Den Riesen bezwingen

Den Riesen bezwingen

Sep 25, 2017

Inspiration und Ideen: Wie Sie mit Ihrem Bücher-Webshop gegen Amazon bestehen können

Den Riesen bezwingen

Nach wie vor ist die Marktmacht von Amazon ungebrochen. Vor allem der Buchhandel hat mit dieser Marktdominanz von Amazon zu kämpfen. Verlage müssen den von Amazon aufgestellten Regeln und Konditionen folgen, um am Markt zu bestehen. Buchhändler stehen Amazon als direkte Konkurrenten gegenüber. Erfahren Sie hier wie sie trotzallem gegen Amazon bestehen können.

 

Um mit dem eigenen Bücher-Webshop gegen Amazon anzukommen, gilt es in Sachen Spezialisierung und Einzigartigkeit besser als Amazon zu sein. Neben Amazon kann nur die Nische existieren. Mit der Schaffung eines authentischen und individuellen Angebots in Verbindung mit einer einzigartigen User Experience wird der eigene Webshop erfolgreich sein. Individualität ist schließlich das Einzige, was Amazon nicht kann.

 

Die Pflicht: Was Sie mindestens so gut wie Amazon machen müssen

Wenn nach einem Buch gegoogelt wird, erscheint Amazon in den Suchergebnissen meist ganz oben. Damit Sie ebenfalls eine Chance haben, neben dem Platzhirsch auf Seite 1 zu erscheinen, ist eine ausgeklügelte und vor allem dauerhafte Suchmaschinenoptimierung (SEO) Pflicht. Auch was die Punkte Lieferbarkeit und Retouren angeht, müssen Sie in der Geschwindigkeit zumindest nah an den Service von Amazon herankommen. Wenn Sie ein eigenes Ladengeschäft betreiben bietet es sich an, auch hier Retouren abgeben zu können. Kunden aus der Umgebung Ihres Lagers könnten Sie sogar am selben Tag der Bestellung beliefern. Das kann Amazon noch nicht. Selbstverständlich muss Ihr Webshop auch für mobile Anwendungen optimiert sein sowie alle gängigen Bezahlmethoden zulassen.

 

Die Kür: Was Sie besser als Amazon können müssen

Persönlichkeit und Authentizität sind gefragt. Damit wird Amazon nie punkten können. Es geht also um Ihre Leidenschaft und Fachkenntnis, die Sie auch in ihrem Webshop darstellen müssen. Das kann auf ganz unterschiedliche Art und Weise passieren:

  • Direkte Kommunikation mit dem Kunden: Bringen Sie die persönliche Kundenbindung aus dem Einzelhandel ins Netz. Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit mit echten Menschen kommunizieren. Dies lässt sich durch eine Service-Hotline, Skype-Kontaktmöglichkeiten und eine Hilfe-Chat-Funktion umsetzen, welche direkt von jeder Seite ihres Webshops abrufbar ist.
  • Geben Sie ihrem Webshop ein Gesicht: Zeigen Sie Fotos von den Service-Mitarbeitern mit denen die Kunden in Kontakt stehen und stellen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich vor.
  • Content Marketing: Geben Sie Ihren Kunden individuelle Inhalte, die einen echten Mehrwert liefern, wie z. B. Fachartikel, Blogposts, Interviews mit Autoren usw. Diese Inhalte lassen sich gut auf Social Media-Kanälen teilen und machen über geschicktes SEO weitere User auf Ihren Webshop aufmerksam.
  • E-Mail Marketing: Versenden Sie nicht einfach nur E-Mails mit Werbung, sondern liefern Sie auch hier Inhalte und Mehrwerte. Mit cleverem softwaregestütztem E-Mail Marketing können Sie automatische Reaktionen und Abläufe sowie Selektionen nach Interessengebieten Ihrer Kunden umsetzen und so die richtigen Inhalte an die richtigen Kunden senden.
  • Einzigartiger Service: Machen Sie Ihren Kunden kleine Geschenke um Ihre Wertschätzung zu zeigen – wenn es auch nur eine kleine Packung Gummibärchen in jeder Bestellung ist. Achtung beim Buchpreisbundungs-Gesetz: Es dürfen Waren von geringem Wert oder Waren, die im Hinblick auf den Wert des gekauften Buches wirtschaftlich nicht ins Gewicht fallen beigelegt werden. Die Grenze liegt bei zwei Prozent des Buchpreises.
  • Exklusive Verpackung: Bücher sind nach wie vor das beliebteste Weihnachtsgeschenk der Deutschen. Auch zu anderen Feierlichkeiten werden Bücher gerne verschenkt. Machen Sie die Verpackung Ihrer Webshop-Lieferung zu etwas Besonderem und bieten Sie exklusive Geschenkverpackungen und Grußkarten an. Sorgen Sie mit kreativen und/oder selbstgemachten Verpackungen für die richtige Geschenk-Atmosphäre. So schlagen Sie den uninspirierten 08/15 Amazon Geschenkverpackungs-Service um Längen.
  • Exklusive Produkte: Bieten Sie in Ihrem Online-Shop Produkte an, die nur dort exklusiv erhältlich sind. Das können limitierte Sonderauflagen oder auch exklusive Non-Book Artikel sein.

Persönlichkeit vs. Generalist

Alles was die Persönlichkeit von Ihrem Unternehmen ausmacht, sollte folglich auch Ihr Webshop widerspiegeln. Nutzen Sie dazu Ihre Markenwerte, Ihre Mitarbeiter und auch Kunden als Testimonials. Sie sind sowohl der Experte in Ihrem Marktsegment als auch der Experte im Umgang mit Ihren Produkten und natürlich auch der Experte in der Lebenswelt Ihrer Zielgruppe. Amazon ist das nicht und wird das nie sein. Nutzen Sie also Ihr persönliches Potenzial und heben Sie sich so in Ihrer Nische vom Generalisten Amazon ab.

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt – eCommerce Teil 1

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt – eCommerce Teil 1

Sep 25, 2017

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt

eCommerce Teil 1

Worüber Sie sich Gedanken machen sollten, bevor Sie einen Dienstleister mit ins Boot holen. Ein Leitfaden für die Realisierung von einem Webshop Projekt – Teil 1

Wir arbeiten zurzeit an einer Artikelreihe zum Themenschwerpunkt eCommerce. Der vorliegende ist ein erster Einstieg, auf den wir weiter aufbauen. Stück für Stück werden wir alle Bereiche erarbeiten, die wir aus der Praxis für ein Webshop Projekt gemeinsam mit unseren Kunden identifiziert haben. Die aus unserer Praxiserfahrung gewonnenen Erkenntnisse möchten wir gerne mit Ihnen teilen und freuen uns auf den Erfahrungsaustausch mit Ihnen.

Für Feedback, konstruktive Kritik oder auch konkrete Fragestellungen können Sie sich gerne per E-Mail oder Xing an mich werden.

Für wen ist der Artikel geeignet?

Der Artikel ist für Sie dann interessant, wenn sie eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das schon ein oder mehrere Produkte hat und sich mit der Anschaffung eines eigenen Webshops beschäftigt, gerade im Begriff ist mit einem Projekt zu beginnen oder einen Neustart angehen will und offen für ein frisches Herangehen ist.

Was wird darin behandelt?

Nach wie vor besteht weitläufig der Glaube, ein schönes Design und eine möglichst allumfassende Software reichen aus, um einen erfolgreichen Webshop auf die Beine zu stellen. Vor allem in den Branchen, deren Kerngeschäft nicht im eCommerce liegt. Welche Herangehensweise erfolgversprechender und schlussendlich befriedigender für Sie ist, stelle ich hier vor.

Viel gehört, oft zitiert und immer schön zu lesen, schafft Hermann Hesses Gedicht “Stufen” auch hier die richtige Einstellung für den Einstieg in den eigenen Webshop:

Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne,

(Der uns beschützt und der uns hilft, zu leben.)

Es lohnt sich durchaus diesen flammenden Appell gegen das Verweilen in Komfortzonen häufiger zu lesen. Daher sei allen der Link zum vollständigen Gedicht ans Herz gelegt.

Ihr Webshop Projekt: Ideen sollten nicht nur Ideen bleiben

Alle Ideen, seien sie noch so großartig, scheitern am ehesten an der Zielsetzung. Viele werden jetzt denken: “Moment. Das sollte wohl eher ‘an der Umsetzung’ heißen.” Aber selbst die Umsetzung scheitert eher an fehlenden oder widersprüchlichen Zielsetzungen als an einer per se schlechten Umsetzung.

Egal wie genial Ihre Idee sein mag, wenn Sie so starten müssen, sollten Sie Ihr Vorhaben noch einmal überdenken. Das gilt leider nicht nur für Webshops.

Webshop Projekt GooglesucheNicht, dass etwas gegen Google einzuwenden wäre. Aber die beste Suchmaschine der Welt kann Ihnen nicht helfen, wenn Sie ihr nicht die richtigen Fragen stellen oder sich nicht bewusst sind, welche Fragen Sie eigentlich stellen wollen. Dieses Prinzip gilt übrigens sowohl für Suchmaschinen als auch für Berater. Und machen wir uns nichts vor, “Wie erstelle ich einen erfolgreichen Webshop?” ist nicht die Frage, mit der Sie beginnen sollten.

Design – heiliger Gral oder Sackgasse?

Viele beginnen beim Design. Das gilt vor allem für die Branchen, die es bislang kaum bis gar nicht gewohnt waren, direkten Kundenkontakt zu pflegen. Also für diejenigen, die Marketing entgegen eigener Lippenbekenntnisse noch als Instrument sehen, die Menschen da draußen zu beschallen und möglichst auf die eigenen Produkte aufmerksam zu machen. Aber dann, wenn die Produkte erst einmal gekauft wurden, dann bitteschön wollen sie nichts mehr von ihren Kunden hören.

Manche werden dabei noch folgenden Gedanken im Ohr haben:

“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.”

Dieses Bonmot wird Henry Ford zugeschrieben. Im Harvard Business Review gibt es für Interessierte einen kurzweiligen Artikel von Patrick Vlaskovits aus 2011, der in einer Schlußfolgerung mündet, die sich jeder Unternehmer zu Herzen nehmen sollte:

“The real lesson learned was not that that Ford’s failure was one of not listening to his customers, but of his refusal to continuously test his vision against reality, which led to the Ford Motor Company’s failure of continuous innovation, resulting in a catastrophic loss of market share from which it never recovered.”

Ziele zu setzen (in Fords Fall eine Vision) und diese mit der Realität abzugleichen, sollte zum Grundwerkzeug jedes Unternehmens gehören. Da wir in einem kapitalistischen System leben und abhängig sind von den Umsätzen und Gewinnen, die wir darin erwirtschaften, müssen alle Ziele über kurz oder lang eine wirtschaftliche Komponente abdecken.

Wer dennoch mit dem griffigsten Element, dem Design, beginnt, sollte sich spätestens dann ihrer Fragestellungen bewusst sein und diese selbstkritisch ausarbeiten. Eine Website oder ein Webshop sollte niemals (nur) dafür genutzt werden das eigene Gefühl von Ästhetik oder die eigene Eitelkeit zu befriedigen. Ein Webshop ist immer nur Mittel zum Zweck.

Themen für Ihre Ziele

Ziele müssen erreichbar sein oder zumindest nur knapp außerhalb des erreichbaren Horizonts liegen, um die Motivation, sie zu erreichen, hoch zu halten. Und Ziele müssen gegeneinander priorisiert werden.

Ein Webshop sollte nicht als Alibi angelegt werden, nur weil die Konkurrenz auch einen betreibt. In der Regel wissen wir nicht, wie gut oder schlecht der Webshop der Konkurrenz funktioniert – umso fahrlässiger wäre es, sich mit ungewissem Ausgang daran zu orientieren. Bleiben Sie daher bei Ihren eigenen Zielen und bleiben Sie realistisch.

Inhaltlich sollten Ihre Ziele zumindest folgende Themen abstecken:

  • Kunden (Zielgruppen)
  • Produkte (Qualität)
  • Prozesse (Service)
  • Alleinstellungsmerkmale (Konkurrenz)
  • Auffindbarkeit (Marketing)

In der Regel sollten Sie beim Kunden beginnen. Da wir davon ausgehen, dass Sie schon Produkte haben, nehmen wir ebenfalls an, dass Sie bereits eine konkrete Vorstellung von Ihren Kunden haben. Welche Ihrer Kunden wollen Sie mit dem Webshop erreichen und warum? Und was erwarten die Kunden von Ihnen?

Der beste Webshop der Welt mit allen Funktionen, die Sie sich wünschen und von denen Sie träumen, bringt nichts, wenn die Abläufe dahinter nicht stimmen. Wann und wie kommen die Produkte beim Kunden an? Entsprechen die Bilder im Webshop dem Benutzererlebnis? An wen kann sich der Kunde bei Fragen wenden? Was passiert samstags und sonntags? Was nach 18:00 und vor 9:00 Uhr?

Wenn Sie tolle Produkte haben und die Kunden ins Zentrum Ihres Service-Gedanken gerückt wurden, haben Sie einen sehr großen Part schon einmal geschafft. Ähnlich wie es auf Ihre Produkte zutrifft, braucht aber auch Ihr Shop ein Alleinstellungsmerkmal. Der Grund, warum Sie überhaupt mit einem Webshop an den Start gehen wollen. Auch wenn es schmerzt, müssen Sie sich die Frage stellen, was kann ich besser als Amazon, Ebay & Co. und warum lohnt es sich für die Kunden und mich einen eigenen Webshop zu haben.

Und bevor Sie mit der Planung der konkreten Funktionen des Shops beginnen , sollten Sie noch ein paar Nächte darüber schlafen und folgende Fragen wälzen: Wo und wie finden Sie Ihre Kunden heute? Wie findet man Sie in ein paar Jahren? Nur dann werden Sie in der Lage sein, zielführende zu planen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Wie Sie sehen, sind eine Reihe von Punkten entscheidend, bevor Sie sich der Frage stellen können, welche Funktionen die Software Ihres Webshops zur Verfügung stellen soll, und ob eine Lösung von der Stange, eine customized Lizenz- oder Open Source Software, ein Framework oder eine Individuallösung am besten zu Ihnen passt.

Aus all diesen Fragestellungen erwachsen Ziele und Maßnahmen, die Sie für sich definieren müssen, um Ihre Erwartungshaltung laufend mit der Realität abgleichen zu können und nicht am Ende aufgrund falscher Vorstellungen eine Enttäuschung zu erleben. Der beste Einstieg für Sie:  Notieren Sie sich zunächst Fragen, die Ihnen zu den oben genannten Themen in den Sinn kommen, und priorisieren Sie diese für sich.

Beim nächsten Mal: Wie Ihre Ziele Gestalt annehmen

Im nächsten Artikel werde ich eine Methode vorstellen, die Ihnen dabei hilft Ziele zu erarbeiten und zu überprüfen. Die Herangehensweise ist nicht ganz trivial, aber wenn Sie sie erst einmal verinnerlicht haben, hilft sie Ihnen weit über den Bedarf eines Webshops hinaus.

Wenn Sie über die Veröffentlichung informiert werden möchten, Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder uns auf Xing oder Facebook folgen.

Datenschutz für Verlage – Anwalt Michael Vogelbacher steht Rede und Antwort

Datenschutz für Verlage – Anwalt Michael Vogelbacher steht Rede und Antwort

Sep 25, 2017

Anwalt Michael Vogelbacher steht Rede und Antwort

Datenschutz für Verlage

Das Thema Datenschutz für Verlage birgt viele rechtliche Fallstricke. Mangelnder Datenschutz kann mit empfindlichen Geldstrafen belegt sein. Gerade auch in Verlagen wird mit sensiblen Daten gearbeitet. Haben Sie für Ihren Verlag alle Verantwortlichkeiten im Blick?

 

Michael Vogelbacher bietet mit Advokat Pro ein externes Justiziariat und externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen an. Auch wir von juni.com nutzen Advokat Pro für unsere Rechtsberatung. Zum Thema Datensicherheit und Datenschutz für Verlage haben wir Herrn Vogelbacher ein paar Fragen gestellt.

ELEPHANT PARK: Welche Vereinbarungen müssen mit einem IT-Admin getroffen werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Das kommt darauf an, wie wir Juristen sagen. Ist der IT ADMIN im Unternehmen angestellt, ist er auf das Datengeheimnis nach § 5 Datenschutzgesetz zu verpflichten, wie jeder andere Mitarbeiter auch. Hier gibt es ab 25.5.2018 eine Änderung mit der neuen EU DSGVO. Nach der neuen EU DSGVO gilt das nicht mehr, jedoch gibt Art. 29 vor, dass Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeitet werden dürfen. Ist er extern, muss mit ihm eine sogenannte Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden. Zukünftig heißt diese nur noch Auftragsvereinbarung.

ELEPHANT PARK: Wie ist die Zusammenarbeit mit einer Web-Agentur betroffen?

MICHAEL VOGELBACHER: Zum einen muss auch hier eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden. Zum anderen sind natürlich die Datenschutzbestimmungen aus dem BDSG, aber auch die sonstigen Bestimmungen, allen voran 13, 15 TMG und 7 UWG zu berücksichtigen. Letztlich muss geprüft werden, was inhaltlich auf der Site umgesetzt werden soll. Danach bestimmt sich auch die nötige Datenschutzvereinbarung. Wichtig: Jede Website, auch die private Website braucht eine Datenschutzerklärung, denn allein durch den Aufruf der Website werden personen-bezogene Daten verarbeitet. Dies deshalb, weil eine Entscheidung des EUGH nun auch die dynamischen IP Adressen als personen-bezogene Daten im Sinne des Datenschutzes anerkennt.

ELEPHANT PARK: Was muss datenschutzrechtlich bei Newsletter-Adressen berücksichtigt werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Hier gilt der Grundsatz vom Verbot mit Erlaubnisvorbehalt (§ 4 I BDSG) D.h. Wenn es keine Erlaubnisnorm gibt, die die Verarbeitung gestattet, darf eine Verarbeitung nur mit Einwilligung des Betroffenen erfolgen. Beim Newsletter kommt zusätzlich 7 II Nr. 3 UWG ins Spiel, der den Tatbestand der belästigenden Werbung bei elektronischer Post umfasst. Zudem ist natürlich bei der Abfrage von Daten das Prinzip der Datensparsamkeit / § 3a BDSG zu beachten, wonach nur die Daten abgefragt werden dürfen, die zur Umsetzung des Zwecks notwendig sind. Und selbstverständlich muss auch in der Datenschutzerklärung das Thema Newsletter aufgenommen werden.

ELEPHANT PARK: Wann müssen Daten von Kunden und Geschäftspartnern gelöscht werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Auch hier gilt natürlich der Erlaubnisvorbehaltsgrundsatz. Die Frage ist aber abhängig auch von anderen Vorschriften, die teilweise eine Aufbewahrungsfrist vorsehen. So z.B. das Handelsgesetzbuch zusammen mit der Abgabenordnung, das 10 Jahre bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorsieht. Nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG muss das Erheben, Speichern und Verändern von Daten eines Betroffenen erforderlich sein. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie einen Vertrag mit dem Kunden schließen, dann müssen Sie auch wissen wohin Sie die Ware schicken müssen. § 35 BDSG normiert dann, ab wann die Daten zu berichtigen oder zu löschen sind. Wenn der Vertrag abgeschlossen und auch keine weiteren nachvertraglichen Ansprüche geltend gemacht werden können, sind die Daten zu löschen.  Die EU DSGVO hat die Betroffenenrechte in den §§ 12-23 noch weiter ausgestaltet. Zukünftig wird man ein Löschkonzept brauchen, denn die Strafen, die einen ereilen können, wenn man einem Löschverlangen nicht nachkommt liegen bei 4 % des Jahresumsatz oder 20 Mio € für das Unternehmen, je nachdem was günstiger für das Unternehmen ist.

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Sep 25, 2017

 

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Das kennen Sie auch aus Ihrem Arbeitsalltag: Wieder mal haben Sie Stunden mit internen Absprachen, Meetings, Planung, Organisation und umständlicher Kommunikation verbracht aber die eigentliche Arbeit blieb mal wieder auf der Strecke. Schnell stellt man sich die Frage: Wie kann ich effektiver Arbeiten?

 

Im digitalen Zeitalter gibt es zum Glück hilfreiche Software-Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag vereinfachen können, so dass Sie mehr Zeit und Energie für andere Tätigkeiten haben und so wichtige Arbeiten mit mehr Ruhe selbst erledigen können. Hier stellen wir Ihnen unsere Auswahl von Tools vor, die wir entweder selbst nutzen oder Ihnen gerne empfehlen wollen.

 

Effektiver Arbeiten in der Kommunikation

Chat-Messenger sind hervorragend, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Vor allem kleinere Anliegen können so schnell geklärt werden, ohne durch die Abteilungen zu laufen, durch Telefonanrufe andere Kollegen zu stören oder weitere Meetings einberufen zu müssen. Wenn es darum geht Dateien oder Links zu teilen und gemeinsam darüber zu diskutieren sind digitale Messenger das perfekte Werkzeug.
Besonders in Teams mit mehreren Personen über mehrere Abteilungen hinweg oder bei sonstiger räumlicher Trennung gestaltet sich die Kommunikation im Team über Messenger besonders effektiv. Zu einzelnen Projekten und Themen lassen sich Kanäle einrichten, in denen die Projekt- und Teammitglieder gemeinsam themenbezogen kommunizieren können. So werden Sie nicht mehr durch lästige Mails in CC gestört, sondern erhalten nur die Nachrichten, die für Sie auch tatsächlich relevant sind. Moderne Messenger für den professionellen Bereich gehen aber weit über gute Chatfunktionen hinaus. Das Teilen von Dokumenten und die Hilfestellung für Kollegen sind im Arbeitsalltag genauso wichtig geworden.

Wir bei juni.com setzen dafür den Messenger Slack ein. Slack hat sich vor allem auf die Kommunikation im Team spezialisiert und ist deshalb für uns das perfekte Tool, um abteilungsübergreifend über gemeinsame Projekte zu kommunizieren. Auch auf Geschäftsreisen und für das Homeoffice hat sich Slack bei uns bewährt. Der Kommunikationsdienst bietet vielfältige Möglichkeiten, wie die Integration von zusätzlichen Apps, RSS-Feeds, einer Erinnerungsfunktion oder einem digitalen Butler, dem Slackbot. Dieser ist programmierbar und kann, ähnlich wie Apples Siri, hinterlegte Informationen als Antwort auf eine Frage (“Wie ist unser Wlan-Passwort”) ausgeben.

Ein weiterer Messenger-Anbieter für das professionelle Umfeld ist HipChat. Aber auch Skype wird in den nächsten Monaten ein spezielles Modul für die professionelle Arbeitswelt herausbringen. Dieses Modul wird sicher auch mal einen Blick wert sein. Skype wird heute in seiner Endkunden-Variante auch schon oft im beruflichen Umfeld eingesetzt, obwohl ein professioneller Messenger deutlich mehr Funktionen bietet. Ganz neu am Markt ist unter dem Namen Facebook Workplace eine von Facebook erstellte Anwendung für die Geschäftswelt, die vor allem Konkurrenz zu Slack aufbaut. Daten und Benutzerkonten sind jedoch von Facebook losgelöst, Probleme mit Datensicherheit sollten also nicht bestehen. Ein weiterer Anbieter für Unternehmenskommunikation ist Yammer, der sich bis jetzt am deutschen Markt noch nicht weitreichend etabliert hat.

 

Effektiver Arbeiten bei der Urlaubsplanung

Auch die Planung von Abwesenheiten in ihrem Unternehmen lässt sich mit digitalen Services deutlich leichter und übersichtlicher gestalten. Wir bei juni.com nutzen dafür Timebutler. Dies ist, ähnlich wie der Dienst absence.io, ein browserbasiertes Tool zur Organisation von Abwesenheiten jeder Art im beruflichen Umfeld. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und kann seinen Urlaubsantrag direkt in eine Kalenderansicht eintragen. Der oder die Vorgesetzte erhält dann eine Komplettübersicht der Abwesenheiten seiner/ihrer Mitarbeiter oder des gesamten Teams. So können nicht nur Urlaubsanträge verwaltet und visuell dargestellt werden, sondern auch Abwesenheiten wie Krankheit, Weiterbildungen oder Sonderurlaube. Damit entfallen lästige Urlaubsanträge in Papierform und es vereinfacht die Koordination von Abwesenheiten, wodurch Sie enorm viel Zeit sparen.

 

Effektiver Arbeiten bei der Projektplanung

Jeder der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat kennt diese Probleme: Deadlines sind nicht im Team kommuniziert, der Fortschritt einzelner Teilprojekte ist nicht auf einen Blick ersichtlich und die Dokumentation ist irgendwo zwischendrin aus dem Fokus verschwunden. Nachdem das Projekt dann doch abgeschlossen wurde, ist kein umfangreiches Reporting möglich, aus welchem ersichtlich ist, wie viele Stunden tatsächlich für einen Arbeitsschritt aufgewendet wurden. Für eine komplexe Projektplanung gibt es eine Reihe umfangreicher Planungssoftware, welche die Lösung für moderne Aufgabenverwaltung und die Planung und Durchführung von Projekten versprechen.

Ticket-Systeme, oder auch „Issue-Tracking-Systeme“, wurden bis jetzt vor allem im IT- und Supportbereich zur Bearbeitung von Kundenanfragen genutzt, aber auch, um die Aufgaben der IT-Projekte unter Entwicklern zu verteilen und die Fortschritte zu erfassen. Wir bei juni.com nutzen diese Ticket-Funktionen aber nicht nur für unsere IT-Projekte, sondern auch in allen anderen Geschäftsbereichen und Abteilungen. Auch bei internen Projekten nutzen wir Tickets um einen Überblick über die aufgewendeten Arbeitsstunden zu erhalten und so ein effektives Controlling zu gewährleisten.

Umfangreiche Filter- und Exportmöglichkeiten bieten starke Reportings, welche einen umfassenden Überblick über aktuelle Projektstände, intern aufgewendete und gebuchte Zeiten oder über die Arbeitszeit der Mitarbeiter liefern.

Aus diesen Daten lassen sich wichtige Schlüsse, beispielsweise über den geplanten Arbeitsaufwand anhand der Daten ähnlicher Aufgaben schließen. Auch dienen die Tickets so als Zeiterfassungssystem für alle Mitarbeiter.

Das System unserer Wahl ist EasyRedmine. Die Software hat uns vor allem aufgrund der vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten überzeugt. Zum Beispiel nutzen wir die CRM Erweiterung, um einzelne Tickets im Vertrieb mit unseren Leads zu verknüpfen. Ebenfalls bietet die Software ideale Voraussetzungen für agiles Projektmanagement, z.B. mit der Einbindung eines Kanban-Boards. So werden Aufgaben visualisiert und Projektstände können noch schneller erfasst werden.

Effektiver Arbeiten bei der persönlichen Aufgabenplanung

So praktisch große Projektmanagement-Tools für die Planung großer Projekte sind, so ineffizient sind sie im Tracking von kleineren Arbeitspaketen oder Einzelaufgaben. Schnell verliert man dann den Überblick, vergisst den Kunden zu informieren oder diese eine wichtige Mail zu schreiben. Während man einzelne Meilensteine im Projekt sehr gut in der Projektmanagement Software herauslesen kann, eigenen sich To-Do-Listen besser für die persönliche Aufgabenplanung.

Wer sich hier nicht auf sein Notizbuch verlassen möchte und seine Notizen lieber digital sichert, findet eine große Auswahl an (auch kostenfreien) Tools. Platzhirsch für Windows und Mac ist hier sicherlich noch Wunderlist, welche auch im Browser funktioniert. Schon in der Free-Version sind alle nötigen Funktionen vorhanden und auch die Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen ist aktiviert. So lassen sich leicht Listen zu einem Projekt zusammenfassen und die Aufgaben nach Projektschritt sortieren. Bei juni.com nutzen wir Wunderlist in den einzelnen Teams als Ergänzung zu EasyRedmine. So z.B. um den Überblick aller Marketingaufgaben zu behalten, diese Kollegen zuzuweisen oder eine Aufgabe per Kommentarfunktion mit hilfreichem Input zu versehen. Ebenfalls lassen sich Dokumente oder Verlinkungen zu einer Aufgabe hinzufügen, so entfällt die zeitraubende Suche nach dem „PDF von letzter Woche“.

Für eher visuell orientierte Menschen und/oder agil arbeitende Teams, gibt es in der Aufgabenplanung das Tool Trello. Hier werden Projektlisten in Form von sogenannten „Boards“ und Aufgaben als „Karten“ angelegt. Diese kann man dann, je nach Fortschritt, von einem Board zum nächsten schieben, bis sie erledigt sind.

 

Contentverwaltung/Dokumentenmanagement & Cloud Speicher

Üblicherweise sind gemeinsam genutzte Dateien auf hauseigenen Servern abgelegt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle Mitarbeiter ihre Dateien auch tatsächlich dort speichern und nicht lokal auf ihrem PC oder Mac. Gerade bei unterschiedlicher Versionierung der Dokumente und verschiedenen Dateiformaten kann dies schnell unübersichtlich werden. Auch das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument erweist sich als kompliziert, weil nicht alle Änderungen in Echtzeit gespeichert werden und für alle Mitarbeiter einsehbar sind.

Moderne Cloud-Systeme helfen hier Ordnung ins Datenchaos zu bringen und machen kollaboratives Arbeiten im Team möglich. Größter Vorteil hierbei: man kann von überall auf seine Dokumente zugreifen und ist nicht auf eine VPN-Verbindung zum Server angewiesen. Ebenfalls lassen sich verschiedene Dateiversionen besser voneinander unterscheiden und mit der Nutzung der Funktion „Versionen verwalten“ auch komplett vermeiden. So ist nämlich automatisch immer die aktuellste Version verfügbar.

Aus diesen Gründen setzen wir bei juni.com auch fast ausschließlich auf GoogleDrive als Ort für die zentrale Dateiablage. Vor allem die umfangreiche und schnelle Suchfunktion inkl. praktischen Suchparametern erleichtern die tägliche Arbeit enorm und sparen Zeit. Ebenfalls sind wir angetan von der automatischen Speicherung der Daten und der Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Word „unerwartet beendet“ hat und das fast fertig ausgearbeitete Konzept verloren war, da man in der letzten Stunde vergessen hatte zwischenzuspeichern.

Besonders die in Google Drive integrierte Text-, Tabellen- und Präsentations-Software macht Word, Excel und Powerpoint tatsächlich große Konkurrenz. Auch wenn letztgenannte heutzutage ebenfalls ein Cloudsystem enthalten, ist Google Drive für unsere Zwecke nach wie vor praktischer und benutzerfreundlicher.

Gerade zum gemeinsamen Erstellen von reinem Content sind Online-Dienste sehr gut geeignet. Natürlich mangelt es den Google-Pendants zu Word, Excel, PowerPoint und Co. an einigen wichtigen Funktionen der Windows-Vorbilder, jedoch sind sie im Zeitalter des digitalen Contents mit allen notwendigen Features ausgestattet. Weitere Cloud Systeme fürs Dokumenten Management sind box, Dropbox und owncloud.

Fazit

Digitale Tools und Online-Dienste können den modernen Büroalltag deutlich erleichtern. Sie können effektiver arbeiten! Um das Potenzial voll auszuschöpfen, kommt es hier auf die passende Auswahl der Tools und deren sinnvolle Kombination an. Programme sind immer nur so gut oder schlecht wie der User, der diese bedient. Daher muss jeder für sich einen eigenen Arbeitsmodus finden und digitale Helfer daran anpassen und sie in den Workflow integrieren. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit der Auswahl an Tools und Diensten einen groben Überblick über die Fülle des aktuellen Angebots auf dem Markt geben und Sie dazu inspirieren, Ihren Arbeitsrhythmus aus einer neuen Perspektive zu sehen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und auf weitere Fragen zur digitalen Arbeitsweise, gerne in Form von Kommentaren zu diesem Beitrag oder in Form einer schnellen E-Mail an info@juni.com.