Digital wachsen

Digital wachsen

Okt. 15, 2025

Digital wachsen

So sichern Fachverlage ihren Erfolg zwischen Print und Online

Fast jeder zweite Euro in der Fachpresse wird heute digital verdient! Fachverlage stehen vor einem entscheidenden Wandel. Klassische Zeitschriften-Auflagen stagnieren oder sinken, während digitale Formate wie E-Learning-Angebote, spezialisierte Datenbanken und Online-Events zweistellige Wachstumsraten erzielen. Wer seine Geschäftsmodelle jetzt anpasst, kann neue Wachstumsfelder erschließen und seine Marktposition sichern.

Die Fachpresse-Statistik 2024 zeigt: Der Gesamtumsatz der Fachmedienhäuser lag bei 8,55 Milliarden Euro – davon 3,93 Milliarden Euro (46 Prozent) aus digitalen Angeboten. Print sank um 5 Prozent, digitale Produkte wuchsen um 6,7 Prozent. Besonders E-Learning, Datenbanken und Online-Events legten zu. Laut dem MVFP (Medienverband der freien Presse) erzielen inzwischen 60 Prozent der Fachverlage Umsätze mit digitalen oder hybriden Angeboten.

Fachverlage müssen ihre Stärken – Expertise, Vertrauen und Fachwissen – mit digitalen Formaten verbinden, um relevant zu bleiben. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf eine Auswahl der wichtigsten Handlungsfelder, die den digitalen Wandel konkret unterstützen.

1. Zielgruppen wirklich verstehen

Digitale Angebote wirken nur, wenn sie zielgerichtet entwickelt werden. Wer seine Leserschaft genau kennt, trifft bessere Entscheidungen zu Formaten, Preismodellen und Kanälen.

Das BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung) betont: Nutzer erwarten personalisierte und adaptive Informationsangebote.

Praktische Maßnahmen für Fachverlage:

  • Analysieren Sie, welche Themen in Fachartikeln oder Datenbanken am häufigsten genutzt oder heruntergeladen werden. 
  • Prüfen Sie, ob Webinare und Online-Events den Weiterbildungserfolg und aktive Teilnehmerzahlen fördern. 
  • Werten Sie Kennzahlen wie Verweildauer, Downloads oder aktive Teilnahme aus, um echten Mehrwert zu erkennen.

Sobald die Zielgruppe klar definiert ist, gilt es, die richtigen technischen Grundlagen zu schaffen, damit Inhalte effizient ausgespielt werden.

2. CMS und Mobile: Effizienz sichern

Ein modernes CMS (Content-Management-System) ist das Rückgrat digitaler Prozesse. Headless-CMS-Lösungen ermöglichen zentrale Verwaltung und Ausspielung auf Website, App, Newsletter oder Partnerplattformen.

Der Bitkom Digital Office Index 2024 zeigt: Unternehmen mit gut integrierten Systemen arbeiten effizienter und flexibler.

Checkliste CMS für Fachverlage:

  • Inhalte automatisch auf Website, App und Newsletter ausspielen
  • Schnittstellen zu Fachportalen oder Bibliotheksplattformen nutzen 

Ladezeiten und Benutzerfreundlichkeit auf Smartphones prüfen (StatCounter)

3. KI und Automatisierung: Mehr Zeit für Inhalte

Künstliche Intelligenz hilft bei Strukturierung, Metadatenvergabe, Recherche und Themenanalyse. So gewinnen Redakteur:innen Zeit für anspruchsvolle Inhalte und die kontinuierliche Pflege von Expertenwissen.

Über 70 Prozent der Fachverlage nutzen bereits KI-Tools für Themenanalyse, SEO und Personalisierung (Fachpresse-Statistik 2024).

4. Geschäftsmodelle entwickeln

Digitale Geschäftsmodelle funktionieren selten mit nur einem Erlösstrom. Fachverlage kombinieren:

  • Abos
  • Lizenzen und Paywalls
  • Memberships
  • Micropayments
  • Unternehmenslösungen

Besonders erfolgreich sind hybride Modelle, die Webinare mit Fachprüfungen verbinden, Unternehmenslizenzen für Datenbanken anbieten oder Tools für Workflow-Optimierung bereitstellen.

Tipp: Kommunizieren Sie klar, welchen Mehrwert Ihre digitalen Produkte liefern, und nutzen Sie zusätzliche Erlösquellen aktiv. Mit den richtigen Geschäftsmodellen wird Produktmanagement anschließend zum Motor für schnelle Tests und Skalierung.

5. Produktmanagement: Ideen schneller testen

Gutes Produktmanagement beschleunigt die digitale Transformation. Die Studie „Produktmanagement 2.0 für Fachverlage“ zeigt: Innovationszyklen werden kürzer, datenbasierte Entscheidungen wichtiger.

Praxisbeispiele:

  • Wöchentliche Nutzungsstatistiken auswerten
  • Feedbackrunden nach Webinaren durchführen
  • Pilotreihen für neue digitale Formate testen

So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, bevor Inhalte, Preise oder Kanäle vollständig ausgerollt werden.

Herausforderungen erkennen und meistern

Digitale Transformation ist kein Selbstläufer. Fachverlage stehen vor steigenden Kosten, sinkenden Werbeerlösen und teurer IT. Fachkräftemangel in Digital Marketing und Datenanalyse verschärft die Situation.

Investitionen in digitale Kompetenzen und Infrastruktur sind entscheidend. Starten Sie mit kleinen Projekten, wie etwa einem E-Learning-Kurs oder einer Mini-Subscription für eine Datenbank. Definieren Sie klare KPIs, wie zum Beispiel Nutzerzahlen, Abonnentenwachstum oder Event-Teilnahmen. Testen Sie kontinuierlich neue Formate und sammeln Sie Feedback. So werden Risiken minimiert und innovative Angebote gleichzeitig gefördert.

Fazit: Chancen aktiv gestalten

Digitale Transformation bedeutet, Stärken neu zu denken. Fachverlage verfügen über Expertise, Vertrauen und Inhalte, von denen Menschen wirklich profitieren können. Wenn diese Qualitäten mit moderner Technologie, Datenkompetenz und vielfältigen Erlösmodellen kombiniert werden, entsteht Zukunftsfähigkeit.

Wer heute investiert – in Systeme, Wissen und Menschen – kann in den nächsten Jahren wachsen. Digitalisierung ist als dauerhafter Prozess zu sehen und erfordert Mut, Ausdauer und Neugier. Fachverlage, die diesen Weg bewusst gehen, stellen sich auch langfristig sicher auf.

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So bestehen Verlage im KI-Zeitalter

Paid Content, der funktioniert

So sichern Verlage ihre Zukunft

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Paid Content, der funktioniert

Paid Content, der funktioniert

Sep. 15, 2025

Paid Content, der funktioniert:

So sichern Verlage ihre Zukunft

Wann haben Sie das letzte Mal einen gedruckten Fachartikel gekauft? Vermutlich ist das schon etwas länger her. Deshalb reden wir heute über Paid Content und wie Verlage damit nicht nur überleben, sondern auch wachsen können.

Print hält sich noch irgendwie, aber digital muss jeder Euro sitzen. Die Anzeigenmärkte schrumpfen, die Kosten steigen und gleichzeitig erwarten Leser:innen exzellente Online-Inhalte. Paid Content ist deswegen nicht als nettes Extra zu betrachten, sondern als wichtiger Baustein für ein stabiles digitales Geschäftsmodell.

Immerhin zeigt der Digital News Report 2025 deutlich: Menschen sind weiterhin bereit, für hochwertige Inhalte zu bezahlen. Gleichzeitig ist der Printmarkt eingebrochen: In den USA zum Beispiel fielen die Umsätze von rund 50 Milliarden Dollar im Jahr 2000 auf weniger als 20 Milliarden Dollar (U.S. Census Bureau).

Paid Content können Sie sich vorstellen wie ein digitales Buffet. Ihre Leser:innen nehmen sich das, was für sie relevant ist, während Sie sich damit eine verlässliche Einnahmequelle schaffen.

Welche Paid-Content-Modelle bringen wirklich Umsatz?

Das Fundament bilden Abos. Diese bringen planbare Einnahmen, binden Kund:innen und ermöglichen Prognosen. Besonders beliebt sind sogenannte All-you-can-read-Modelle. Das bedeutet, dass Abonnent:innen für einen festen Preis Zugriff auf alle Inhalte erhalten. Das bietet Komfort pur und einen klaren Mehrwert.

Micropayments klingen verlockend, weil sie den Kauf einzelner Artikel ermöglichen. Die Realität sieht jedoch anders aus: Laut einer Analyse des Digital News Report 2023 gaben weltweit weniger als 3 % der Konsument:innen an, ein solches Einmalzahlungssystem genutzt zu haben.

Paywalls sind das Werkzeug, mit dem Sie Inhalte steuern. Eine harte Paywall bedeutet: Alles hinter der Bezahlschranke ist exklusiv. Metered Paywalls lassen Gelegenheitsleser:innen ein paar Artikel kostenlos lesen, bevor eine Zahlung nötig wird.

Freemium-Modelle kombinieren kostenlose Inhalte mit Premium-Artikeln. Als erprobte Strategie gilt es, einen Artikel pro Woche kostenlos anzubieten und danach die Paywall zu aktivieren. So testen Sie die Zahlungsbereitschaft Ihrer Zielgruppe.

Preismodelle clever gestalten

Wie viel ist ein Fachartikel wert? Mehr, als viele Verlage denken. Eine Studie im Fachjournal Journalism zeigt: Die Zahlungsbereitschaft steigt, wenn Inhalte exklusiv und relevant sind.

Drei Stellschrauben für den Preis sind:

  • Wertbetonung: Machen Sie klar, warum der Inhalt unverzichtbar ist.
  • Bundle-Strategie: Thematische Pakete erhöhen den wahrgenommenen Nutzen.
  • Dynamische Modelle: Preise variieren nach Nutzung oder Zielgruppe.

Ein einfacher Test hilft: Würde jemand zahlen, wenn der Artikel nur bei Ihnen verfügbar wäre? Wenn ja, sind Sie auf dem richtigen Weg.

Checkout und Technik: Der unsichtbare Umsatzkiller

Der Bezahlprozess ist der Moment der Wahrheit. Laut Baymard scheitern bis zu 70 Prozent der Käufe an komplizierten Abläufen. Das ist, als würden Sie einen Coffee-to-go bestellen und der Barista verlangt, dass Sie dafür ein Kundenkonto mit Passwort und Sicherheitsfragen anlegen.

Was funktioniert?

  • Mobile-optimierte Seiten
  • One-Click-Payment (Bezahlen mit nur einem Klick)
  • Gast-Checkouts, bei denen kein Account nötig ist
  • Klare, transparente Preise

Auch eine optimierte Nutzerführung kann die Conversion-Rate, also die Zahl der Käufe, um bis zu 35 Prozent steigern (Baymard Research).

Technisch setzen viele Verlage auf Zahlungsanbieter wie Stripe oder Adyen, Abo-Management-Systeme wie Piano oder Chargebee und Single Sign-On für institutionelle Kund:innen.

Leserbindung: Beziehung statt Reichweite

Der Kauf ist erst der Anfang. Wer langfristig Leser:innen halten will, muss Beziehungen aufbauen.

Newsletter sind hier unschlagbar: Sie bringen im Schnitt 36 Dollar pro investiertem Dollar (OptinMonster). Auch Landing Pages steigern die Conversion, vor allem wenn sie durch A/B-Tests optimiert werden.

Noch besser:

  • Webinare
  • Fachforen
  • Exklusive Events

Das alles schafft Communities, und diese sind mehr wert als reine Reichweite. Wichtig ist jedoch: Die meisten Abos entstehen nicht beim ersten Kontakt. Mehrere Berührungspunkte sind die Regel.

Trends: KI, Personalisierung und Audioformate

Die Zukunft ist digital, personalisiert und multimedial. Untersuchungen zeigen: 81 Prozent ignorieren irrelevante Inhalte und 96 Prozent kaufen eher, wenn Botschaften personalisiert sind (BusinessWire).

Was kommt auf Verlage zu?

  • KI-basierte Empfehlungen für Inhalte und dynamische Preise

  • Thematische Bundles für zusätzlichen Nutzen

  • Audio-Formate: Podcasts boomen. Der globale Podcast-Werbemarkt knackt 2025 die 5-Milliarden-Dollar-Marke (Inside Audio Marketing).

Stellen Sie sich Ihr Fachjournal als Podcast-Serie vor, ergänzt durch KI-gesteuerte Empfehlungen und Ihre Leser:innen hören Sie beim Joggen. Das mag futuristisch klingen, ist aber bereits problemlos umsetzbar.

Fazit: Paid Content ist Teamarbeit

Erfolg entsteht, wenn alles zusammen spielt: Inhalte, Technik, Marketing und Community. Verlage, die ihre Leser:innen in den Mittelpunkt stellen und intensiv testen, gewinnen Vertrauen und Umsatz.

Als wichtigste Punkte hierbei sind zu beachten:

  • Hochwertige Inhalte sind Ihr stärkster Differenzierungsfaktor.

  • Ein einfacher, sicherer Checkout entscheidet über Kauf oder Abbruch.

  • Marketing bedeutet nicht nur Werbedruck, sondern Beziehungspflege.

  • Events, Webinare und Communities schaffen Loyalität.

  • KI, Audio und flexible Preismodelle eröffnen neue Chancen.

Wer diese Bausteine kombiniert, macht in puncto Paid Content keine wahllosen Experimente, sondern kreiert ein solides Geschäftsmodell..

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Sichtbar sein, sichtbar bleiben

Sichtbar sein, sichtbar bleiben

Aug. 11, 2025

Sichtbar sein, sichtbar bleiben

So bestehen Verlage im KI-Zeitalter

Früher war das Internet in folgender Hinsicht einfach gestrickt: Man hat bei Google nach etwas gesucht, auf eine Medienseite geklickt, gelesen, fertig. Und heute? Da fragen viele lieber gleich ChatGPT oder lassen sich von Perplexity eine knackige Antwort auswerfen. Oder man bekommt alles Wichtige direkt in den Google-Suchergebnissen serviert, ohne überhaupt erst eine Website anzuklicken.

Diese bequeme Praxis nennt sich „Zero-Click-Suche“. Klingt erstmal praktisch. Für Verlage ist das allerdings alles andere als effizient. Denn ohne Klicks gibt es weder Leserzahlen noch Sichtbarkeit und irgendwann auch keine solide Einnahmebasis mehr.

Wie groß ist der Verlust?

Laut einer Analyse von Ahrefs bringt die Einführung von KI-Antworten durch Google spürbare Folgen mit sich. Die Klickrate auf organische Suchergebnisse sinkt, je nach Branche, um 20 bis 40 Prozent. Spezialisierte Seiten aus Nischenbereichen müssen sogar mit Verlusten von bis zu 90 Prozent rechnen!

Konkret bedeutet das: Selbst wenn Ihr Artikel unter den ersten Treffern auftaucht, geht der Klick häufig an die KI-Zusammenfassung und nicht an Sie. Das kann weh tun, gerade wenn viel Mühe im Text steckt.

Dazu kommt: Oft geben Systeme wie ChatGPT oder Perplexity Infos weiter, ohne klar zu sagen, woher diese stammen. Die Inhalte werden aufbereitet und als neutrale Fakten weiterverwendet, ohne dabei Kontext, Autor oder Quelle nachvollziehbar zu machen – und das Ganze manchmal sogar ohne rechtliche Grundlage.

Sichtbar bleiben oder Inhalte schützen?

Das ist die große Frage: Sollen Sie Ihre Inhalte offen zugänglich machen, um im Netz sichtbar zu bleiben? Oder lieber schützen und dabei das Risiko eingehen, von KI-Systemen gar nicht mehr beachtet zu werden?

Die Strategien der Medienhäuser gehen aktuell in ganz unterschiedliche Richtungen:

  • Das Medienunternehmen Axel Springer hat sich zum Beispiel für eine Zusammenarbeit entschieden und mit OpenAI ein Lizenzmodell abgeschlossen. KI darf Inhalte aus Medien wie Bild und Welt nutzen und im Gegenzug gibt es Geld und Quellenangaben.
  • Die New York Times hingegen geht den juristischen Weg. Sie hat OpenAI verklagt, weil Inhalte ohne Genehmigung zum Training verwendet wurden. Dies wurde zu einem international beachteten Fall, der die Rahmenbedingungen für Verlagsinhalte neu definieren könnte.

Auch in Deutschland wird heftig diskutiert. Einige Häuser setzen auf technische Barrieren wie die Datei „robots.txt“. Andere führen Gespräche mit KI-Plattformen oder entwickeln freiwillige Lizenzmodelle.

Neue Wege: Inhalte sichern und monetarisieren

Es gibt spannende Ideen, wie sich Verlagsinhalte in einer Welt voller KI nicht nur schützen, sondern vielleicht sogar neu verwerten lassen:

  • Eine Idee ist der Einsatz von Bezahlschranken, speziell für KI-Zugriffe. Hierbei lesen menschliche Besucher:innen die Inhalte kostenfrei, während Maschinen zahlen müssen. 
  • Eine weitere Möglichkeit sind verlagseigene Suchplattformen, die Inhalte kuratieren und auffindbar machen. 
  • Man könnte auf Lizenzmodelle setzen, die gezielt auf redaktionelle Inhalte zugeschnitten sind. 
  • Infrage kämen auch Datenpools, aus denen Inhalte gezielt und nur mit klaren Regeln fürs Training freigegeben werden.

Noch sind das größtenteils Konzepte. Aber sie zeigen, dass es Alternativen zum bloßen Zuschauen gibt.

Kleine Zwischenfrage: Wissen Sie eigentlich, ob Ihre Inhalte aktuell von einer KI gelesen oder verarbeitet werden? Viele Verlage wissen das gar nicht so genau. Tools wie GPT-Bot-Checker oder ein Blick in die Logfiles können erste Hinweise geben.

Struktur schlägt Reichweite: So werden Inhalte KI-freundlich

Gute Texte zu schreiben reicht heute nicht mehr. Sie müssen auch für Maschinen lesbar sein. Nur dann werden sie korrekt verarbeitet und zugeordnet, egal ob von Suchmaschinen oder KIs.

Ein paar praktische Empfehlungen:

  • Strukturierte Daten verwenden, zum Beispiel über Schema.org oder JSON-LD 
  • Eindeutige Metadaten pflegen wie Erscheinungsdatum, Autor, Thema 
  • Eine einheitliche digitale Publisher-Identität aufbauen, etwa über Domain Authority 
  • Konsistenz über Kanäle hinweg: Website, RSS-Feed, Social Media 

Das zahlt nicht nur auf Ihre KI-Sichtbarkeit ein, sondern auch auf Ihr SEO-Ranking. Die Anforderungen der KI und der Suchmaschinen liegen gar nicht so weit auseinander. 

Redaktionen im Wandel: Neue Rollen, neue Produkte

KI verändert nicht nur Technik und Sichtbarkeit, sondern auch die redaktionelle Arbeit. Viele Medienhäuser haben längst neue Rollen geschaffen. Da gibt es heute KI-Redakteur:innen, Prompt-Spezialist:innen und Datenkuratierende. Immerhin setzen heutzutage laut Reuters Institute schon über die Hälfte der Medien weltweit KI in der Produktion ein, mit steigender Tendenz.

Gleichzeitig entstehen neue Formate: automatisierte Newsletter, personalisierte Newsfeeds, Chatbots zur Community-Moderation. Klingt futuristisch, ist aber oft schon Realität.

Transparenz spielt dabei eine große Rolle. Viele Verlage kennzeichnen klar, wenn ein Beitrag mit KI-Unterstützung entstanden ist. Das schafft Vertrauen und stärkt die Glaubwürdigkeit.

Fazit: Sichtbarkeit ist machbar

KI ist also nicht als Feind zu sehen, sondern als neue Realität, bei der Verlage viele Gestaltungsmöglichkeiten haben. Und Sichtbarkeit entsteht mittlerweile nicht mehr allein durch Inhalte oder SEO. Sondern durch Technik, Struktur und faire Regeln im Umgang mit Maschinen.

Was Sie jetzt konkret tun können:

  • Inhalte so strukturieren, dass sie maschinenlesbar sind 
  • Eigene Lizenzmodelle prüfen oder mitentwickeln 
  • Die Rolle als kuratierende Stimme stärken 
  • KI aktiv nutzen statt passiv beobachten 

Klingt nach Arbeit? Ist es vielleicht auch. Aber es ist eine Investition in langfristige Sichtbarkeit. Wer die Regeln des neuen Spiels kennt, hält sich auch im KI-Zeitalter gut über Wasser.

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E-Rechnungspflicht für Verlage ab 2025

E-Rechnungspflicht für Verlage ab 2025

Juli 11, 2025

E-Rechnungspflicht für Verlage ab 2025

Was jetzt zu tun ist!

Ab dem Jahr 2025 gibt es eine Neuigkeit im B2B-Bereich: Die elektronische Rechnung wird zur Pflicht. Auch Verlage müssen dann umstellen. Das klingt erst mal nach zusätzlicher Arbeit, oder? Doch wer sich rechtzeitig vorbereitet, wird schnell merken: Die Umstellung bringt nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch spürbar effizientere Prozesse und deutlich weniger Papierkram. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau auf Sie zukommt, wie Sie die Umstellung erfolgreich meistern und welche Vorteile eine digitale Buchhaltung speziell für Verlage bietet.

Was schreiben die neuen Regelungen vor?

Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das gilt selbstverständlich auch für Verlage. Ob es um Anzeigenbuchungen, Abonnements oder Honorare für Autorinnen und Autoren geht: Die klassische PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Was künftig zählt, ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie zum Beispiel die sogenannte XRechnung oder das ZUGFeRD-Format:

  • Die XRechnung funktioniert wie ein digitaler Werkzeugkasten für Buchhaltungssoftware. Sie enthält alle Informationen in einem standardisierten XML-Format, sodass Rechnungen automatisch von Programmen und Finanzbehörden verarbeitet werden können. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehlerquote.

  • Das Format ZUGFeRD (kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) geht sogar noch einen Schritt weiter: Es kombiniert strukturierte Rechnungsdaten mit einer visuell lesbaren PDF-Datei. So kann die Rechnung sowohl von Maschinen verarbeitet als auch von Menschen gelesen werden. Man kann sich das Ganze ein bisschen wie einen Dolmetscher vorstellen, der beide Sprachen gleichzeitig spricht.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist gesetzlich klar geregelt. Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Dort steht, dass Rechnungen im B2B-Bereich künftig in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden müssen. Eine einfache PDF-Datei reicht also nicht mehr aus. Die technischen Details und Übergangsfristen hingegen sind im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Oktober 2023 festgelegt.

Wichtig ist außerdem: Eine E-Rechnung gilt nur dann als gesetzeskonform, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Diese Norm sorgt dafür, dass Rechnungen europaweit einheitlich strukturiert und maschinenlesbar sind. Genau darauf bauen auch die beiden gebräuchlichsten Formate auf – die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.

Und wie sieht der Zeitplan für die Umstellung aus?

  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

  • Ab Anfang 2027 dürfen Papierrechnungen oder einfache PDFs nur noch dann verschickt werden, wenn der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt. Ab diesem Zeitpunkt müssen außerdem große Unternehmen – also auch größere Verlage mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro – elektronische Rechnungen versenden.

  • Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann für alle Unternehmen, ganz unabhängig von Größe oder Umsatz.

Auch auf europäischer Ebene geht die Entwicklung weiter. Die EU plant, elektronische Rechnungen ab dem Jahr 2030 im grenzüberschreitenden B2B-Verkehr verbindlich einzuführen.

Mehr Tempo, weniger Zettel – Wie digitale Rechnungen richtig entlasten

Digitale Rechnungen sind mehr als nur ein technisches Extra. Vielmehr bergen sie das Potenzial, den Verlagsalltag spürbar zu entlasten. Schluss mit dem Abtippen, Sortieren und Ablegen von Papierstapeln. Stattdessen können Rechnungen schnell und sicher automatisch verarbeitet werden. Das spart Nerven und senkt die Kosten pro Rechnung immerhin um bis zu 11 Euro. Druck, Porto und Archivierung fallen weg. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass digitale Rechnungen Zahlungseingänge beschleunigen. Kürzere Bearbeitungszeiten bedeuten schnellere Liquidität. Das bietet einen klaren Vorteil, gerade in margenschwachen Medienbranchen.

Auch die Datensicherheit steigt. Verschlüsselte Übertragungswege schützen sensible Informationen wirksam. Und für das Image ist ein digitaler Auftritt ebenfalls ein Pluspunkt: Ein moderner Verlag überzeugt schließlich auch durch moderne Prozesse.

Herausforderungen? Ja. Aber machbar mit Planung

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist bestimmt kein Selbstläufer, aber mit der richtigen Vorbereitung auch kein Hexenwerk. Achten Sie bereits im Vorfeld auf folgendes: 

  • Ein PDF-Dokument gilt nicht als E-Rechnung. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind anerkannt.

  • Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen. Sie muss also vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein.

  • Ihre Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, E-Rechnungen korrekt zu empfangen und zu verarbeiten.

  • Schulungen helfen Ihrem Team, die neuen Prozesse zu verstehen und anzuwenden.

  • Starten Sie mit kleinen Pilotprojekten, zum Beispiel bei Anzeigen- oder Lizenzabrechnungen. So lassen sich mögliche Fehlerquellen frühzeitig erkennen.

Der Praxis-Check für Verlage

So stellen Sie Ihren Verlag Schritt für Schritt auf E-Rechnungen um:

  1. Analyse: Welche Rechnungen sind betroffen? Anzeigen, Abonnements, Honorare?
  2. Softwarecheck: Unterstützt Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1?
  3. Sichere Übertragung: Nutzen Sie Protokolle wie TLS oder das PEPPOL-Netzwerk.
  4. Archivierung: Tools wie DocuWare, ELO oder d.velop ermöglichen eine revisionssichere Ablage.
  5. Schulungen: Frühzeitig eingesetzte Weiterbildungen schaffen Sicherheit und Akzeptanz.
  6. Zeitplan: Empfangspflicht ab 2025, Versandpflicht ab 2027 oder 2028 – je nach Unternehmensgröße.
  7. Softwarewahl: Cloud-Lösungen wie Lexware oder Sevdesk sind besonders für kleinere Verlage geeignet.

DSGVO bleibt Pflichtprogramm beim Umgang mit digitalen Rechnungen

Verlage verarbeiten oft personenbezogene Daten, zum Beispiel in Aborechnungen oder Honoraren. Deshalb gilt:

  • Rechnungsdaten müssen verschlüsselt übertragen werden.
  • Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff erhalten.
  • Die digitale Archivierung muss GoBD- und DSGVO-konform sein. 

Zudem schreibt Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, Protokollierung und Verschlüsselung. 

Bei der Aufbewahrungspflicht ist außerdem sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es steuerrechtlich notwendig ist. Danach sind sie datenschutzkonform zu löschen. Für Dienstleister wie Cloud-Archivierungsanbieter ist zudem zwingend ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen, um die Verantwortlichkeiten klar zu regeln.

Geld vom Staat – So hilft der Fördertopf bei der Digitalisierung

Die gute Nachricht: Sie müssen die Umstellung nicht alleine stemmen. Es gibt Förderprogramme, die speziell kleine und mittlere Verlage bei der Digitalisierung unterstützen:

In vielen Bundesländern gibt es zusätzlich eigene Programme, wie zum Beispiel in Rheinland-Pfalz mit „BITT-Technologieberatung“ oder „DIGIBOOST“. Fragen Sie am besten bei Ihrer regionalen Wirtschaftsförderung oder Ihrem Steuerberater nach.

Warum die E-Rechnung mehr bringt als nur Bürokratie

Laut dem Bundesfinanzministerium kann die Einführung der E-Rechnung die Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung erheblich senken und gleichzeitig Steuerbetrug erschweren. Zudem ist die Umstellung ein zentraler Baustein im europäischen Projekt „VAT in the Digital Age (ViDA)“, das eine modernere, effizientere und betrugssichere Mehrwertsteuererhebung in der EU schaffen soll.

Ein digitaler Rechnungsprozess stärkt außerde die Nachhaltigkeit, da Papierverbrauch und Versandlogistik reduziert werden – ein Aspekt, der im ESG-Kontext (Environmental, Social, Governance) zunehmend an Bedeutung gewinnt.

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Der EU AI Act und was Verlage jetzt wissen müssen

Der EU AI Act und was Verlage jetzt wissen müssen

Juni 11, 2025

Der EU AI Act und was Verlage jetzt wissen müssen

Pflicht zur KI-Schulung und Compliance ab 2025

Wie wir alle wissen, ist Künstliche Intelligenz (KI) längst kein Science-Fiction-Thema mehr, sondern hat bereits in vielen Redaktionen Einzug gehalten. Ab 2025 gilt mit dem EU AI Act nun ein neuer Rechtsrahmen, der auch für Verlage wichtige Pflichten mit sich bringt. Dazu gehören zum Beispiel die Schulung von Mitarbeitenden, die KI nutzen, und klare Regeln für den Umgang mit KI-Systemen. Wie Sie sich als Verlag optimal vorbereiten und die neuen Vorgaben sicher umsetzen, erfahren Sie hier.

Der EU AI Act: Europas Antwort auf die KI-Revolution

Der EU AI Act ist die weltweit erste umfassende Regulierung für Künstliche Intelligenz. Er wurde schon im Frühjahr 2024 vom Europäischen Parlament verabschiedet, und der Großteil der Vorschriften trat am 2. Februar 2025 in Kraft. Ziel des Gesetzes ist es, KI sicher, transparent und verantwortungsvoll einzusetzen, ohne dabei die Innovationskraft zu bremsen.
Der Ansatz ist risikobasiert. Das bedeutet: Je höher das Risiko einer KI-Anwendung für Nutzer oder Gesellschaft, desto strenger sind die Anforderungen. Viele KI-gestützte Werkzeuge, die Verlage heute nutzen, fallen in den Regelungsbereich – etwa GPT-basierte Texterstellung, automatische Transkriptionen oder personalisierte Inhalte.

Schulungen der Mitarbeitenden: Wissen ist Pflicht, keine Kür

Ab 2025 müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden schulen, wenn sie mit sogenannten Hochrisiko-KI-Systemen arbeiten. Artikel 4 des AI Act fordert, dass alle Betroffenen qualifiziert sind, um KI-Systeme sicher und korrekt zu bedienen.

Das betrifft nicht nur IT-Fachkräfte. Auch Redakteurinnen und Redakteure, Führungskräfte und Produktverantwortliche sollten die Funktionsweise von KI verstehen, die Risiken kennen und wissen, wie man sie verantwortungsvoll nutzt.

EU-Kommissarin Margrethe Vestager bringt es auf den Punkt. In einer Pressemitteilung der Europäischen Kommission vom 1. August 2024 meinte sie zur neuen KI-Regulierung: „KI hat das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten und leben, zu verändern und verspricht enorme Vorteile für die Bürger, unsere Gesellschaft und die europäische Wirtschaft. Der europäische Technologieansatz stellt den Menschen in den Mittelpunkt und gewährleistet, dass die Rechte aller gewahrt bleiben.“

Viele Verlage richten deshalb interne Workshops ein, um Mitarbeitende gezielt im Umgang mit KI-Tools zu schulen.

KI im Redaktionsalltag: Kollege Algorithmus

Künstliche Intelligenz (KI) kann den journalistischen Alltag deutlich effizienter gestalten. Eine Analyse von Vogue Business zeigt, dass bis zu 30 Prozent typischer redaktioneller Aufgaben automatisiert werden können, von Recherche über Datenanalyse bis hin zur Textproduktion.

Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von KI ist die Funke Mediengruppe. Sie nutzt KI-basierte Tools wie den „ad.creator“, um Audio-Werbespots und passende Display-Werbung automatisiert zu erstellen. Dieses Tool richtet sich insbesondere an kleinere Werbetreibende ohne eigene Marketingabteilung und ermöglicht die schnelle Produktion professioneller Werbemittel.

Darüber hinaus arbeitet die Funke Mediengruppe an der Personalisierung und automatisierten Gestaltung ihrer E-Paper-Ausgaben. Durch KI-gestützte Verfahren sollen Tageszeitungen individuell auf Leserinteressen zugeschnitten und effizienter produziert werden.

Wichtig jedoch ist: KI ersetzt nicht das journalistische Urteilsvermögen. Sie kann Fehler machen, verzerren oder Vorurteile reproduzieren. Deshalb sollten Verlage klare Regeln und Prozesse für die KI-Nutzung etablieren. Voraussichtlich wird es auch Pflicht, KI-generierte Inhalte zu kennzeichnen.

In fünf Schritten zur Compliance: So starten Verlage 2025

Damit Sie dem EU AI Act entspannt entgegenblicken, lohnt sich ein strukturierter Fahrplan:

  1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Systeme nutzt Ihr Verlag bereits? Zum Beispiel GPT-3/4, Empfehlungsalgorithmen oder Transkriptionssoftware.

  2. Risikoanalyse: Der kostenlose EU AI Compliance Checker hilft bei der Klassifizierung Ihrer KI-Anwendungen.

  3. Verantwortlichkeiten klären: Wer ist für die Einhaltung der KI-Regeln im Verlag verantwortlich? Klare Zuständigkeiten sind unverzichtbar.

  4. Schulungsstrategie entwickeln: Maßgeschneiderte Trainings für verschiedene Teams, von der Redaktion bis zur Geschäftsleitung.

Dokumentation sicherstellen: Halten Sie alle Maßnahmen, Schulungsinhalte und Teilnehmenden fest. Das ist für interne Qualitätssicherung und mögliche Audits wichtig.

Transparenz schafft Vertrauen – bei Leserinnen und Lesern sowie Mitarbeitenden

KI kann viel, aber nicht alles. Wenn Verlage offenlegen, welche Inhalte mit KI-Unterstützung entstanden sind, stärken sie ihre Glaubwürdigkeit. Leserinnen und Leser erwarten Authentizität und können oft unterscheiden, ob ein Text von Menschen oder Maschinen stammt. Transparenz ist der Schlüssel, um Vertrauen langfristig zu sichern.

Fazit: Der EU AI Act als Chance für Verlage

Der EU AI Act bringt klare neue Pflichten für Verlage, fordert Transparenz und Schulungen. Gleichzeitig eröffnet er die Chance, KI sicher, produktiv und verantwortungsvoll zu nutzen. Wer frühzeitig seine Systeme kennt, Mitarbeitende schult und klare Prozesse etabliert, profitiert von effizienten Workflows und kann das Vertrauen seiner Leserinnen und Leser stärken.

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