Change Management

Change Management

So gestalten Sie den digitalen Wandel in Ihrem Verlag oder Medien-Unternehmen

Change Management

So wie sich die Technik und die Gesellschaft verändern, müssen sich auch Unternehmen ändern, sich anpassen und im Idealfall sogar dem Rest der Welt ein Stück voraus sein. Wie Sie diesen Wandel in Ihrem Unternehmen gestalten und fördern, erfahren Sie hier.

 

Unter Change Management (Veränderungsmanagement) versteht man alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen in einer Organisation bewirken sollen.

 

Innovationen und gesellschaftlicher Wandel

Gesellschaftlicher und technischer Wandel haben die Wirtschaftswelt schon seit jeher beeinflusst. Die Geschwindigkeit bei technischen Innovationen ist in den letzten Jahren exponentiell angestiegen. Die Digitalisierung der Gesellschaft schreitet unablässig voran. Trotz all dieser großen Veränderungen schwächelt aber gerade der deutsche Mittelstand in Sachen Innovationskraft. Zwar gilt Deutschland als ein geeigneter Standort für Innovationen, doch nimmt die Anzahl der innovativen Unternehmen ab. Vielleicht können deutsche Unternehmen bei den immer schneller eintretenden Veränderungen in Gesellschaft und Technik nicht mehr mithalten?

Ein Blick in die meist mittelständische Verlagsbranche bestätigt dieses Bild. Das Thema “digitale Innovation” beherrscht schon seit Jahren die Branchen-Medien und Veranstaltungen, doch ist die praktische Umsetzung noch lange nicht in allen Verlagshäusern und bei allen Dienstleistern angekommen. Allzu oft wird am altbewährten Geschäftsmodell “Buch auf Papier” festgehalten. Dieses Geschäftsmodell bröckelt aber mehr und mehr. Hinzu kommt, dass die sich verändernden rechtlichen Rahmenbedingung rund um das Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz und die Rückforderungen der VG-Wort die Erlöse für die etablierten Geschäftsmodelle von Verlagen sinken lassen.

Organisation und Abläufe haben sich seit der Einführung von E-Mail, Word und Excel in den meisten Verlagen nicht mehr grundlegend verändert. Natürlich nutzt man auch Facebook, Twitter, Homepages und Webshops, doch diese Tools sind bereits seit einem guten Jahrzehnt nicht mehr als Innovationen einzustufen. Innovative Geschäftsmodelle, revolutionäre Technologien und neuartige Prozesse in der Unternehmensführung sind rar gesät in der Verlagsbranche.

Es wird Zeit, den digitalen Wandel wirklich anzunehmen, umzusetzen und damit Zukunftssicherheit für Ihr Unternehmen zu schaffen. Das Streben nach Veränderungen ist ein erheblicher Erfolgsfaktor in der gegenwärtigen, digitalen Wissensgesellschaft.

 

Veränderung: Wann und Wo?

Change Management ist vor allem sinnvoll bei großen Paradigmenwechseln – wie zur Zeit der gesamtgesellschaftliche Übergang in eine digitale Wissensgesellschaft.

Die hier dargestellten Grundlagen des Veränderungsmanagement sind auf alle Veränderungen innerhalb einer Organisation anwendbar. Es müssen nicht immer die großen Umbrüche sein. Selbst kleine Veränderungen profitieren davon, bewusst gesteuert zu werden.

Mögliche Szenarien für den Einsatz von Change Management können sein:

• eine Neu-Strukturierung Ihres Unternehmen
• Entwicklung neuer strategischer Geschäftsfelder
• Veränderung der Geschäftsprozesse
• Zusammenlegen von Abteilungen
• Fusion von Unternehmen (Mergers & Acquisitions)
• Führungskräfte coachen
• Teamentwicklung betreiben
• Integration neuer Kollegen in das Unternehmen
• u.v.m.

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Die Herausforderungen bei Veränderungen in Unternehmen

Die größte Herausforderung im Change Management ist die Änderung in den Köpfen. Diese muss in allen Berichtsebenen stattfinden – vom Geschäftsführer bis zum Praktikanten. Gerade im Bereich der Digitalisierung handeln Unternehmen gerne doppelmoralisch. Schnell wird erklärt, dass ein Unternehmen ab jetzt voll auf digitale Produkte setzt oder sich komplett digital aufstellen wolle. Im Unternehmen selbst wird aber weiter mit unhandlichen E-Mails kommuniziert, Daten werden mit Excel verwaltet oder Bücher weiterhin auf Papier gelesen. Dieses Verhalten ist den eigenen Ansprüchen gegenüber nicht authentisch. Zudem entwickeln sich ohne die praktische Erfahrung mit digitalen Medien und Softwarelösungen bei den Mitarbeitern weder ein Problembewusstsein noch eine Inspirationsgrundlage für die Lösung von Problemen.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Skepsis gegenüber Änderungen ist natürlich. Unsicherheiten, Gefahren, Ängste und Risiken sind menschliche Verhaltensmuster. Diese Neophobie ist bei jedem Menschen unterschiedlich stark ausgeprägt und löst unterschiedliche Widerstände aus. Hilfreich ist eine Unternehmenskultur, die nach dem Motto “Wir wollen uns stetig verbessern und sind bereit für Veränderungen” gelebt wird.

Personen, die von digitalen Veränderungen betroffen sein werden, sollten bereits früh in den Prozess der Änderungen einbezogen werden. So können Widerstände schneller überwunden werden. Dazu gehört vor allem die Kommunikation von langfristigen Strategien und frühestmögliche Information über kommende Projekte. Der Kommunikationswissenschaftler Watzlawick sagte zwar einmal “man kann nicht nicht kommunizieren” –  aber zu wenig kann man dies durchaus.

Vor allem Kritiker gilt es bei Veränderungen mit einzubeziehen. Einwände und Kritiken bringen oft wichtige Details, die bislang übersehen wurden, für die weitere Umsetzung ans Licht.

Bei Veränderungsprozessen nimmt vor allem das Mittelmanagement eine Schlüsselposition ein. Führungskräfte dort haben am meisten Mitarbeiterkontakt. Die Führungskräfte auf dieser Ebene sind die Meinungsführer eines Unternehmens. Alle Änderungen müssen über die Schwelle des Mittelmanagements gehen können, um im gesamten Unternehmen implementiert zu werden. In der Praxis formiert sich jedoch genau dort oft der größte Widerstand gegen Veränderungen. Erfolgreiche Change-Management-Strategien legen auf Mitarbeiter in dieser Ebene einen besonderen Fokus.

Ein weiterer Lösungsansatz ist die sogenannte transformationale Führung. Dieser Führungs-Stil will vor allem intrinsisch motivieren. Es geht um die Vermittlung attraktiver Visionen und die Kommunikation des gemeinsamen Weges zur Zielerreichung. Die Führungskräfte müssen als Vorbild auftreten und die individuelle Entwicklung der Mitarbeiter unterstützen. Mehr Informationen zum Thema finden Sie hier.

 

Konflikt zwischen Projekt- und Tagesgeschäft

Eine weitere Herausforderung für Veränderungen ist der unvermeidbare Konflikt zwischen Projekt- und Tagesgeschäft. Wenn Ihr Personal neben den üblichen Aufgaben zusätzlich in Projekten für den Prozess des Change Managements arbeitet, werden sonstige Aufgaben zurücktreten müssen. Um diesen Konflikt zu lösen, gibt es verschiedene Ansätze. Zum einen könnte zeitweise neues Personal eingestellt werden, das sich um das etablierte Tagesgeschäft kümmert, damit die feste Belegschaft die neuen Projekte umsetzen kann. Dagegen sprechen die zusätzlichen Kosten und das negative Image von befristeten Anstellungen. Besser erscheint eine Lösung, in der erfolgsrelevante Mitarbeiter, die direkt Umsätze generieren, ihre Aufgaben weiter wahrnehmen. Hierzu gehören beispielsweise Vertriebsmitarbeiter und Verkäufer. Mitarbeiter, die hingegen unterstützend tätig sind wie Führungspersonal, Lektoren und Marketer können ohne, dass dies direkt Umsatzeinbußen mit sich bringt, zeitweise ihre Hauptaufgabe verlassen. Die Idealsituation wäre natürlich eine Abteilung, die sich ausschließlich mit Innovationen und Change Management beschäftigt. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens wäre mit einem solchen Team garantiert. Jedoch werden vor allem mittelständische Unternehmen für eine solche Abteilung nicht immer die erforderlichen Mittel aufwenden können.

Eine Kompromisslösung ist es, bei jedem Mitarbeiter Ressourcen für Innovationen und Veränderungen einzuplanen. Jeder Mitarbeiter wird zum ständigen Wandel geschult und motiviert. Dies beeinflusst nicht nur die Unternehmenskultur zum regelmäßigen Wandel, sondern schafft auch eine kontinuierliche Weiterentwicklung.

 

Am Ball bleiben

Eine weitere Herausforderung für Wechselprozesse ist das Durchhaltevermögen. Schnell verlaufen einmal angestoßene Projekte und Prozesse wieder im Sand. Andere Projekte werden plötzlich wichtiger oder das Tagesgeschäft holt Ihre Mitarbeiter trotz der eben erwähnten Maßnahmen wieder ein. Veränderungsprozesse werden oft als weniger wichtig eingestuft und verschwinden aus den To-Do-Listen. Um am Ball zu bleiben und die Motivation zu halten, sind kurzfristige Ziele gefragt. Diese können schnell und mit Nachdruck umgesetzt werden.

 

Die Infrastruktur für Veränderungen

Letztendlich muss eine Infrastruktur im Unternehmen vorhanden sein, die Veränderungen positiv unterstützt. Investitionen in diese Infrastruktur sind Investitionen in die Zukunft eines Unternehmens.

Um im digitalen Wandel mitzuhalten, muss immer auf Endgeräte auf dem neuesten Stand der Technik als Testgeräte zurückgegriffen werden können. Zur Projektorganisation und Kommunikation muss leistungsfähige Software vorhanden sein. Mit E-Mails und Excel werden Ihre Mitarbeiter hier schnell an Ihre Grenzen stoßen. Räumlichkeiten, Testumgebungen und ausreichende Budgets sollten vorhanden sein. Personell muss Ihr Unternehmen (neben der oben erwähnten Problematik um das Tagesgeschäft) in den Kategorien Quantität und Qualität auch bereit sein für den digitalen Wandel. Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen im IT-Bereich sind unerlässlich. Bei den Verantwortlichen sind vor allem Kompetenzen wie Konfliktmanagement, Projektmanagement, Coaching oder Kommunikationstechniken gefragt. Die Teams, die einzelne Projekte voranbringen sollen, bestehen im Idealfall aus einem Querschnitt aller zukünftigen Stakeholder.

 

Die Phasen der Veränderung

 

 

Die drei im Folgenden beschriebenen Phasen stellen den üblichen Ablauf von Veränderungen in Organisationen dar. Klare Zeiträume für die einzelnen Phasen sind schwer im Voraus zu bestimmen, da Change Management gerade von seiner Flexibilität lebt. Es ist agil und anpassbar, sodass starre Konzepte den Veränderungsprozess nicht hindern.

1) Auftauphase

Alles beginnt mit der Einsicht, dass die aktuellen Erwartungen nicht mehr der Realität entsprechen. Das können einbrechende Umsätze im eigenen Unternehmen oder der Branche sein.

Auch ein Blick in andere Branchen kann diese Einsicht schaffen. Die Musikbranche zum Beispiel hat sich nach einer kräftigen Berg und Talfahrt schon lange vor der Verlagsbranche mit dem digitalen Wandel arrangiert. Nachdem um die Jahrtausendwende die Umsätze von Tonträgern zusammengebrochen sind, hat die Musikindustrie, nach unzähligen Versuchen neue Geschäftsmodelle an den Markt zu bringen und veraltete Geschäftsmodelle (CD´s) um Teufel komm raus zu verteidigen, mit dem Streaming einen neuen erfolgreichen Wachstumsmarkt geschaffen.

Die Games-Industrie hat den Sprung ins Digitale schon in der DNA gehabt und war immer offen für neue digitale Geschäftsmodelle – von Freeware über digitale Vertriebsplattformen bis hin zu In-Game-Verkäufen. Welche dieser Entwicklungen stehen der Verlagsbranche erst noch bevor?

Mit der Einsicht wird in dieser Phase bestenfalls altes Verhalten in Frage gestellt. So kann die Bereitschaft für Veränderungen entstehen. Es geht darum, Probleme zu erkennen und zu analysieren. Das Ziel dieser Phase besteht darin, die nach Veränderung strebenden Kräfte zu stärken und zu unterstützen und so ein Veränderungsbewusstsein zu schaffen.

Mitarbeiter, die selbstständig Änderungen fordern, sind in dieser Phase gefragt. Jene Mitarbeiter erkennen Sie daran, dass diese laufend neue Ideen haben und sich oft über den Status Quo beschweren. Genau diese Mitarbeiter bekommen die Verantwortung für die Recherche und Entwicklung erster Ideen übertragen. Sie werden Ihre Pioniere und Motivatoren sein. Ziel dieser Phase ist es, eine Vision und Strategie zu entwickeln.

Allen Mitarbeitern muss das Gefühl von Dringlichkeit vermittelt und die Vision muss kommuniziert werden. Das sind die ersten Schritte zur Motivation und zur Veränderung in den Köpfen.

 

 

2) Bewegungsphase

In dieser Phase wird der Status quo verlassen und konkrete Veränderungen werden angestoßen. Es wird ausprobiert, getestet und geforscht. Hier werden die in der Auftauphase ermittelten Visionen in Projekte aufgeschlüsselt. In ersten Projekten werden Lösungen gesucht. Diese müssen in den folgenden Projekten in die Tat umgesetzt werden. So kann getestet werden, ob sich die Lösungen in der Praxis behaupten. In dieser Phase ist es wichtig, flexibel zu bleiben und Projekte immer wieder anzupassen. Nach den ersten umgesetzten Maßnahmen müssen die Erfolge gemessen und bewertet werden. Sollte nicht der gewünschte Erfolg eintreten, muss nachgebessert werden mit neuen Projekten. Es wird nach dem Prinzip Try & Error verfahren.

Bevor es an die Umsetzung der einzelnen Projekte geht, gilt es nun, das gesamte Team zu motivieren und alle bestehenden Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Das Problembewusstsein wird geschärft, die Vorteile einer erfolgreichen Umsetzung werden dargestellt. Spätestens jetzt müssen alle Stakeholder eingebunden werden.

Während der Bearbeitung der Projekte müssen kurzfristige Erfolge für das gesamte Team sichtbar gemacht werden. Große Meilensteine sollten auch angemessen gefeiert werden.

Widerstände werden in dieser Phase durch Sicherheit im Prozess überwunden. Wenn die Mitarbeiter den roten Faden und eine konsequente Umsetzung der Projekte erkennen, sind sie motivierter und erleben rasch zusätzlich motivierende Erfolge.

3) Einfrierphase

Die abschließende Phase ist von der Implementierung der gefundenen Problemlösungen geprägt. In der Bewegungsphase wurde erforscht und ausprobiert, jetzt müssen die Lösungen konsequent umgesetzt werden. Stabilität soll hergestellt werden und Maßnahmen sollen nachhaltig implementiert werden. Es kommt zu einem vorläufigen Abschluss des Veränderungsprozesses. Nun sind Mitarbeiter gefragt, die geradlinig und bodenständig arbeiten, sodass die Neuerungen systematisch im Unternehmen verankert werden. Doch auch die Einfrierphase ist nicht von Dauer. Aus dieser Phase muss schnell wieder in eine Auftauphase übergegangen werden können. Veränderungen sollten dauerhaft angetrieben werden. Der Mut zu Veränderungen kann so in der Unternehmenskultur verankert werden. Der Prozess der Veränderung wird so selbst zum Gegenstand der Veränderung.

Dauerhafte Veränderung

Gerade in der digitalen Wissenschaftsgesellschaft werden die Pausen zwischen Veränderungsprozessen immer kürzer.  Unternehmen müssen am Ball bleiben, um nicht von der Konkurrenz oder von Substitutprodukten abgehängt zu werden. Gerade Letzteres ist in der Medienbranche die große Herausforderung. Im Ranking der Freizeitbeschäftigungen zählt das Lesen von Büchern zu den Verlierern. Internet, Computer und Musik haben dagegen deutlich zugelegt.

Unternehmen, die flexibel bleiben und immer bereit sind, sich zu verändern, sind von solchen Trends nicht negativ betroffen. Sie verfügen über Innovationskraft, können sich Medienformen anpassen und neue Geschäftsmodelle für ihre Inhalte finden. Auch die Effizienz und Rentabilität eines solchen Unternehmens steigt kontinuierlich, weil aktiv nach Verbesserungen in Punkto Workflows, Organisation usw. gesucht wird.

 

Weiterlesen:

Millennials – Die digitale Zielgruppe erobern – Welche Nutzergruppen sind die digitalen Konsumenten für Verlagsprodukte? Wie lassen sich diese erreichen und wie können passende Geschäftsmodelle entwickelt werden?

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools – Das kennen Sie auch aus Ihrem Arbeitsalltag: Wieder mal haben Sie Stunden mit internen Absprachen, Meetings, Planung, Organisation und umständlicher Kommunikation verbracht aber die eigentliche Arbeit blieb mal wieder auf der Strecke. Schnell stellt man sich die Frage: Wie kann ich effektiver Arbeiten?

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

 

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Das kennen Sie auch aus Ihrem Arbeitsalltag: Wieder mal haben Sie Stunden mit internen Absprachen, Meetings, Planung, Organisation und umständlicher Kommunikation verbracht aber die eigentliche Arbeit blieb mal wieder auf der Strecke. Schnell stellt man sich die Frage: Wie kann ich effektiver Arbeiten?

 

Im digitalen Zeitalter gibt es zum Glück hilfreiche Software-Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag vereinfachen können, so dass Sie mehr Zeit und Energie für andere Tätigkeiten haben und so wichtige Arbeiten mit mehr Ruhe selbst erledigen können. Hier stellen wir Ihnen unsere Auswahl von Tools vor, die wir entweder selbst nutzen oder Ihnen gerne empfehlen wollen.

 

Effektiver Arbeiten in der Kommunikation

Chat-Messenger sind hervorragend, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Vor allem kleinere Anliegen können so schnell geklärt werden, ohne durch die Abteilungen zu laufen, durch Telefonanrufe andere Kollegen zu stören oder weitere Meetings einberufen zu müssen. Wenn es darum geht Dateien oder Links zu teilen und gemeinsam darüber zu diskutieren sind digitale Messenger das perfekte Werkzeug.
Besonders in Teams mit mehreren Personen über mehrere Abteilungen hinweg oder bei sonstiger räumlicher Trennung gestaltet sich die Kommunikation im Team über Messenger besonders effektiv. Zu einzelnen Projekten und Themen lassen sich Kanäle einrichten, in denen die Projekt- und Teammitglieder gemeinsam themenbezogen kommunizieren können. So werden Sie nicht mehr durch lästige Mails in CC gestört, sondern erhalten nur die Nachrichten, die für Sie auch tatsächlich relevant sind. Moderne Messenger für den professionellen Bereich gehen aber weit über gute Chatfunktionen hinaus. Das Teilen von Dokumenten und die Hilfestellung für Kollegen sind im Arbeitsalltag genauso wichtig geworden.

Wir bei juni.com setzen dafür den Messenger Slack ein. Slack hat sich vor allem auf die Kommunikation im Team spezialisiert und ist deshalb für uns das perfekte Tool, um abteilungsübergreifend über gemeinsame Projekte zu kommunizieren. Auch auf Geschäftsreisen und für das Homeoffice hat sich Slack bei uns bewährt. Der Kommunikationsdienst bietet vielfältige Möglichkeiten, wie die Integration von zusätzlichen Apps, RSS-Feeds, einer Erinnerungsfunktion oder einem digitalen Butler, dem Slackbot. Dieser ist programmierbar und kann, ähnlich wie Apples Siri, hinterlegte Informationen als Antwort auf eine Frage (“Wie ist unser Wlan-Passwort”) ausgeben.

Ein weiterer Messenger-Anbieter für das professionelle Umfeld ist HipChat. Aber auch Skype wird in den nächsten Monaten ein spezielles Modul für die professionelle Arbeitswelt herausbringen. Dieses Modul wird sicher auch mal einen Blick wert sein. Skype wird heute in seiner Endkunden-Variante auch schon oft im beruflichen Umfeld eingesetzt, obwohl ein professioneller Messenger deutlich mehr Funktionen bietet. Ganz neu am Markt ist unter dem Namen Facebook Workplace eine von Facebook erstellte Anwendung für die Geschäftswelt, die vor allem Konkurrenz zu Slack aufbaut. Daten und Benutzerkonten sind jedoch von Facebook losgelöst, Probleme mit Datensicherheit sollten also nicht bestehen. Ein weiterer Anbieter für Unternehmenskommunikation ist Yammer, der sich bis jetzt am deutschen Markt noch nicht weitreichend etabliert hat.

 

Effektiver Arbeiten bei der Urlaubsplanung

Auch die Planung von Abwesenheiten in ihrem Unternehmen lässt sich mit digitalen Services deutlich leichter und übersichtlicher gestalten. Wir bei juni.com nutzen dafür Timebutler. Dies ist, ähnlich wie der Dienst absence.io, ein browserbasiertes Tool zur Organisation von Abwesenheiten jeder Art im beruflichen Umfeld. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und kann seinen Urlaubsantrag direkt in eine Kalenderansicht eintragen. Der oder die Vorgesetzte erhält dann eine Komplettübersicht der Abwesenheiten seiner/ihrer Mitarbeiter oder des gesamten Teams. So können nicht nur Urlaubsanträge verwaltet und visuell dargestellt werden, sondern auch Abwesenheiten wie Krankheit, Weiterbildungen oder Sonderurlaube. Damit entfallen lästige Urlaubsanträge in Papierform und es vereinfacht die Koordination von Abwesenheiten, wodurch Sie enorm viel Zeit sparen.

 

Effektiver Arbeiten bei der Projektplanung

Jeder der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat kennt diese Probleme: Deadlines sind nicht im Team kommuniziert, der Fortschritt einzelner Teilprojekte ist nicht auf einen Blick ersichtlich und die Dokumentation ist irgendwo zwischendrin aus dem Fokus verschwunden. Nachdem das Projekt dann doch abgeschlossen wurde, ist kein umfangreiches Reporting möglich, aus welchem ersichtlich ist, wie viele Stunden tatsächlich für einen Arbeitsschritt aufgewendet wurden. Für eine komplexe Projektplanung gibt es eine Reihe umfangreicher Planungssoftware, welche die Lösung für moderne Aufgabenverwaltung und die Planung und Durchführung von Projekten versprechen.

Ticket-Systeme, oder auch „Issue-Tracking-Systeme“, wurden bis jetzt vor allem im IT- und Supportbereich zur Bearbeitung von Kundenanfragen genutzt, aber auch, um die Aufgaben der IT-Projekte unter Entwicklern zu verteilen und die Fortschritte zu erfassen. Wir bei juni.com nutzen diese Ticket-Funktionen aber nicht nur für unsere IT-Projekte, sondern auch in allen anderen Geschäftsbereichen und Abteilungen. Auch bei internen Projekten nutzen wir Tickets um einen Überblick über die aufgewendeten Arbeitsstunden zu erhalten und so ein effektives Controlling zu gewährleisten.

Umfangreiche Filter- und Exportmöglichkeiten bieten starke Reportings, welche einen umfassenden Überblick über aktuelle Projektstände, intern aufgewendete und gebuchte Zeiten oder über die Arbeitszeit der Mitarbeiter liefern.

Aus diesen Daten lassen sich wichtige Schlüsse, beispielsweise über den geplanten Arbeitsaufwand anhand der Daten ähnlicher Aufgaben schließen. Auch dienen die Tickets so als Zeiterfassungssystem für alle Mitarbeiter.

Das System unserer Wahl ist EasyRedmine. Die Software hat uns vor allem aufgrund der vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten überzeugt. Zum Beispiel nutzen wir die CRM Erweiterung, um einzelne Tickets im Vertrieb mit unseren Leads zu verknüpfen. Ebenfalls bietet die Software ideale Voraussetzungen für agiles Projektmanagement, z.B. mit der Einbindung eines Kanban-Boards. So werden Aufgaben visualisiert und Projektstände können noch schneller erfasst werden.

Effektiver Arbeiten bei der persönlichen Aufgabenplanung

So praktisch große Projektmanagement-Tools für die Planung großer Projekte sind, so ineffizient sind sie im Tracking von kleineren Arbeitspaketen oder Einzelaufgaben. Schnell verliert man dann den Überblick, vergisst den Kunden zu informieren oder diese eine wichtige Mail zu schreiben. Während man einzelne Meilensteine im Projekt sehr gut in der Projektmanagement Software herauslesen kann, eigenen sich To-Do-Listen besser für die persönliche Aufgabenplanung.

Wer sich hier nicht auf sein Notizbuch verlassen möchte und seine Notizen lieber digital sichert, findet eine große Auswahl an (auch kostenfreien) Tools. Platzhirsch für Windows und Mac ist hier sicherlich noch Wunderlist, welche auch im Browser funktioniert. Schon in der Free-Version sind alle nötigen Funktionen vorhanden und auch die Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen ist aktiviert. So lassen sich leicht Listen zu einem Projekt zusammenfassen und die Aufgaben nach Projektschritt sortieren. Bei juni.com nutzen wir Wunderlist in den einzelnen Teams als Ergänzung zu EasyRedmine. So z.B. um den Überblick aller Marketingaufgaben zu behalten, diese Kollegen zuzuweisen oder eine Aufgabe per Kommentarfunktion mit hilfreichem Input zu versehen. Ebenfalls lassen sich Dokumente oder Verlinkungen zu einer Aufgabe hinzufügen, so entfällt die zeitraubende Suche nach dem „PDF von letzter Woche“.

Für eher visuell orientierte Menschen und/oder agil arbeitende Teams, gibt es in der Aufgabenplanung das Tool Trello. Hier werden Projektlisten in Form von sogenannten „Boards“ und Aufgaben als „Karten“ angelegt. Diese kann man dann, je nach Fortschritt, von einem Board zum nächsten schieben, bis sie erledigt sind.

 

Contentverwaltung/Dokumentenmanagement & Cloud Speicher

Üblicherweise sind gemeinsam genutzte Dateien auf hauseigenen Servern abgelegt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle Mitarbeiter ihre Dateien auch tatsächlich dort speichern und nicht lokal auf ihrem PC oder Mac. Gerade bei unterschiedlicher Versionierung der Dokumente und verschiedenen Dateiformaten kann dies schnell unübersichtlich werden. Auch das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument erweist sich als kompliziert, weil nicht alle Änderungen in Echtzeit gespeichert werden und für alle Mitarbeiter einsehbar sind.

Moderne Cloud-Systeme helfen hier Ordnung ins Datenchaos zu bringen und machen kollaboratives Arbeiten im Team möglich. Größter Vorteil hierbei: man kann von überall auf seine Dokumente zugreifen und ist nicht auf eine VPN-Verbindung zum Server angewiesen. Ebenfalls lassen sich verschiedene Dateiversionen besser voneinander unterscheiden und mit der Nutzung der Funktion „Versionen verwalten“ auch komplett vermeiden. So ist nämlich automatisch immer die aktuellste Version verfügbar.

Aus diesen Gründen setzen wir bei juni.com auch fast ausschließlich auf GoogleDrive als Ort für die zentrale Dateiablage. Vor allem die umfangreiche und schnelle Suchfunktion inkl. praktischen Suchparametern erleichtern die tägliche Arbeit enorm und sparen Zeit. Ebenfalls sind wir angetan von der automatischen Speicherung der Daten und der Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Word „unerwartet beendet“ hat und das fast fertig ausgearbeitete Konzept verloren war, da man in der letzten Stunde vergessen hatte zwischenzuspeichern.

Besonders die in Google Drive integrierte Text-, Tabellen- und Präsentations-Software macht Word, Excel und Powerpoint tatsächlich große Konkurrenz. Auch wenn letztgenannte heutzutage ebenfalls ein Cloudsystem enthalten, ist Google Drive für unsere Zwecke nach wie vor praktischer und benutzerfreundlicher.

Gerade zum gemeinsamen Erstellen von reinem Content sind Online-Dienste sehr gut geeignet. Natürlich mangelt es den Google-Pendants zu Word, Excel, PowerPoint und Co. an einigen wichtigen Funktionen der Windows-Vorbilder, jedoch sind sie im Zeitalter des digitalen Contents mit allen notwendigen Features ausgestattet. Weitere Cloud Systeme fürs Dokumenten Management sind box, Dropbox und owncloud.

Fazit

Digitale Tools und Online-Dienste können den modernen Büroalltag deutlich erleichtern. Sie können effektiver arbeiten! Um das Potenzial voll auszuschöpfen, kommt es hier auf die passende Auswahl der Tools und deren sinnvolle Kombination an. Programme sind immer nur so gut oder schlecht wie der User, der diese bedient. Daher muss jeder für sich einen eigenen Arbeitsmodus finden und digitale Helfer daran anpassen und sie in den Workflow integrieren. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit der Auswahl an Tools und Diensten einen groben Überblick über die Fülle des aktuellen Angebots auf dem Markt geben und Sie dazu inspirieren, Ihren Arbeitsrhythmus aus einer neuen Perspektive zu sehen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und auf weitere Fragen zur digitalen Arbeitsweise, gerne in Form von Kommentaren zu diesem Beitrag oder in Form einer schnellen E-Mail an info@juni.com.