundesländern gibt es zusätzlich eigene Programme, wie zum Beispiel in Rheinland-Pfalz mit „BITT-Technologieberatung“ oder „DIGIBOOST“. Fragen Sie am besten bei Ihrer regionalen Wirtschaftsförderung oder Ihrem Steuerberater nach.

Warum die E-Rechnung mehr bringt als nur Bürokratie

Laut dem Bundesfinanzministerium kann die Einführung der E-Rechnung die Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung erheblich senken und gleichzeitig Steuerbetrug erschweren. Zudem ist die Umstellung ein zentraler Baustein im europäischen Projekt „VAT in the Digital Age (ViDA)“, das eine modernere, effizientere und betrugssichere Mehrwertsteuererhebung in der EU schaffen soll.

Ein digitaler Rechnungsprozess stärkt außerde die Nachhaltigkeit, da Papierverbrauch und Versandlogistik reduziert werden – ein Aspekt, der im ESG-Kontext (Environmental, Social, Governance) zunehmend an Bedeutung gewinnt.