Das Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz

Ein harter Schlag für Wissenschafts- und Fachbuchverlage

Mit der Verabschiedung des Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz müssen jetzt vorallem wissenschaftliche Verlage mit großen Umsatzeinbußen zu rechnen.
Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zum neuen Gesetz und erfahren Sie, wie wir bei juni.com die neuen Vorschriften bewerten.

Lesezeit ca. 10 Minuten

Kommentar von Theo Müller / Mitarbeiter Marketing

Der Bundestag hat am Freitag, den 30. Juni 2017 das Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz (UrhWissG) beschlossen. Der 30. Juni war übrigens der letzte Sitzungstag des Bundestages vor der Sommerpause und somit die letzte Chance in dieser Legislaturperiode vor den Bundestagswahlen im September 2017, das heiß diskutierte Gesetz umzusetzen. Dieses Gesetz ändert das bestehende Urheberrechtsgesetz mit dem Ziel gewisse Nutzungen im Bereich Bildung und Wissenschaft gesetzlich zu erlauben, ohne dass es dafür einer Zustimmung des Rechteinhabers bedarf. Bisher war das zwar auch schon in gewissen Fällen möglich, aber nicht klar durchschaubar und verbunden mit großen Rechtsunsicherheiten.

Nutzungen ohne Zustimmung der Rechteinhaber

Im folgenden ein Überblick über die wichtigsten neuen Regelungen:

  • Mit Inkrafttreten des Gesetzes ab März 2018 dürfen bis zu 15 % eines Werkes bei der Nutzung im Rahmen von Bildungseinrichtungen ohne Zustimmung der Rechteinhaber verwendet werden.
  • Weiterhin können bis zu 10% eines Werkes für Sammlungen von Unterrichts- und Lehrmaterialien genutzt werden (z.B. für Semesterapparate).
  • Bis zu 15% eines Werkes dürfen im Rahmen von wissenschaftlicher Forschung vervielfältigt werden und hier einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht werden.
  • Bis zu 75% eines Werkes dürfen im Rahmen von wissenschaftlicher Forschung vervielfältigt werden, sofern dies für die eigene (interne) Nutzung geschieht.
  • Bibliotheken dürfen 100% der Werke vervielfältigen und Bibliotheken-Nutzer dürfen dann pro Sitzung 10% des vervielfältigten Werkes nutzen.

Vergütungsanspruch ungeklärt

Bei diesen doch sehr umfangreichen Nutzungsrechten, stellt sich natürlich die Frage, zu welchem Gegenwert diese Nutzung geschehen soll. Das Gesetz legt für diese eine “angemessene Vergütung” der Rechteinhaber fest, welche nach einer Pauschalregelung getroffen werden soll. Was denn nun “angemessen” genau heißen soll und wie diese Pauschalregelung genau funktioniert wird im Weiteren von den Verwertungsgesellschaften definiert werden müssen. Jedoch fehlt es auf EU-Ebene dafür aktuell an Rechtsgrundlagen. Viele Verlage stehen jetzt vor der Frage, wie diese Pauschalvergütung konkret aussehen soll. Das Gesetz noch vor einer klaren Regelung auf EU Ebene zu beschließen war letztendlich ein Schnellschuss.

Lizenzierung 2.0 oder Pauschalen?

Im Grunde funktionieren die Publikationsstrukturen in Deutschland gut. Das neue Gesetz wird diese nun aushebeln. Überhaupt stellt sich die Frage, ob heute im digitalen Zeitalter Pauschal-Beteiligungen wirklich der Weisheit letzter Schluss sind. Technische Möglichkeiten zur Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Nutzung gibt es theoretisch genug. Das Problem scheint nur bei der Umsetzung zu liegen. Ein Pilotprojekt zur Abrechnung von Einzellizenzen wurde im Wintersemester 2014/2015 an der Universität Osnabrück in Gemeinschaft mit der VG Wort durchgeführt. Hier wurden Einzelnutzungen über eine zentrale Eingabemaske erfasst. Es sollte der Mehraufwand für die Lizenzierung von Einzelnutzungen ermittelt werden. Das Projekt kam zum Ergebnis, dass die Einzelerfassung zu aufwendig sei und die Gefahr besteht, dass Kosten und Aufwand für die Erfassung der Lizenz teurer sind, als die Lizenzgebühren selbst. Hier stellt sich aber die Frage, ob wirklich alle technischen Möglichkeiten ausgereizt wurden, um das Lizenzsystem wirklich einfach und praktikabel zu gestalten.

Ein Gedankenexperiment

Dazu ein kleines Gedankenexperiment: Die UrhWiss-App. Mit dieser App könnten Wissenschaftler einfach die verwendeten Seiten aus Büchern mit dem Smartphone abfotografieren. Ein Texterkennungsprogramm würde dann das Werk erkennen und leitet die Lizenz automatisch weiter. Durch ein intuitives System, auch per Spracherkennung, wird in der App angegeben von welcher Anzahl Personen das Werk genutzt wird. Bei Texten in digitaler Form könnte direkt über die zugehörigen Metadaten die Lizenzierung erfolgen. Der Arbeitsaufwand für die Wissenschaftler wäre eine Sache von Sekunden.

Blockchain-Technologie könnte das ganze Verfahren noch mal einfacher und exakter gestalten. Die Blockchain ist eine dezentrale Datenbank, mit der sich unter anderem unveränderliche und transparente Lizenzierung von Daten umsetzen ließe.

Jedoch liegt heutzutage nur ein sehr kleiner Teil aller veröffentlichter Texte in geeigneter Datenform vor, sodass damit eine solche umfassende Texterkennung aktuell noch nicht möglich wäre.

Hier müsste noch einiges an Vorarbeit geleistet werden. Es müssten weitere Modelle und Prototypen getestet werden, um dieses Gedankenexperiment realisieren zu können. Try and Error lautet das Leitprinzip zur Entwicklung von Lösungen in der digitalen Welt und das gilt nicht nur für Geschäftsmodelle in der freien Wirtschaft.

Der Eintritt in die digitale Wissensgesellschaft passiert eben nicht von heute auf morgen und schon gar nicht mit einem noch schnell vor dem Ende der Legislaturperiode durch den Bundestag gepeitschtem Gesetz.

Big Data und Text Mining

Ein weitere Interessante Vorschrift im neuen Gesetz könnte allerdings eine Grundlage für die oben im Gedankenexperiment vorgeschlagene Lösung des Datenproblems bei der Einzellizenzierung schaffen. Durch das Gesetz wird nun sogenanntes Text Mining im nicht-kommerziellen und wissenschaftlichen Rahmen erlaubt. Text Mining bezeichnet die durch Algorithmen gesteuerte Analyse von Texten. Das Ursprungsmaterial darf nach dem neuen Gesetz auch automatisiert und systematisch vervielfältigt werden. Im Zeitalter von Big Data und einer gewaltigen Zunahme an digitalen Informationen, sind gesetzliche Vorschriften zu diesem Einsatzgebiet dringend notwendig. In dieser Hinsicht hat das UrhWissG durchaus ein positives Zeichen gesetzt.

Somit dürfen Texte nun umfassend analysiert werden, ohne dass einzelne Lizenzen ausgehandelt werden müssen. Wenn somit alle wissenschaftlichen Texte analysiert und digitalisiert sind, könnten diese mit entsprechenden Nachjustierungen des Gesetzes und der richtigen Technologie auch wie im oben aufgezeigten Gedankenexperiment einfach für weitergehende Nutzungen lizenziert werden. Das ist sicherlich noch viel Konjunktiv aber ein Grundstein hierfür ist damit erst einmal gelegt.

Das Gesetz als Testballon

Ungewöhnlich am Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz ist die Tatsache, dass die Wirksamkeit auf eine Frist von fünf Jahren, also bis 2023 festgelegt wurde. Das Gesetz soll vier Jahre nach Wirksamwerden auf seinen Erfolg hin überprüft werden. Tatsächlich sind 4 bis 5 Jahre aber eine durchaus lange Zeit, um die deutsche Verlagswelt nachhaltig zu schädigen. Warum ausgerechnet vier Jahre bis zu Evaluation gewartet werden soll, ist nicht wirklich schlüssig. Auffällig ist natürlich, dass die Entscheidung damit in die übernächste Legislaturperiode verschoben wurde.

Spielt die Verfassung eigentlich mit?

Letztendlich bestehen beim Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz auch noch verfassungsrechtliche Fragen denn die Regelungen könnten grundgesetzwidrig sein, da sie sowohl in das Eigentumsrecht als auch in die Wissenschaftsfreiheit eingreifen.
Das Eigentum der Verlage wird verletzt, weil die neuen Regelungen einer Teilenteignung der Verlage gleich kommen könnten. In die Wissenschaftsfreiheit wird eingriffen, indem die wirtschaftliche Grundlage für wissenschaftliche Publikationen aufgeweicht wird.

Dem gegenüber soll die Wissenschaftsfreiheit von den neuen Regelungen profitieren, da nun klare Regelungen für die Verwendung von Literatur für wissenschaftliche Zwecke geschaffen wurden.

Der verfassungsrechtliche Grundsatz der praktischen Konkordanz beschreibt bei Gegenüberstellung zweier Rechtsgüter die Findung einer Problemlösung, mit welcher beide Positionen so weit zurücktreten müssen, damit beide noch ihre optimale Wirksamkeit entfalten können. Ob das Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz diesen Spagat zwischen Wissenschaftsfreiheit und Eigentumsgarantie wirklich herstellt, kann nach der aktuellen Faktenlage bezweifelt werden.

Wie groß die Eingriffe in das Grundgesetz aber tatsächlich sind und ob diese zu einer Aufhebung des Gesetzes führen würden, muss nun auf juristischem Wege überprüft werden. Der Börsenverein hat eine Prüfung diesbezüglich angekündigt. Es bleibt spannend.


Kommentar von Robert Görlich / Geschäftsführer

Den wissenschaftlichen Verlagen wurde in den letzten Jahren durch die vielen Veränderungen (z.B. durch die Digitalisierung oder wegfallender Beteiligungen an der VG Wort) die Arbeit erschwert. Das neue Gesetz schafft weitere Unklarheiten, zusätzliche Verwaltung und dadurch zusätzliche Kosten, die am Ende des Tages zu Lasten aller Beteiligten gehen. Insbesondere die VG Wort Problematik hat gezeigt, dass es nicht sinnvoll ist Vergütungen zu zentralisieren, sondern eine gesunde Wettbewerbssituation zu ermöglichen. Der Verlag wirbt um Autoren, Autoren suchen sich einen Verlag, Inhalte konkurrieren um das Rezipieren der Leser und deren Bewertung. Die globalen Plattformen werden am Ende des Tages dank schwammiger Gesetze Nutznießer sein.

Millennials – Die digitale Zielgruppe erobern

Welche Nutzergruppen sind die digitalen Konsumenten für Verlagsprodukte? Wie lassen sich diese erreichen und wie können passende Geschäftsmodelle entwickelt werden?

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Das Wachstum des E-Book-Marktes stagniert, die Steigerung des E-Book Anteils am Markt geht nur noch in kleinen Schritten voran. Eine wahre Marktdurchdringung bleibt bis jetzt aus. Entsprechend wurden viele Investitionen der Verlage im digitalen Bereich zurückgefahren.

Wenn bisher ein neues Medium auf den Markt kam, galt die Devise: Kopiere die Inhalte eines alten Mediums auf ein Neues – mit der Marktdurchdringung wird das Geschäftsmodell rentabel.

Bei uns in der Verlagsbranche war solch ein Medientausch zuletzt das Pressen von Büchern in Einsen und Nullen anstatt auf Papier. In der Musikbranche war dies der Wechsel von der Vinyl-Schallplatte auf die CD und dann auf die mp3. Hierbei sind Inhalte und Nutzung dieselben geblieben, lediglich das Medium änderte sich. Bis vor ein paar Jahren hat dieser durch technische Innovationen getriebene Medienwechsel auch noch gut funktioniert. Dieses Paradigma eines simplen Medientausches gilt heute nicht mehr. Die Musikindustrie musste diese unangenehme Erfahrung deutlich vor der Verlagsbranche machen – ohne Buchpreisbindung im Rücken, dafür aber mit einer deutlich progressiveren Zielgruppe im Visier. Aktuell setzt sich unlimitiertes Streaming von Musik durch. Der Umsatz mit Downloads, dem Pendant des E-Books, sinkt. Physische CD-Verkäufe sind längst in einer Krise. Bei der Vinyl geht es jedoch wieder Bergauf. In Schweden ist die Vinyl inzwischen nach dem Streaming der zweitstärkste Umsatzbringer des Tonträgermarktes. Eine kleine aber zahlungskräftige Nische von Sammlern, die hochwertige haptische Produkte in der Hand halten wollen, könnte die Gegenbewegung zur digitalen Kultur sein.

Der Massenmarkt jedoch wird unwiederbringlich digital. Ähnlich geht es der Filmindustrie mit Netflix und Co. Neue Medien schaffen neue Nutzer und Nutzungswelten, sodass andere Zielgruppen angesprochen werden und frühere Erkenntnisse zum Konsumverhalten obsolet erscheinen. Bei einer solchen Entwicklung spricht man gerne von der Disruption eines Wirtschaftszweiges. In der Verlagsbranche scheint dieser Wandel noch nicht umfassend präsent zu sein. Die digitale Zielgruppe ist aber längst weitergereist.

Millennials und Digital Natives sagen Bye Bye zum Buch

Millennials sind die zwischen 1980 und 1999, also die kurz vor dem Jahrtausendwechsel, dem Millennium, auf die Welt gestolperte Generation. Diese Generation ist wie selbstverständlich mit Computern, Handys, Facebook und Online-Dating aufgewachsen. Synonym neben dem Millennial-Begrif steht die Bezeichnung  Digital Native.

Jene Generation scheint für den Verlagsmarkt eine schwierige Zielgruppe zu sein. Zu vielfältig sind die Konkurrenzangebote von Netflix, Steam, Spiegel Online und Co auf dem Unterhaltungsmarkt, der um die Aufmerksamkeit der jungen Zielgruppe buhlt. Das althergebrachte Buch hat es schwer dagegen anzukommen. Dabei ist es egal, ob das Buch auf toten Bäumen gedruckt wurde oder auf dem Tablett flimmert – es gibt für die Millennials heute interessantere Möglichkeiten sich unterhalten zu lassen, seine Zeit zu verbringen und Informationen zu konsumieren. Aber auch junge Leute lesen doch noch Bücher, möchte sich jetzt sicher der ein oder andere Leser dieser Zeilen mokieren. Das ist natürlich nicht zu leugnen, Fans vom geschriebenen Wort gibt es in jeder Altersstufe. Doch ist der Markt für Millennials, die digitale Verlagsprodukte konsumieren, nahezu gesättigt. Wer in der Altersgruppe der 18- bis 39-Jährigen kein E-Book liest, der wird dies auch in Zukunft nicht tun. Neue Geschäftsmodelle sind gefragt!

Die Millennials in Daten

Um Geschäftsmodelle für die digitale Zielgruppe zu entwickeln, muss man sie und ihre Lebenswelten verstehen und kennen. Laut Statistik sind Millennials täglich 2,8 Stunden online, also aktiv mit dem Internet verbunden. Das sind wöchentlich circa  20 Stunden. Die meiste Zeit davon wird übrigens an mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets verbracht. 63 Prozent der Millennials sind täglich in Sozialen Netzwerken unterwegs. Vier von fünf Millennials kaufen im Netz ein, nutzen dabei allerdings selten Shopping-Apps. Bei den Millennials sitzt das Geld wesentlich lockerer als bei den Vorgängergenerationen. Es wird weniger gespart und mehr ausgegeben. Die Generation konsumiert gerne und vielfältig. Hochpreisige Produkte werden insbesondere konsumiert, wenn damit Zeit gespart werden kann oder diese eine hohen Marken- und Imagewert besitzen. Mehr als drei Viertel gibt lieber Geld für spannende temporäre Erlebnisse aus, als für dauerhafte Besitztümer. Der Zugang zu Produkten und Dienstleistungen ist deutlich wichtiger als der physische Besitz. Streaming-Angebote wie Spotify und Netflix  bieten zu diesem Konsumverhalten das richtige Geschäftsmodell.

Wichtiger als Zahlen aus der Marktforschung ist jedoch das Bewusstsein über die Lebenswelt der jungen Generation. Lassen Sie sich deshalb doch einfach mal Snapchat von Ihren Kindern erklären – Dieses Gespräch wird Sie näher an die Zielgruppe bringen als jede Marktstudie. Und an Ihre Kinder sowieso.

Welche Technologien sind gefragt?

“Mobile First!” ist der Schlachtruf, um die Zielgruppe der Millennials zu erobern. Anwendungen müssen primär mobil existieren und funktionieren. Die stationäre Desktop-Anwendung ist eine Funktionserweiterung und sammelt die Late-Adopter der Generation 40+ ein. Ob eigene App oder mobile Browser-Anwendung hängt von vielen Faktoren ab. Die eigene App ist nicht automatisch das geeignete Produkt. Jedes Geschäftsmodell fordert eine Einzelfallentscheidung.

Ohne das Buzzword “Big Data” geht heute auch nicht mehr viel, schon gar nicht wenn Anwendungen für eine so vielschichtige und gleichzeitig so digitale Zielgruppe wie die Millennials geschaffen werden sollen. Der richtige Einsatz von Daten ist bei digitalen Geschäftsmodellen unerlässlich. Die Hemmschwelle zur Preisgabe persönlicher Daten ist in der Generation der Millennials niedrig. Ein modernes Geschäftsmodell muss Daten sammeln und auswerten können. Neben komplexen Datenbankstrukturen ist das Know-How und die Empathie gefragt, um diese Daten zur Verbesserung des Geschäftsmodells zu nutzen.

Ein spannendes Geschäftsmodell für Millennials – Aber wie?

Nachdem Sie nun die Millennials kennen gelernt haben, ist Ihre Kreativität gefragt. Bevor Sie sich daran machen, spannende Geschäftsmodelle zu entwickeln, gilt es vorab einige Fragen zu beantworten:

  • Welche bestehenden Produkte Ihres Verlages bieten Potential für eine Vermarktung zugeschnitten auf die Millennials?
  • Welche neuen und attraktiven Inhalte  können Ihre Autoren liefern? Und nein, All-Age Belletristik ist hier nicht das Ende der Fahnenstange!
  • Wo liegt das Potenzial Ihres Verlages, um bei den Millennials zu punkten?
  • Haben Sie einen IT-Experten im Verlag, der Spezialist für mobile Anwendungen ist? Falls nein, wie können Sie einen solchen Spezialisten einstellen oder die Umsetzung outsourcen?
  • Mit welchen Agenturen und externen Dienstleistern wollen Sie das Projekt umsetzen und wie können diese Sie bereits während der Konzeption unterstützen?
  • Ist Ihre Marketingabteilung gut für Social-Media-Kampagnen ausgebildet?
  • Haben Ihre Kinder Ihnen Snapchat erklärt?

Ok, dann kann es losgehen!

Umso umfangreicher Sie diese Fragen beantworten können, desto mehr Ideen und Möglichkeiten für Geschäftsmodelle werden Ihnen in diesem Prozess einfallen. Sammeln Sie Ideen und stellen Sie diese der jungen Zielgruppe vor. Interviewen Sie Menschen aus der Millennials-Generation. Fragen Sie gezielt nach der Nutzung Ihrer Geschäftsmodelle. Hier lohnt es sich schon einmal in einen Prototypen zu investieren, anhand dem die Idee plausibler demonstriert werden kann. Das Feedback aus der Zielgruppe wird Ihnen wichtige Informationen und Daten (Stichwort “Big Data”!) liefern, um Ihre Ideen zu präzisieren. Ohne Feedbackschleifen werden Geschäftsmodelle gnadenlos scheitern. Ein Beispiel ist StudiVZ, das von Millennials selbst erfolgreich am Markt etabliert wurde und nach der Übernahme durch die alten Herren der Holtzbrinck Gruppe legendär abgestürzt ist. Die Wünsche und Bedürfnisse der Zielgruppe hat das Original Facebook besser erkannt und umgesetzt.

Daten sammeln, Feedback einholen und weiterentwickeln – das sollte nun Ihr Credo sein. Dieser Prozess muss ständig von neuem angestoßen werden, um Ihr Geschäftsmodell anhaltend auszubauen und zu verbessern.

Trauen Sie sich unausgereifte und kantige Ideen direkt am echten Markt zu testen. Nur so werden Sie die nötige Erfahrung mit den Digital Natives sammeln. Try and Error ist das gefragte Prinzip. Arbeiten Sie mit A/B-Tests und nutzen Sie jede Möglichkeit zur Evaluierung von Änderungen. Digitale Anwendungen reifen heute beim Nutzer.

Um all dies umzusetzen sind Unternehmenskulturen gefragt, die den ständigen Wandel unterstützen, Neugier und Wissenszuwachs fördern und vor allem Mitarbeiter aus der Generation der Millennials Willkommen heißen.

Seien Sie mutig, probieren Neues aus und verabschieden Sie sich von althergebrachten Strukturen und Paradigma der Verlagsbranche – die digitale Zielgruppe wird Ihnen gehören!

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Haben Sie noch Fragen oder haben Sie Interesse an der Entwicklung von Geschäftsmodellen für die junge Zielgruppe?

Kontaktieren Sie uns gerne mit per Email (info@juni.com) oder telefonisch unter +49 (0) 69 50 77 578 0.

Content mobile first

Wie könnten Buchverlage auf mobilen Geräten stattfinden? Ein Aufruf zum Umdenken und Hinterfragen von Geschäftsmodellen.

Ca. 8 Minuten Lesezeit

Internetfähige Mobilgeräte hat heutzutage fast jeder. Offenes W-Lan wird dank der neuesten Gesetzesinitiativen auch bald in Deutschland sicher und legal genutzt werden können. 2016 nutzten 49 Millionen Menschen in Deutschland ein Smartphone. E-Books werden vor allem auf mobilen Geräten wie Tablets und E-Book-Readern gelesen. Im Oktober 2016 überholte erstmalig im weltweiten Vergleich die mobile Web Nutzung die Nutzung vom Desktop aus.

Für viele Innovationen aus der Tech-Branche gilt diesem Trend folgend die Philosophie, zuerst die mobile Anwendung an den Markt zu bringen. Desktopgeräte werden nach dieser „mobile first“-Strategie erst im zweiten Schritt bedient. Trotz der Dominanz mobiler Endgeräte, schöpft die Verlagsbranche das Potential des mobilen Marktes häufig nicht aus und arbeitet nach altbekannten Mustern und Strategien. Es gilt also Geschäftsmodelle neu zu denken und sie den Anforderungen einer mobilen und technisch versierten Gesellschaft anzupassen. Die Disruption der Verlagsbranche steht noch vor der Tür.

Weniger ist mehr – nicht nur für kleine Bildschirme

Nach wie vor herrscht vielerorts das Missverständnis, dass mobile Anwendungen einfach das skalierte Original sind. Es wird versucht, die Inhalte auf einen kleineren Bildschirm zu pressen. Doch dieses Konzept scheitert an den erprobten Maximen moderner Usabiltiy-Konzepte ebenso wie an den ästhetischen Anforderungen zeitgemäßen Designs für mobile Endgeräte.

Die Art und Weise wie mobil interagiert und konsumiert wird unterscheidet sich grundlegend von der Anwendung am festen Rechner mit großem Bildschirm. Die Aufmerksamkeitsspannen der Benutzer sind noch einmal deutlich kürzer als ohnehin schon im Internet. Bedienbarkeit und Navigation unterliegen durch kleinere Bildschirme, fehlender Tastatur oder den Möglichkeiten von Sprachsteuerung anderen Rahmenbedingungen.

Diese Veränderungen dürfen nicht als Hindernis sondern als Chance verstanden werden. Effiziente und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen ausgerichtete Bedienkonzepte  führen mobil häufig zu minimalistischen Anwendungen.

Eine „mobile first“ Philosophie ist also schon in der Konzeptionsphase ein Ansatz um geradliniger zu arbeiten und sich auf die essentiellen Funktionen zu fokussieren. Diesen Ansatz vom User Interface auf die Inhalte auszuweiten wird die Geschäftsmodelle der Verlagsbranche in Zukunft maßgeblich bestimmen.

Welche Inhalte werden mobil konsumiert?

Prinzipiell kann nahezu jeder Inhalt mobil konsumiert werden. Selbst Sach- und Fachliteratur, die hauptsächlich im Arbeits- und Forschungsumfeld von Bedeutung ist, muss heute mobil verfügbar und an Verwendungskontext angepasst sein.

Da auch der moderne Arbeitsmarkt mehr Mobilität und Flexibilität verlangt, müssen professionelle Inhalte und Anwendungen ebenfalls mobil funktionieren. Egal ob vom Home-Office gearbeitet wird oder die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen unterwegs sind, das Ziel der Nutzer ist es, mobil genauso effizient wie an einem festen Arbeitsplatz zu arbeiten.

Bei der Auswahl und Aufbereitung der Inhalte gilt daher: Inhalte erhalten in der mobilen Anwendung im Gegensatz zum Desktop-Rechner oder auf dem Papier eine ganz andere Relevanz als ein gedrucktes Werk. Nachrichten und tagesaktuelle Informationen sind hier wichtiger als alte und bekannte Inhalte, auch wenn Sie neu aufgelegt wurden.

Warum nicht auch einzelne Kapitel aus einem Buch sofort nach Fertigstellung oder in regelmäßigen Abständen „mobile first“ veröffentlichen? Die Möglichkeiten sind unbegrenzt.

Wie werden Inhalte mobil aufbereitet?

Aufgrund der verkürzten Aufmerksamkeitsspanne, die digitalen Medienprodukten in der Regel zukommt, wird von Inhalten im mobilen Kontext erwartet, direkter und schneller auf den Punkt zu kommen.

Wie bereits weiter oben angeführt, stellt die kapitelweise, in regelmäßigen Abständen veröffentlichte mobile Publikation einen möglichen Ansatz dar. Autoren und Verlage sehen sich dabei einer neuen Herausforderung ausgesetzt. Viele kurze Kapitel müssen verfasst werden, die für sich funktionieren aber trotzdem das Interesse auf das Lesen in Fortsetzungen wecken.

Während in der alten statischen Welt der Inhalte der Autor der Schöpfer des großen Ganzen war, ist er in der neuen mobilen Welt der Schöpfer vieler kleiner Teile, die Teil für Teil zu einem konsistenten großen Ganzen wachsen.

mobile first – Marketing & Erfolgsmessung auf einem neuen Level

Mobile Anwendungen eignen sich sehr gut, um Nutzerdaten zu messen. Grundsätzlich kann man anhand GPS und weiterer Daten konkrete Rückschlüsse auf den Kontext der Nutzung ziehen. Gesammelte Daten lassen sich zum einen für das Marketing und zum anderen auch zur Erfolgsmessung von Produkten und Publikationen verwenden.

Folgende Fragen lassen sich mit dem geschickten Einsatz von Daten beantworten:

Sind die Leser wirklich an dem Thema interessiert?
Werden die Inhalte bis zum Ende gelesen?
Welche Zielgruppe ist an den Inhalten interessiert?
Wie und wann wird auf die Inhalte zugegriffen?

Mit einer Vielzahl von Daten werden Grundlagen geschaffen, auf denen weitere Themen evaluiert werden können. Außerdem liefern die Fragestellungen wertvolle Erkenntnisse für das Marketing um die richtigen Zielgruppen anzusprechen. Inhalte und Anwendungen mit einer “Mobil first” Philosophie zu entwickeln heißt folglich auch immer abzuwägen, welche Daten benötigt werden und wie diese am besten ausgewertet werden.

Crossmediale Reichweite

Reichweite, die an Werbekunden und Kooperationspartner vermarktet wird, kann ein Geschäftsmodell erweitern oder sogar ein eigenes neues Geschäftsmodell sein. Diese Reichweite ist heute deutlich wertiger, wenn sie “crossmedial” über verschiedene Kanäle nachgewiesen werden kann.

Die Verknüpfung schafft Mehrwerte, die von den Werbekunden dankbar angenommen werden und gleichzeitig die eigenen Vermarktungswege und Berührungspunkte zum Endkunden erweitert. Die Summe an Empfängern kann durch eine mehrgleisige Strategie in eine höhere Kontaktqualität überführt werden. Wird die Werbebotschaft dann noch kontextbezogen angepasst, können dank der crossmedial optimierten Qualität- und Quantität der Werbemaßnahmen letztendlich deutlich bessere Konversionsraten erreicht werden.

Umdenken ist gefragt

Hat man als Content-Produzent zuerst die mobile Verwendung von Inhalten in den Vordergrund gestellt, entwickelt sich daraus eine neue Herangehensweise an die Konzeption und Produktion von Inhalten. Dieser Ansatz führt zu neuen Denkstrukturen, welche wiederum die Grundlage für Innovationen legen. Gleichzeitig eröffnet das Weiterdenken von Geschäftsmodellen auf Unternehmensebene neues strategisches Potenzial.

Was bedeutet das für Sie?

Ob eine “mobile first” Strategie für Ihr Verlagshaus vordergründig Sinn macht oder nicht, hängt von vielen individuellen Fragestellungen ab. Vielleicht sind es ja auch nur einzelne Produktbereiche, die sich dafür eignen. Bei der Beantwortung dieser Fragen kann Ihnen sicher auch ein technologisch versierter externer Partner mit dem Blick von außen weiter helfen.

In jedem Fall würde sich eine solche Strategie operativ auf alle Geschäftsbereiche niederschlagen: Vom Lektorat bzw. der Redaktion über die Programmleiter, das Marketing- und Vertriebsteam bis hin zur Verlagsleitung.
Unter Berücksichtigung der gesellschaftlichen Entwicklung und dem Nutzungsverhalten kommender Generationen, sind Sie gut beraten sich zumindest mit der Philosophie des “mobile first” Ansatzes zu beschäftigen und entsprechende Potenziale für Ihr Unternehmen zu erforschen.

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Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt – eCommerce Teil 1

Worüber Sie sich Gedanken machen sollten, bevor Sie einen Dienstleister mit ins Boot holen. Ein Leitfaden für die Realisierung von einem Webshop Projekt – Teil 1

Ca. 5 Minuten Lesezeit

Wir arbeiten zurzeit an einer Artikelreihe zum Themenschwerpunkt eCommerce. Der vorliegende ist ein erster Einstieg, auf den wir weiter aufbauen. Stück für Stück werden wir alle Bereiche erarbeiten, die wir aus der Praxis für ein Webshop Projekt gemeinsam mit unseren Kunden identifiziert haben. Die aus unserer Praxiserfahrung gewonnenen Erkenntnisse möchten wir gerne mit Ihnen teilen und freuen uns auf den Erfahrungsaustausch mit Ihnen.

Für Feedback, konstruktive Kritik oder auch konkrete Fragestellungen können Sie sich gerne per E-Mail oder Xing an mich werden.

Für wen ist der Artikel geeignet?

Der Artikel ist für Sie dann interessant, wenn sie eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das schon ein oder mehrere Produkte hat und sich mit der Anschaffung eines eigenen Webshops beschäftigt, gerade im Begriff ist mit einem Projekt zu beginnen oder einen Neustart angehen will und offen für ein frisches Herangehen ist.

Was wird darin behandelt?

Nach wie vor besteht weitläufig der Glaube, ein schönes Design und eine möglichst allumfassende Software reichen aus, um einen erfolgreichen Webshop auf die Beine zu stellen. Vor allem in den Branchen, deren Kerngeschäft nicht im eCommerce liegt. Welche Herangehensweise erfolgversprechender und schlussendlich befriedigender für Sie ist, stelle ich hier vor.

Viel gehört, oft zitiert und immer schön zu lesen, schafft Hermann Hesses Gedicht “Stufen” auch hier die richtige Einstellung für den Einstieg in den eigenen Webshop:

Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne,

(Der uns beschützt und der uns hilft, zu leben.)

Es lohnt sich durchaus diesen flammenden Appell gegen das Verweilen in Komfortzonen häufiger zu lesen. Daher sei allen der Link zum vollständigen Gedicht ans Herz gelegt.

Ihr Webshop Projekt: Ideen sollten nicht nur Ideen bleiben

Alle Ideen, seien sie noch so großartig, scheitern am ehesten an der Zielsetzung. Viele werden jetzt denken: “Moment. Das sollte wohl eher ‘an der Umsetzung’ heißen.” Aber selbst die Umsetzung scheitert eher an fehlenden oder widersprüchlichen Zielsetzungen als an einer per se schlechten Umsetzung.

Egal wie genial Ihre Idee sein mag, wenn Sie so starten müssen, sollten Sie Ihr Vorhaben noch einmal überdenken. Das gilt leider nicht nur für Webshops.

Webshop Projekt GooglesucheNicht, dass etwas gegen Google einzuwenden wäre. Aber die beste Suchmaschine der Welt kann Ihnen nicht helfen, wenn Sie ihr nicht die richtigen Fragen stellen oder sich nicht bewusst sind, welche Fragen Sie eigentlich stellen wollen. Dieses Prinzip gilt übrigens sowohl für Suchmaschinen als auch für Berater. Und machen wir uns nichts vor, “Wie erstelle ich einen erfolgreichen Webshop?” ist nicht die Frage, mit der Sie beginnen sollten.

Design – heiliger Gral oder Sackgasse?

Viele beginnen beim Design. Das gilt vor allem für die Branchen, die es bislang kaum bis gar nicht gewohnt waren, direkten Kundenkontakt zu pflegen. Also für diejenigen, die Marketing entgegen eigener Lippenbekenntnisse noch als Instrument sehen, die Menschen da draußen zu beschallen und möglichst auf die eigenen Produkte aufmerksam zu machen. Aber dann, wenn die Produkte erst einmal gekauft wurden, dann bitteschön wollen sie nichts mehr von ihren Kunden hören.

Manche werden dabei noch folgenden Gedanken im Ohr haben:

“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.”

Dieses Bonmot wird Henry Ford zugeschrieben. Im Harvard Business Review gibt es für Interessierte einen kurzweiligen Artikel von Patrick Vlaskovits aus 2011, der in einer Schlußfolgerung mündet, die sich jeder Unternehmer zu Herzen nehmen sollte:

“The real lesson learned was not that that Ford’s failure was one of not listening to his customers, but of his refusal to continuously test his vision against reality, which led to the Ford Motor Company’s failure of continuous innovation, resulting in a catastrophic loss of market share from which it never recovered.”

Ziele zu setzen (in Fords Fall eine Vision) und diese mit der Realität abzugleichen, sollte zum Grundwerkzeug jedes Unternehmens gehören. Da wir in einem kapitalistischen System leben und abhängig sind von den Umsätzen und Gewinnen, die wir darin erwirtschaften, müssen alle Ziele über kurz oder lang eine wirtschaftliche Komponente abdecken.

Wer dennoch mit dem griffigsten Element, dem Design, beginnt, sollte sich spätestens dann ihrer Fragestellungen bewusst sein und diese selbstkritisch ausarbeiten. Eine Website oder ein Webshop sollte niemals (nur) dafür genutzt werden das eigene Gefühl von Ästhetik oder die eigene Eitelkeit zu befriedigen. Ein Webshop ist immer nur Mittel zum Zweck.

Themen für Ihre Ziele

Ziele müssen erreichbar sein oder zumindest nur knapp außerhalb des erreichbaren Horizonts liegen, um die Motivation, sie zu erreichen, hoch zu halten. Und Ziele müssen gegeneinander priorisiert werden.

Ein Webshop sollte nicht als Alibi angelegt werden, nur weil die Konkurrenz auch einen betreibt. In der Regel wissen wir nicht, wie gut oder schlecht der Webshop der Konkurrenz funktioniert – umso fahrlässiger wäre es, sich mit ungewissem Ausgang daran zu orientieren. Bleiben Sie daher bei Ihren eigenen Zielen und bleiben Sie realistisch.

Inhaltlich sollten Ihre Ziele zumindest folgende Themen abstecken:

  • Kunden (Zielgruppen)
  • Produkte (Qualität)
  • Prozesse (Service)
  • Alleinstellungsmerkmale (Konkurrenz)
  • Auffindbarkeit (Marketing)

In der Regel sollten Sie beim Kunden beginnen. Da wir davon ausgehen, dass Sie schon Produkte haben, nehmen wir ebenfalls an, dass Sie bereits eine konkrete Vorstellung von Ihren Kunden haben. Welche Ihrer Kunden wollen Sie mit dem Webshop erreichen und warum? Und was erwarten die Kunden von Ihnen?

Der beste Webshop der Welt mit allen Funktionen, die Sie sich wünschen und von denen Sie träumen, bringt nichts, wenn die Abläufe dahinter nicht stimmen. Wann und wie kommen die Produkte beim Kunden an? Entsprechen die Bilder im Webshop dem Benutzererlebnis? An wen kann sich der Kunde bei Fragen wenden? Was passiert samstags und sonntags? Was nach 18:00 und vor 9:00 Uhr?

Wenn Sie tolle Produkte haben und die Kunden ins Zentrum Ihres Service-Gedanken gerückt wurden, haben Sie einen sehr großen Part schon einmal geschafft. Ähnlich wie es auf Ihre Produkte zutrifft, braucht aber auch Ihr Shop ein Alleinstellungsmerkmal. Der Grund, warum Sie überhaupt mit einem Webshop an den Start gehen wollen. Auch wenn es schmerzt, müssen Sie sich die Frage stellen, was kann ich besser als Amazon, Ebay & Co. und warum lohnt es sich für die Kunden und mich einen eigenen Webshop zu haben.

Und bevor Sie mit der Planung der konkreten Funktionen des Shops beginnen , sollten Sie noch ein paar Nächte darüber schlafen und folgende Fragen wälzen: Wo und wie finden Sie Ihre Kunden heute? Wie findet man Sie in ein paar Jahren? Nur dann werden Sie in der Lage sein, zielführende zu planen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Wie Sie sehen, sind eine Reihe von Punkten entscheidend, bevor Sie sich der Frage stellen können, welche Funktionen die Software Ihres Webshops zur Verfügung stellen soll, und ob eine Lösung von der Stange, eine customized Lizenz- oder Open Source Software, ein Framework oder eine Individuallösung am besten zu Ihnen passt.

Aus all diesen Fragestellungen erwachsen Ziele und Maßnahmen, die Sie für sich definieren müssen, um Ihre Erwartungshaltung laufend mit der Realität abgleichen zu können und nicht am Ende aufgrund falscher Vorstellungen eine Enttäuschung zu erleben. Der beste Einstieg für Sie:  Notieren Sie sich zunächst Fragen, die Ihnen zu den oben genannten Themen in den Sinn kommen, und priorisieren Sie diese für sich.

Beim nächsten Mal: Wie Ihre Ziele Gestalt annehmen

Im nächsten Artikel werde ich eine Methode vorstellen, die Ihnen dabei hilft Ziele zu erarbeiten und zu überprüfen. Die Herangehensweise ist nicht ganz trivial, aber wenn Sie sie erst einmal verinnerlicht haben, hilft sie Ihnen weit über den Bedarf eines Webshops hinaus.

Wenn Sie über die Veröffentlichung informiert werden möchten, Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder uns auf Xing oder Facebook folgen.

 

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Haben Sie Interesse an der Umsetzung eines Webshop- Projektes mit uns?

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Datenschutz für Verlage – Anwalt Michael Vogelbacher steht Rede und Antwort

Das Thema Datenschutz für Verlage birgt viele rechtliche Fallstricke. Mangelnder Datenschutz kann mit empfindlichen Geldstrafen belegt sein. Gerade auch in Verlagen wird mit sensiblen Daten gearbeitet. Haben Sie für Ihren Verlag alle Verantwortlichkeiten im Blick?

Ca. 5 Minuten Lesezeit

Michael Vogelbacher bietet mit Advokat Pro ein externes Justiziariat und externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen an. Auch wir von juni.com nutzen Advokat Pro für unsere Rechtsberatung. Zum Thema Datensicherheit und Datenschutz für Verlage haben wir Herrn Vogelbacher ein paar Fragen gestellt.

Datenschutz für Verlage: Advokat Pro

ELEPHANT PARK: Welche Vereinbarungen müssen mit einem IT-Admin getroffen werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Das kommt darauf an, wie wir Juristen sagen. Ist der IT ADMIN im Unternehmen angestellt, ist er auf das Datengeheimnis nach § 5 Datenschutzgesetz zu verpflichten, wie jeder andere Mitarbeiter auch. Hier gibt es ab 25.5.2018 eine Änderung mit der neuen EU DSGVO. Nach der neuen EU DSGVO gilt das nicht mehr, jedoch gibt Art. 29 vor, dass Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeitet werden dürfen. Ist er extern, muss mit ihm eine sogenannte Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden. Zukünftig heißt diese nur noch Auftragsvereinbarung.

ELEPHANT PARK: Wie ist die Zusammenarbeit mit einer Web-Agentur betroffen?

MICHAEL VOGELBACHER: Zum einen muss auch hier eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden. Zum anderen sind natürlich die Datenschutzbestimmungen aus dem BDSG, aber auch die sonstigen Bestimmungen, allen voran 13, 15 TMG und 7 UWG zu berücksichtigen. Letztlich muss geprüft werden, was inhaltlich auf der Site umgesetzt werden soll. Danach bestimmt sich auch die nötige Datenschutzvereinbarung. Wichtig: Jede Website, auch die private Website braucht eine Datenschutzerklärung, denn allein durch den Aufruf der Website werden personen-bezogene Daten verarbeitet. Dies deshalb, weil eine Entscheidung des EUGH nun auch die dynamischen IP Adressen als personen-bezogene Daten im Sinne des Datenschutzes anerkennt.

ELEPHANT PARK: Was muss datenschutzrechtlich bei Newsletter-Adressen berücksichtigt werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Hier gilt der Grundsatz vom Verbot mit Erlaubnisvorbehalt (§ 4 I BDSG) D.h. Wenn es keine Erlaubnisnorm gibt, die die Verarbeitung gestattet, darf eine Verarbeitung nur mit Einwilligung des Betroffenen erfolgen. Beim Newsletter kommt zusätzlich 7 II Nr. 3 UWG ins Spiel, der den Tatbestand der belästigenden Werbung bei elektronischer Post umfasst. Zudem ist natürlich bei der Abfrage von Daten das Prinzip der Datensparsamkeit / § 3a BDSG zu beachten, wonach nur die Daten abgefragt werden dürfen, die zur Umsetzung des Zwecks notwendig sind. Und selbstverständlich muss auch in der Datenschutzerklärung das Thema Newsletter aufgenommen werden.

ELEPHANT PARK: Wann müssen Daten von Kunden und Geschäftspartnern gelöscht werden?

MICHAEL VOGELBACHER: Auch hier gilt natürlich der Erlaubnisvorbehaltsgrundsatz. Die Frage ist aber abhängig auch von anderen Vorschriften, die teilweise eine Aufbewahrungsfrist vorsehen. So z.B. das Handelsgesetzbuch zusammen mit der Abgabenordnung, das 10 Jahre bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorsieht. Nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG muss das Erheben, Speichern und Verändern von Daten eines Betroffenen erforderlich sein. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie einen Vertrag mit dem Kunden schließen, dann müssen Sie auch wissen wohin Sie die Ware schicken müssen. § 35 BDSG normiert dann, ab wann die Daten zu berichtigen oder zu löschen sind. Wenn der Vertrag abgeschlossen und auch keine weiteren nachvertraglichen Ansprüche geltend gemacht werden können, sind die Daten zu löschen.  Die EU DSGVO hat die Betroffenenrechte in den §§ 12-23 noch weiter ausgestaltet. Zukünftig wird man ein Löschkonzept brauchen, denn die Strafen, die einen ereilen können, wenn man einem Löschverlangen nicht nachkommt liegen bei 4 % des Jahresumsatz oder 20 Mio € für das Unternehmen, je nachdem was günstiger für das Unternehmen ist.

Effektiver Arbeiten mit digitalen Tools

Das kennen Sie auch aus Ihrem Arbeitsalltag: Wieder mal haben Sie Stunden mit internen Absprachen, Meetings, Planung, Organisation und umständlicher Kommunikation verbracht aber die eigentliche Arbeit blieb mal wieder auf der Strecke. Schnell stellt man sich die Frage: Wie kann ich effektiver Arbeiten?

Ca. 10 Minuten Lesezeit

Im digitalen Zeitalter gibt es zum Glück hilfreiche Software-Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag vereinfachen können, so dass Sie mehr Zeit und Energie für andere Tätigkeiten haben und so wichtige Arbeiten mit mehr Ruhe selbst erledigen können.

Hier stellen wir Ihnen unsere Auswahl von Tools vor, die wir entweder selbst nutzen oder Ihnen gerne empfehlen wollen.

Effektiver Arbeiten in der Kommunikation

Chat-Messenger sind hervorragend, um die Kommunikation im Team zu verbessern. Vor allem kleinere Anliegen können so schnell geklärt werden, ohne durch die Abteilungen zu laufen, durch Telefonanrufe andere Kollegen zu stören oder weitere Meetings einberufen zu müssen. Wenn es darum geht Dateien oder Links zu teilen und gemeinsam darüber zu diskutieren sind digitale Messenger das perfekte Werkzeug.
Besonders in Teams mit mehreren Personen über mehrere Abteilungen hinweg oder bei sonstiger räumlicher Trennung gestaltet sich die Kommunikation im Team über Messenger besonders effektiv. Zu einzelnen Projekten und Themen lassen sich Kanäle einrichten, in denen die Projekt- und Teammitglieder gemeinsam themenbezogen kommunizieren können. So werden Sie nicht mehr durch lästige Mails in CC gestört, sondern erhalten nur die Nachrichten, die für Sie auch tatsächlich relevant sind. Moderne Messenger für den professionellen Bereich gehen aber weit über gute Chatfunktionen hinaus. Das Teilen von Dokumenten und die Hilfestellung für Kollegen sind im Arbeitsalltag genauso wichtig geworden.

Wir bei juni.com setzen dafür den Messenger Slack ein. Slack hat sich vor allem auf die Kommunikation im Team spezialisiert und ist deshalb für uns das perfekte Tool, um abteilungsübergreifend über gemeinsame Projekte zu kommunizieren. Auch auf Geschäftsreisen und für das Homeoffice hat sich Slack bei uns bewährt. Der Kommunikationsdienst bietet vielfältige Möglichkeiten, wie die Integration von zusätzlichen Apps, RSS-Feeds, einer Erinnerungsfunktion oder einem digitalen Butler, dem Slackbot. Dieser ist programmierbar und kann, ähnlich wie Apples Siri, hinterlegte Informationen als Antwort auf eine Frage (“Wie ist unser Wlan-Passwort”) ausgeben.

Ein weiterer Messenger-Anbieter für das professionelle Umfeld ist HipChat. Aber auch Skype wird in den nächsten Monaten ein spezielles Modul für die professionelle Arbeitswelt herausbringen. Dieses Modul wird sicher auch mal einen Blick wert sein. Skype wird heute in seiner Endkunden-Variante auch schon oft im beruflichen Umfeld eingesetzt, obwohl ein professioneller Messenger deutlich mehr Funktionen bietet. Ganz neu am Markt ist unter dem Namen Facebook Workplace eine von Facebook erstellte Anwendung für die Geschäftswelt, die vor allem Konkurrenz zu Slack aufbaut. Daten und Benutzerkonten sind jedoch von Facebook losgelöst, Probleme mit Datensicherheit sollten also nicht bestehen. Ein weiterer Anbieter für Unternehmenskommunikation ist Yammer, der sich bis jetzt am deutschen Markt noch nicht weitreichend etabliert hat.

Effektiver Arbeiten bei der Urlaubsplanung

Auch die Planung von Abwesenheiten in ihrem Unternehmen lässt sich mit digitalen Services deutlich leichter und übersichtlicher gestalten. Wir bei juni.com nutzen dafür Timebutler. Dies ist, ähnlich wie der Dienst absence.io, ein browserbasiertes Tool zur Organisation von Abwesenheiten jeder Art im beruflichen Umfeld. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang und kann seinen Urlaubsantrag direkt in eine Kalenderansicht eintragen. Der oder die Vorgesetzte erhält dann eine Komplettübersicht der Abwesenheiten seiner/ihrer Mitarbeiter oder des gesamten Teams. So können nicht nur Urlaubsanträge verwaltet und visuell dargestellt werden, sondern auch Abwesenheiten wie Krankheit, Weiterbildungen oder Sonderurlaube. Damit entfallen lästige Urlaubsanträge in Papierform und es vereinfacht die Koordination von Abwesenheiten, wodurch Sie enorm viel Zeit sparen.

effektiver Arbeiten: Timebuttler

Effektiver Arbeiten bei der Projektplanung

Jeder der schon einmal an einem Projekt gearbeitet hat kennt diese Probleme: Deadlines sind nicht im Team kommuniziert, der Fortschritt einzelner Teilprojekte ist nicht auf einen Blick ersichtlich und die Dokumentation ist irgendwo zwischendrin aus dem Fokus verschwunden. Nachdem das Projekt dann doch abgeschlossen wurde, ist kein umfangreiches Reporting möglich, aus welchem ersichtlich ist, wie viele Stunden tatsächlich für einen Arbeitsschritt aufgewendet wurden. Für eine komplexe Projektplanung gibt es eine Reihe umfangreicher Planungssoftware, welche die Lösung für moderne Aufgabenverwaltung und die Planung und Durchführung von Projekten versprechen.

Ticket-Systeme, oder auch „Issue-Tracking-Systeme“, wurden bis jetzt vor allem im IT- und Supportbereich zur Bearbeitung von Kundenanfragen genutzt, aber auch, um die Aufgaben der IT-Projekte unter Entwicklern zu verteilen und die Fortschritte zu erfassen. Wir bei juni.com nutzen diese Ticket-Funktionen aber nicht nur für unsere IT-Projekte, sondern auch in allen anderen Geschäftsbereichen und Abteilungen. Auch bei internen Projekten nutzen wir Tickets um einen Überblick über die aufgewendeten Arbeitsstunden zu erhalten und so ein effektives Controlling zu gewährleisten.

Umfangreiche Filter- und Exportmöglichkeiten bieten starke Reportings, welche einen umfassenden Überblick über aktuelle Projektstände, intern aufgewendete und gebuchte Zeiten oder über die Arbeitszeit der Mitarbeiter liefern.

Aus diesen Daten lassen sich wichtige Schlüsse, beispielsweise über den geplanten Arbeitsaufwand anhand der Daten ähnlicher Aufgaben schließen. Auch dienen die Tickets so als Zeiterfassungssystem für alle Mitarbeiter.

Effektiver Arbeiten: Easy Redmine
Projektplanungssoftware wie EasyRedmine oder Jira erleichtern die Umsetzung von Projekten und helfen, Aufgaben in kleine Teilschritte einzuteilen und stringent abzuarbeiten.

Das System unserer Wahl ist EasyRedmine. Die Software hat uns vor allem aufgrund der vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten überzeugt. Zum Beispiel nutzen wir die CRM Erweiterung, um einzelne Tickets im Vertrieb mit unseren Leads zu verknüpfen. Ebenfalls bietet die Software ideale Voraussetzungen für agiles Projektmanagement, z.B. mit der Einbindung eines Kanban-Boards. So werden Aufgaben visualisiert und Projektstände können noch schneller erfasst werden.

Effektiver Arbeiten bei der persönlichen Aufgabenplanung

So praktisch große Projektmanagement-Tools für die Planung großer Projekte sind, so ineffizient sind sie im Tracking von kleineren Arbeitspaketen oder Einzelaufgaben. Schnell verliert man dann den Überblick, vergisst den Kunden zu informieren oder diese eine wichtige Mail zu schreiben. Während man einzelne Meilensteine im Projekt sehr gut in der Projektmanagement Software herauslesen kann, eigenen sich To-Do-Listen besser für die persönliche Aufgabenplanung.

Wer sich hier nicht auf sein Notizbuch verlassen möchte und seine Notizen lieber digital sichert, findet eine große Auswahl an (auch kostenfreien) Tools. Platzhirsch für Windows und Mac ist hier sicherlich noch Wunderlist, welche auch im Browser funktioniert. Schon in der Free-Version sind alle nötigen Funktionen vorhanden und auch die Zuweisung von Aufgaben an Teamkollegen ist aktiviert. So lassen sich leicht Listen zu einem Projekt zusammenfassen und die Aufgaben nach Projektschritt sortieren. Bei juni.com nutzen wir Wunderlist in den einzelnen Teams als Ergänzung zu EasyRedmine. So z.B. um den Überblick aller Marketingaufgaben zu behalten, diese Kollegen zuzuweisen oder eine Aufgabe per Kommentarfunktion mit hilfreichem Input zu versehen. Ebenfalls lassen sich Dokumente oder Verlinkungen zu einer Aufgabe hinzufügen, so entfällt die zeitraubende Suche nach dem „PDF von letzter Woche“.

Für eher visuell orientierte Menschen und/oder agil arbeitende Teams, gibt es in der Aufgabenplanung das Tool Trello. Hier werden Projektlisten in Form von sogenannten „Boards“ und Aufgaben als „Karten“ angelegt. Diese kann man dann, je nach Fortschritt, von einem Board zum nächsten schieben, bis sie erledigt sind.

Effektiver Arbeiten: Wunderlist
Wunderlist ist weiterhin der Platzhirsch unter den To-Do-Listen. Es bietet auch in der kostenlosen Version umfangreiche Features zur persönlichen Aufgabenplanung.

Contentverwaltung/Dokumentenmanagement & Cloud Speicher

Üblicherweise sind gemeinsam genutzte Dateien auf hauseigenen Servern abgelegt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass alle Mitarbeiter ihre Dateien auch tatsächlich dort speichern und nicht lokal auf ihrem PC oder Mac. Gerade bei unterschiedlicher Versionierung der Dokumente und verschiedenen Dateiformaten kann dies schnell unübersichtlich werden. Auch das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument erweist sich als kompliziert, weil nicht alle Änderungen in Echtzeit gespeichert werden und für alle Mitarbeiter einsehbar sind.

Moderne Cloud-Systeme helfen hier Ordnung ins Datenchaos zu bringen und machen kollaboratives Arbeiten im Team möglich. Größter Vorteil hierbei: man kann von überall auf seine Dokumente zugreifen und ist nicht auf eine VPN-Verbindung zum Server angewiesen. Ebenfalls lassen sich verschiedene Dateiversionen besser voneinander unterscheiden und mit der Nutzung der Funktion „Versionen verwalten“ auch komplett vermeiden. So ist nämlich automatisch immer die aktuellste Version verfügbar.

Aus diesen Gründen setzen wir bei juni.com auch fast ausschließlich auf GoogleDrive als Ort für die zentrale Dateiablage. Vor allem die umfangreiche und schnelle Suchfunktion inkl. praktischen Suchparametern erleichtern die tägliche Arbeit enorm und sparen Zeit. Ebenfalls sind wir angetan von der automatischen Speicherung der Daten und der Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung eines Dokuments. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Word „unerwartet beendet“ hat und das fast fertig ausgearbeitete Konzept verloren war, da man in der letzten Stunde vergessen hatte zwischenzuspeichern.

Besonders die in Google Drive integrierte Text-, Tabellen- und Präsentations-Software macht Word, Excel und Powerpoint tatsächlich große Konkurrenz. Auch wenn letztgenannte heutzutage ebenfalls ein Cloudsystem enthalten, ist Google Drive für unsere Zwecke nach wie vor praktischer und benutzerfreundlicher.

Gerade zum gemeinsamen Erstellen von reinem Content sind Online-Dienste sehr gut geeignet. Natürlich mangelt es den Google-Pendants zu Word, Excel, PowerPoint und Co. an einigen wichtigen Funktionen der Windows-Vorbilder, jedoch sind sie im Zeitalter des digitalen Contents mit allen notwendigen Features ausgestattet.

Effektiver Arbeiten: Google Drive
Dokumente lassen sich heutzutage einfacher in der Cloud speichern und für Kollegen freigeben. So können Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten und von überall über den Browser auf dieses zugreifen.

Weitere Cloud Systeme fürs Dokumenten Management sind box, Dropbox und owncloud.

Fazit

Digitale Tools und Online-Dienste können den modernen Büroalltag deutlich erleichtern. Sie können effektiver arbeiten! Um das Potenzial voll auszuschöpfen, kommt es hier auf die passende Auswahl der Tools und deren sinnvolle Kombination an.

Programme sind immer nur so gut oder schlecht wie der User, der diese bedient. Daher muss jeder für sich einen eigenen Arbeitsmodus finden und digitale Helfer daran anpassen und sie in den Workflow integrieren. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit der Auswahl an Tools und Diensten einen groben Überblick über die Fülle des aktuellen Angebots auf dem Markt geben und Sie dazu inspirieren, Ihren Arbeitsrhythmus aus einer neuen Perspektive zu sehen.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback und auf weitere Fragen zur digitalen Arbeitsweise, gerne in Form von Kommentaren zu diesem Beitrag oder in Form einer schnellen E-Mail an info@juni.com.