Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Das kennen Sie auch aus Ihrem Arbeitsalltag: Wieder mal haben Sie Stunden mit internen Absprachen, Meetings, Planung, Organisation und umständlicher Kommunikation verbracht aber die eigentliche Arbeit blieb mal wieder auf der Strecke. Schnell stellt man sich die Frage: Wie kann ich effektiver Arbeiten?

Im digitalen Zeitalter gibt es zum Glück hilfreiche Software-Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag vereinfachen können, so dass Sie mehr Zeit und Energie für andere Tätigkeiten haben und so wichtige Arbeiten mit mehr Ruhe selbst erledigen können. Hier stellen wir Ihnen unsere Auswahl von Tools vor, die wir entweder selbst nutzen oder Ihnen gerne empfehlen wollen.

Effektiver Arbeiten in der Kommunikation

Chat-Messenger sind hervorragend, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Vor allem kleinere Anliegen können so schnell geklärt werden, ohne durch die Abteilungen zu laufen, durch Telefonanrufe andere Kollegen zu stören oder weitere Meetings einberufen zu müssen. Wenn es darum geht Dateien oder Links zu teilen und gemeinsam darüber zu diskutieren sind digitale Messenger das perfekte Werkzeug.
Besonders in Teams mit mehreren Personen über mehrere Abteilungen hinweg oder bei sonstiger räumlicher Trennung gestaltet sich die Kommunikation im Team über Messenger besonders effektiv. Zu einzelnen Projekten und Themen lassen sich Kanäle einrichten, in denen die Projekt- und Teammitglieder gemeinsam themenbezogen kommunizieren können. So werden Sie nicht mehr durch lästige Mails in CC gestört, sondern erhalten nur die Nachrichten, die für Sie auch tatsächlich relevant sind. Moderne Messenger für den professionellen Bereich gehen aber weit über gute Chatfunktionen hinaus. Das Teilen von Dokumenten und die Hilfestellung für Kollegen sind im Arbeitsalltag genauso wichtig geworden.

Wir bei juni.com setzen dafür den Messenger Slack ein. Slack hat sich vor allem auf die Kommunikation im Team spezialisiert und ist deshalb für uns das perfekte Tool, um abteilungsübergreifend über gemeinsame Projekte zu kommunizieren. Auch auf Geschäftsreisen und für das Homeoffice hat sich Slack bei uns bewährt. Der Kommunikationsdienst bietet vielfältige Möglichkeiten, wie die Integration von zusätzlichen Apps, RSS-Feeds, einer Erinnerungsfunktion oder einem digitalen Butler, dem Slackbot. Dieser ist programmierbar und kann, ähnlich wie Apples Siri, hinterlegte Informationen als Antwort auf eine Frage (“Wie ist unser Wlan-Passwort”) ausgeben.

Ein weiterer Messenger-Anbieter für das professionelle Umfeld ist HipChat. Aber auch Skype wird in den nächsten Monaten ein spezielles Modul für die professionelle Arbeitswelt herausbringen. Dieses Modul wird sicher auch mal einen Blick wert sein. Skype wird heute in seiner Endkunden-Variante auch schon oft im beruflichen Umfeld eingesetzt, obwohl ein professioneller Messenger deutlich mehr Funktionen bietet. Ganz neu am Markt ist unter dem Namen Facebook Workplace eine von Facebook erstellte Anwendung für die Geschäftswelt, die vor allem Konkurrenz zu Slack aufbaut. Daten und Benutzerkonten sind jedoch von Facebook losgelöst, Probleme mit Datensicherheit sollten also nicht bestehen. Ein weiterer Anbieter für Unternehmenskommunikation ist Yammer, der sich bis jetzt am deutschen Markt noch nicht weitreichend etabliert hat.

Effektiver Arbeiten bei der Urlaubsplanung

Auch die Planung von Abwesenheiten in ihrem Unternehmen lässt sich mit digitalen Services deutlich leichter und übersichtlicher gestalten. Wir bei juni.com nutzen dafür Timebutler. Dies ist, ähnlich wie der Dienst absence.io, ein browserbasiertes Tool zur Organisation von Abwesenheiten jeder Art im beruflichen Umfeld. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und kann seinen Urlaubsantrag direkt in eine Kalenderansicht eintragen. Der oder die Vorgesetzte erhält dann eine Komplettübersicht der Abwesenheiten seiner/ihrer Mitarbeiter oder des gesamten Teams. So können nicht nur Urlaubsanträge verwaltet und visuell dargestellt werden, sondern auch Abwesenheiten wie Krankheit, Weiterbildungen oder Sonderurlaube. Damit entfallen lästige Urlaubsanträge in Papierform und es vereinfacht die Koordination von Abwesenheiten, wodurch Sie enorm viel Zeit sparen.

Effektiver Arbeiten bei der Projektplanung

Jeder der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat kennt diese Probleme: Deadlines sind nicht im Team kommuniziert, der Fortschritt einzelner Teilprojekte ist nicht auf einen Blick ersichtlich und die Dokumentation ist irgendwo zwischendrin aus dem Fokus verschwunden. Nachdem das Projekt dann doch abgeschlossen wurde, ist kein umfangreiches Reporting möglich, aus welchem ersichtlich ist, wie viele Stunden tatsächlich für einen Arbeitsschritt aufgewendet wurden. Für eine komplexe Projektplanung gibt es eine Reihe umfangreicher Planungssoftware, welche die Lösung für moderne Aufgabenverwaltung und die Planung und Durchführung von Projekten versprechen.

Ticket-Systeme, oder auch „Issue-Tracking-Systeme“, wurden bis jetzt vor allem im IT- und Supportbereich zur Bearbeitung von Kundenanfragen genutzt, aber auch, um die Aufgaben der IT-Projekte unter Entwicklern zu verteilen und die Fortschritte zu erfassen. Wir bei juni.com nutzen diese Ticket-Funktionen aber nicht nur für unsere IT-Projekte, sondern auch in allen anderen Geschäftsbereichen und Abteilungen. Auch bei internen Projekten nutzen wir Tickets um einen Überblick über die aufgewendeten Arbeitsstunden zu erhalten und so ein effektives Controlling zu gewährleisten.

Umfangreiche Filter- und Exportmöglichkeiten bieten starke Reportings, welche einen umfassenden Überblick über aktuelle Projektstände, intern aufgewendete und gebuchte Zeiten oder über die Arbeitszeit der Mitarbeiter liefern.

Aus diesen Daten lassen sich wichtige Schlüsse, beispielsweise über den geplanten Arbeitsaufwand anhand der Daten ähnlicher Aufgaben schließen. Auch dienen die Tickets so als Zeiterfassungssystem für alle Mitarbeiter.

Das System unserer Wahl ist EasyRedmine. Die Software hat uns vor allem aufgrund der vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten überzeugt. Zum Beispiel nutzen wir die CRM Erweiterung, um einzelne Tickets im Vertrieb mit unseren Leads zu verknüpfen. Ebenfalls bietet die Software ideale Voraussetzungen für agiles Projektmanagement, z.B. mit der Einbindung eines Kanban-Boards. So werden Aufgaben visualisiert und Projektstände können noch schneller erfasst werden.

Effektiver Arbeiten bei der persönlichen Aufgabenplanung

So praktisch große Projektmanagement-Tools für die Planung großer Projekte sind, so ineffizient sind sie im Tracking von kleineren Arbeitspaketen oder Einzelaufgaben. Schnell verliert man dann den Überblick, vergisst den Kunden zu informieren oder diese eine wichtige Mail zu schreiben. Während man einzelne Meilensteine im Projekt sehr gut in der Projektmanagement Software herauslesen kann, eigenen sich To-Do-Listen besser für die persönliche Aufgabenplanung.

Wer sich hier nicht auf sein Notizbuch verlassen möchte und seine Notizen lieber digital sichert, findet eine große Auswahl an (auch kostenfreien) Tools. Platzhirsch für Windows und Mac ist hier sicherlich noch Wunderlist, welche auch im Browser funktioniert. Schon in der Free-Version sind alle nötigen Funktionen vorhanden und auch die Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen ist aktiviert. So lassen sich leicht Listen zu einem Projekt zusammenfassen und die Aufgaben nach Projektschritt sortieren. Bei juni.com nutzen wir Wunderlist in den einzelnen Teams als Ergänzung zu EasyRedmine. So z.B. um den Überblick aller Marketingaufgaben zu behalten, diese Kollegen zuzuweisen oder eine Aufgabe per Kommentarfunktion mit hilfreichem Input zu versehen. Ebenfalls lassen sich Dokumente oder Verlinkungen zu einer Aufgabe hinzufügen, so entfällt die zeitraubende Suche nach dem „PDF von letzter Woche“.

Für eher visuell orientierte Menschen und/oder agil arbeitende Teams, gibt es in der Aufgabenplanung das Tool Trello. Hier werden Projektlisten in Form von sogenannten „Boards“ und Aufgaben als „Karten“ angelegt. Diese kann man dann, je nach Fortschritt, von einem Board zum nächsten schieben, bis sie erledigt sind.

Contentverwaltung/Dokumentenmanagement & Cloud Speicher

Üblicherweise sind gemeinsam genutzte Dateien auf hauseigenen Servern abgelegt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle Mitarbeiter ihre Dateien auch tatsächlich dort speichern und nicht lokal auf ihrem PC oder Mac. Gerade bei unterschiedlicher Versionierung der Dokumente und verschiedenen Dateiformaten kann dies schnell unübersichtlich werden. Auch das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument erweist sich als kompliziert, weil nicht alle Änderungen in Echtzeit gespeichert werden und für alle Mitarbeiter einsehbar sind.

Moderne Cloud-Systeme helfen hier Ordnung ins Datenchaos zu bringen und machen kollaboratives Arbeiten im Team möglich. Größter Vorteil hierbei: man kann von überall auf seine Dokumente zugreifen und ist nicht auf eine VPN-Verbindung zum Server angewiesen. Ebenfalls lassen sich verschiedene Dateiversionen besser voneinander unterscheiden und mit der Nutzung der Funktion „Versionen verwalten“ auch komplett vermeiden. So ist nämlich automatisch immer die aktuellste Version verfügbar.

Aus diesen Gründen setzen wir bei juni.com auch fast ausschließlich auf GoogleDrive als Ort für die zentrale Dateiablage. Vor allem die umfangreiche und schnelle Suchfunktion inkl. praktischen Suchparametern erleichtern die tägliche Arbeit enorm und sparen Zeit. Ebenfalls sind wir angetan von der automatischen Speicherung der Daten und der Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Word „unerwartet beendet“ hat und das fast fertig ausgearbeitete Konzept verloren war, da man in der letzten Stunde vergessen hatte zwischenzuspeichern.

Besonders die in Google Drive integrierte Text-, Tabellen- und Präsentations-Software macht Word, Excel und Powerpoint tatsächlich große Konkurrenz. Auch wenn letztgenannte heutzutage ebenfalls ein Cloudsystem enthalten, ist Google Drive für unsere Zwecke nach wie vor praktischer und benutzerfreundlicher.

Gerade zum gemeinsamen Erstellen von reinem Content sind Online-Dienste sehr gut geeignet. Natürlich mangelt es den Google-Pendants zu Word, Excel, PowerPoint und Co. an einigen wichtigen Funktionen der Windows-Vorbilder, jedoch sind sie im Zeitalter des digitalen Contents mit allen notwendigen Features ausgestattet. Weitere Cloud Systeme fürs Dokumenten Management sind box, Dropbox und owncloud.

Fazit

Digitale Tools und Online-Dienste können den modernen Büroalltag deutlich erleichtern. Sie können effektiver arbeiten! Um das Potenzial voll auszuschöpfen, kommt es hier auf die passende Auswahl der Tools und deren sinnvolle Kombination an. Programme sind immer nur so gut oder schlecht wie der User, der diese bedient. Daher muss jeder für sich einen eigenen Arbeitsmodus finden und digitale Helfer daran anpassen und sie in den Workflow integrieren. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit der Auswahl an Tools und Diensten einen groben Überblick über die Fülle des aktuellen Angebots auf dem Markt geben und Sie dazu inspirieren, Ihren Arbeitsrhythmus aus einer neuen Perspektive zu sehen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und auf weitere Fragen zur digitalen Arbeitsweise, gerne in Form von Kommentaren zu diesem Beitrag oder in Form einer schnellen E-Mail an info@juni.com.