Datenschutz für Verlage

Datenschutz für Verlage

Wie und Wo Datenschutz anwenden?

 

Datenschutz für Verlage

 

Bald kommt die DSGVO und mit Ihr umfangreiche Pflichten zum Datenschutz, die auch Verlage empfindlich treffen können. Lesen Sie hier wie Sie ein Datenschutz-Management in Ihrem Verlag umsetzen. Am Ende des Artikels finden Sie noch eine Checkliste mit der Sie überprüfen können wie gut Ihr Unternehmen in Sachen Datenschutz aufgestellt ist.

 

 

 

Ab dem 25. Mai 2018 muss die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Deutschland angewandt werden. Verstöße gegen diese Regelungen können mit empfindlichen Strafen geahndet werden. Ordnungsgelder, die durch Aufsichtsbehörden verhängt werden,  können bis zu 20 Millionen Euro reichen. Landesdatenschutzbehörden und Verbraucherschutzverbände besitzen ein Klagerecht, um hier aktiv zu werden.

 

Auch wenn die Strafen empfindlich wirken –  wenn Sie Ihre Hausaufgaben in Punkto Datenschutz gemacht haben, sind Sie auf der sicheren Seite. Es wird nicht verlangt, das gesamte Unternehmen datenschutzkonform nach einem starren Muster auf den Kopf zu stellen. Aber von jedem Unternehmen wird nun gefordert, nach den eigenen Verhältnissen ein passendes Datenschutzmanagementsystem zu etablieren.

 

Disclaimer: Dieser Artikel dient zu Informationszwecken und ist ausdrücklich nicht als rechtliche Beratung zu verstehen. Die juni.com GmbH übernimmt keinerlei Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der dargelegten Informationen. Aufgrund der umfangreichen Materie sind die vorliegenden Unterlagen nicht erschöpfend. Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen dabei helfen, einen ersten Einblick in den Datenschutz und die damit verbundenen rechtlichen Herausforderungen zu erhalten, um daraus die ersten Schritte zur Umsetzung für Ihr Unternehmen zu entwickeln.  Bei den Detailfragen sollten Sie auf einen ausgebildeten Datenschutzbeauftragten oder auf einen auf Datenschutzrecht spezialisierten Rechtsanwalt zurückgreifen. Auch wir von juni.com bieten ein umfangreiches Beratungsangebot zum Thema Datenschutz im Rahmen von Softwareanwendungen an.

 

 

Warum eigentlich Datenschutz?

 

Persönliche Daten verraten viel über einen Menschen. Vielleicht viel mehr als die Öffentlichkeit oder unbekannte Dritte wissen sollten. Daten gelten als das Erdöl des 21. Jahrhunderts, entsprechend steht hinter Daten ein beachtlicher wirtschaftlicher Wert. Findige Geschäftsleute, die wertvolle Daten ohne den Willen der betroffenen Personen sammeln, mögen raffinierte Geschäftsmodelle daraus entwickeln, agieren ethisch aber zweifelhaft. Neben den wirtschaftlich auswertbaren Daten ist der Missbrauch von solchen, die Rückschlüsse auf politische und religiöse Überzeugungen oder sexuelle Vorlieben und gesundheitliche Situationen zulassen, für eine demokratische und pluralisierte Gesellschaft eine große Gefahr. Diskriminierungen im großen Stil wären anhand einer Erhebung jener Daten möglich. Heute sind Big Data-Systeme schon so weit entwickelt, dass nicht einmal sensible Daten im Detail erhoben werden müssen, um Rückschlüsse zuzulassen. Mustererkennungen bei verschiedensten, weniger sensiblen Daten macht dies möglich. Datenschutz bedeutet, dem Konzept des gläsernen Menschen vorzubeugen, staatliche und privatwirtschaftliche Überwachungsmaßnahmen zu beschränken und letztendlich das Machtungleichgewicht zwischen großen Organisationen und dem Individuum herzustellen. Datenschutz wird nicht selten als Menschenrecht gefordert. Jede und jeder soll selbst entscheiden dürfen, welche ihrer und seiner Daten wie verwendet werden.

 

Wir, als wirtschaftliche Akteure in der Medien- und Verlagsbranche, stehen dabei in einem Dilemma. Einerseits wollen wir für unsere Geschäftsmodelle selbst so viele Daten wie möglich sammeln und nutzen, auf der anderen Seite ist jeder von uns persönlich betroffen. Umso mehr sollten wir Wert darauf legen, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und im Rahmen des rechtlich Erlaubten zu operieren.

 

 

 

Begriffe im Datenschutz

 

Datenschutz: Datenschutz sind organisatorische und technische Maßnahmen gegen den Missbrauch von Daten.

 

Personenbezogene Daten: Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

 

Betroffener: Ein Betroffener ist ein Mensch, dessen Daten verarbeitet werden oder wurden.

 

Verarbeiter: Ein Verarbeiter ist das Unternehmen, das die Daten verarbeitet oder verarbeitete.

 

Auftragsverarbeiter: Ein Auftragsverarbeiter ist ein Dritter, der für einen Verarbeiter als Dienstleister Daten verarbeitet.

 

Sensible Daten: Sensible Daten sind Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder das Sexualleben. Auch Daten, die Kinder betreffen, sind als sensible Daten zu werten.

 

 

 

Die 6 Gebote des Datenschutzes

 

Die folgenden “6 Gebote des Datenschutzes” fassen die wichtigsten Regelungen aus der DSGVO zusammen.

 

 

 

1. Gebot: Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

 

Prinzipiell ist jede Datenverarbeitung zunächst verboten. Ausnahmen bestehen bei  Einwilligung des Betroffenen und/oder einer gesetzlichen Erlaubnis.

 

Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung liegt vor bei:

 

  • der Einwilligung des Betroffenen
  • der Erfüllung eines Vertrags, vorvertraglichen Maßnahmen, Anfragen
  • der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
  • lebenswichtigen Interessen
  • öffentlichem Interesse
  • berechtigtem Interesse des Unternehmens

 

Ein lebenswichtiges oder öffentliches Interesse sollte in Geschäftsfeldern der Medien- und Verlagsbranche irrelevant sein. Deutlich wichtiger ist hier, was unter einem berechtigten Interesse des Unternehmens aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zu verstehen ist. Eine Vielzahl von Datenverarbeitungen könnten unter diesen Punkt fallen. Denkbar sind hier vor allem Datenverarbeitungen im Rahmen von Marketing- oder Vertriebsaktivitäten. Wenn eine Datenverarbeitung im Rahmen eines berechtigtem Interesse passiert, hat dies den großen Vorteil, dass dafür keine separate Einwilligung nötig ist.

 

Weiter unten finden Sie einen umfangreichen Abschnitt, der sich genauer mit Einwilligungen und dem berechtigtem Interesse auseinandersetzt.

 

 

 

2. Gebot: Datensparsamkeit

 

Nur die Daten, die wirklich benötigt werden, dürfen erhoben werden. Eine Datenverarbeitung muss entsprechend ihrem Zweck angemessen sein. Daten, die erhoben werden, müssen für das Ziel relevant sein und auf das notwendige Maß beschränkt werden.

 

 

 

3. Gebot: Zweckbindung

 

Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden. Sollte der Zweck wegfallen oder erreicht werden, müssen die Daten gelöscht werden.

 

 

 

4. Gebot: Datensicherheit

 

Es müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden. Das heißt, es müssen ausreichende Maßnahmen getroffen werden, sodass Unbefugte nicht auf die Daten zugreifen können. Das reicht von umfangreichen Schutzmaßnahmen gegen Hackerangriffe bis hin zu klaren Rollen- und Rechtekonzepten für die Mitarbeiter eines Unternehmens.

 

 

 

5. Gebot: Transparenz

 

Betroffene sollen wissen, welche Daten und zu welchem Zweck von Ihnen erhoben wurden. Darüber sollen sie bei der Erhebung informiert werden und haben später ein Auskunftsrecht.Betroffene können anfragen, ob und in welchem Umfang ihre Daten verarbeitet werden.

 

 

 

Betroffenen, deren Daten erhoben werden, müssen folgende Informationen bei der Erhebung mitgeteilt werden:

 

  • Zweck der Datenverarbeitung
  • Dauer der Speicherung der Daten
  • Regelungen zur Weitergabe von Daten an Dritte (auch Auftragsverarbeiter)
  • Regelungen zur Übermittlung in ein Drittland
  • Aufklärung über die Rechte (Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit)
  • die Rechtsgrundlage der Erhebung: Vertrag/Gesetz
  • Kontaktinformationen (auch des Datenschutzbeauftragten)
  • der Hinweis auf das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • ggf. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling)

 

 

6. Gebot: Dokumentation

 

Es gilt nun, alle Informationen rund um Ihre Datenverarbeitung zu dokumentieren. Gewisse Dokumente und Verzeichnisse vorzuhalten ist Pflicht. Nachweise dazu können jederzeit von Aufsichtsbehörden gefordert werden.

 

Es ist nun umso wichtiger zu dokumentieren, welche personenbezogenen Daten ein Unternehmen verarbeitet, woher diese Daten kommen und an wen die Daten weitergegeben werden. Grund dafür ist die Beweislastumkehr in der DSGVO. Nach dieser muss ein Unternehmen darlegen, dass es sich rechtskonform verhalten hat.

 

Eine umfangreiche Dokumentation wird auch nötig sein, um Datenschutz-Zertifizierungen zu erhalten, die Unternehmen besondere Fähigkeiten und Prozesse im Datenschutz als eine Art Gütesiegel bescheinigen. Eine solche Zertifizierung kann entsprechend öffentlichkeitswirksam eingesetzt werden. Es ist aber auch vorstellbar, dass eine Zertifizierung über den Datenschutz für manche Geschäftspartner aus Compliance-Gründen Pflicht wird.

 

Folgende Dokumente sollten Sie führen, um umfassend Ihre Datenverarbeitung und die datenschutzrechtlichen Grundlagen-Entscheidungen Ihres Unternehmens zu dokumentieren.

 

 

Grundlagen:

 

  • Löschkonzept
  • IT-Sicherheitskonzept
  • Rechte- und Rollenkonzept
  • Löschfristenverzeichnis
  • Technische und organisatorische Maßnahmen

 

 

Dokumentation:

 

  • Datenschutz-Folgenabschätzung

 

  • Verfahrensverzeichnis
  • Löschungs-Protokoll
  • Einwilligungs-Protokoll
  • Vertragsmanagement
  • Verzeichnis aller Datenschutzvorfälle/-verstöße

 

 

 

Einführung eines Datenschutz-Managementsystems

 

Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, muss jedes Unternehmen ein Datenschutz-Managementsystem einführen. Dieses System beinhaltet:

 

 

 

1. interne Datenschutz- und IT-Richtlinien
In entsprechenden Dokumenten werden Richtlinien zum Umgang mit Datenschutz und IT im Unternehmen festgehalten. Diese Richtlinien müssen den Mitarbeitern zugänglich sein und Vorgesetzte müssen die Einhaltung der Richtlinien überwachen.

 

2. Datenschutz-Folgenabschätzungen
Datenverarbeitung, die sensible Daten betrifft oder die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person beinhalten, muss im Vorfeld einer besonderen Datenschutz-Folgenabschätzung unterzogen werden. Diese ist relativ komplex und bezieht auch Wertungen aus den Grundrechten und den europäischen Grundfreiheiten ein. Eine solche Abschätzung sollte somit von entsprechend geschulten Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden.

 

3. Regelmäßige Datenschutzschulungen der Mitarbeiter
Datenschutzmaßnahmen unterliegen der Gefahr, nach dem erstmaligen Erstellen der hier vorgestellten Richtlinien und Dokumentationen als bloße Theorie im Tagesgeschäft zu verstauben und vergessen zu werden. So werden nur die rechtlichen Anforderungen umgesetzt, das Konzept aber nicht firmenintern verinnerlicht. Nur durch regelmäßige Schulungen und Coachings aller Mitarbeiter, die mit Datenverarbeitung in Berührung kommen könnten, kann Datenschutz wirklich flächendeckend umgesetzt werden.

 

 

 

Der Datenschutzbeauftragte

 

Sollte Ihr Unternehmen zehn Mitarbeiter oder mehr beschäftigen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Berührung kommen, müssen Sie einen Datenschutzbeauftragten benennen. Bei nicht automatisierter Datenverarbeitung liegt die Grenze bei 20 Mitarbeitern. In der Medien- und Verlagsbranche wird fast jeder Mitarbeiter in Form von E-Mails und Kundendaten in irgendeiner Form mit Datenverarbeitung in Kontakt kommen. Vermutlich werden nur sehr kleine Unternehmen ohne Datenschutzbeauftragten auskommen können. Der Datenschutzbeauftragte muss nicht zwangsläufig ein interner Mitarbeiter sein. Es kann ein externer Dienstleister eingesetzt werden. Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass die Regelungen des Datenschutzes im Unternehmen eingehalten und diese rechtssicher dokumentiert werden. Der Datenschutzbeauftragte sollte dazu ausgebildet sein, die oben genannten Dokumente zu erstellen und zu pflegen. Die Eigenschaften eines Datenschutzbeauftragten sind Fachkunde, Einblick in Prozesse und eine hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.

 

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Detail variieren je nach individueller Datenverarbeitung eines Unternehmens. Der Datenschutzbeauftragte nimmt vor allem Beratungs- und Überwachungsaufgaben wahr, hat  aber keine Weisungsbefugnis im Unternehmen. Sollten Datenschutz-Verstöße im Unternehmen vorsätzlich oder fahrlässig begangen worden sein, muss der Datenschutzbeauftragte diese an die Aufsichtsbehörden melden.

 

In jedem Fall muss der Datenschutzbeauftragte Kenntnisse der Datenschutzgesetze haben und die Datenverarbeitung des Unternehmens überwachen sowie Reports und Analysen erstellen. Ein Schwerpunkt der Tätigkeit ist die Überwachung der Datenverarbeitungsprogramme. Auch die Schulung der restlichen Mitarbeiter in Datenschutzfragen gehört zu seinen Aufgaben.

 

Entsprechende Zertifizierungen für Mitarbeiter können bei kommerziellen Anbietern erworben werden. Zwingend sind solche Zertifizierungen nicht nötig, wenn der Mitarbarbeiter die nötigen Expertenkenntnisse besitzt.

 

Es dürfen keine Interessenkonflikte zur üblichen Tätigkeit des Datenschutzfragen entstehen. Leiter von IT- oder Personal-Abteilungen werden somit eher nicht in Frage kommen.

 

Aufgrund der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten ergeben sich für diesen auch einige Haftungsrisiken. Er haftet für eigene Fehler und fehlerhaft ausgeführte Schulungen. Durch den sogenannten „innerbetrieblichen Schadensausgleich“ wird der Haftungsschaden jedoch in der Regel auf das Unternehmen umgewälzt. Tatsächlich privat haften müsste der Datenschutzbeauftragte nur bei wirklich groben Fehlern.

 

Damit der Datenschutzbeauftragte möglichst abgesichert ist, zählt, dass er in regelmäßigen Fortbildungen sein Wissen auf dem neuesten Stand hält, eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen wird und dass der Arbeitgeber ihn für die gewissenhafte Bearbeitung seiner Aufgaben von seinen sonstigen Tätigkeiten freistellt.

 

Die Verantwortung für die gesetzeskonforme Anwendung des Datenschutzes im Unternehmen liegt trotz Datenschutzbeauftragtem weiter bei der Geschäftsführung.

 

 

 

Die Einwilligung zur Datenverarbeitung und berechtigte Interessen

 

Wie bereits oben erwähnt, darf eine Datenverarbeitung nur dann getätigt werden, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder eine gesetzliche Erlaubnis für diese Art der Datenverarbeitung benannt ist. Zu letzterem gehört die Datenverarbeitung auf Grundlage von berechtigtem Interesse. Weil hierfür keine Einwilligung des Berechtigten nötig ist, ist diese Grundlage in der Praxis besonders interessant. Damit auf dieser Grundlage eine Verarbeitung erlaubt ist, muss im Vorfeld eine relativ komplexe Interessenabwägung durchgeführt werden. Diese sollte von einem entsprechend geschulten Datenschutzbeauftragten erstellt werden. Es geht um das Abwägen des Unternehmensinteresses gegen die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person.

 

Sollte eine betroffene Person bereits Kunde bei Ihnen sein, spricht dies zum Beispiel dafür, dass hier berechtigte Interessen vorliegen und sie die Daten für Marketingzwecken auch weiterverarbeiten dürfen. Das Interesse von Verbrauchern, nicht von Telefon- und Fax-Direktwerbung belästigt zu werden, überwiegt hingegen. Auch beim Weiterverkauf von Daten oder der Weiterverwendung von Daten nach einem Gewinnspiel sind zwingend Einwilligungen nötig.

 

 

 

Postalisches Marketing

 

Wenn Sie Direktwerbung an Verbraucher ohne Einwilligung per Post versenden wollen, müssen folgende Bedingungen vorliegen:

 

  • der Betroffene muss ein Bestandskunde sein
  • die Werbung muss für ähnliche Waren erfolgen
  • der Betroffene hat keinen Widerspruch eingelegt
  • bei Erhebung der Daten muss ein deutlicher Hinweis auf das Widerspruchsrecht erfolgen

 

In der Regel werden jedoch Einwilligungen nötig sein. Um wirklich rechtssicher zu sein, ergibt es durchaus Sinn, auch dann Einwilligungen einzuholen, wenn dies nicht unbedingt nötig ist.

 

Mindestanforderungen an Einwilligungen sind:

 

  • Der Berechtigte muss eine bewusste und eindeutige Handlung zur Einwilligung getätigt haben.
  • Der Inhalt der Einwilligungserklärung muss jederzeit abrufbar sein. Der Zweck muss hinreichend beschrieben sein.
  • Die Einwilligung muss protokolliert werden (z.B. in einer CRM-Software wie open.junixx.FM)
  • Es muss auf eine jederzeitige Widerrufsmöglichkeit hingewiesen werden.
  • Weiterhin sinnvoll: Eine gesonderte Bitte zur Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung.

 

 

E-Mail-Marketing

 

Auch E-Mail-Marketing benötigt die Einwilligung der Betroffenen. Hier sind zum einen besondere Anforderungen an die E-Mail-Marketingsoftware zu stellen. Der Serverstandort des Anbieters befindet sich im Idealfall in Deutschland oder in der EU. Ansonsten muss der Anbieter nach dem US-EU-Datenschutzabkommen „Privacy Shield“ zertifiziert sein und sich verpflichten, die EU-Datenschutzvorgaben einzuhalten. Eine Datenschutz-Zertifizierung des Dienstleisters ist in jedem Fall Pflicht.

 

Zum anderen gelten für die Anmeldung zu Newslettern weitere Vorschriften. Die Anmeldung muss über ein sogenanntes Double-Opt-in-Verfahren erfolgen. Dieses Verfahren muss werbefrei gestaltet sein. Der Zweck des Newsletters muss im Formular erwähnt werden. Es muss einen Hinweis auf die Datenschutzerklärung in der Einwilligung geben. Die Verwendung des externen Mail-Dienstleisters muss in der Datenschutzerklärung aufgeführt werden. Auch gilt mit der DSGVO ein Kopplungsverbot. Das heißt, ein Vertragsschluss darf nicht vom Newsletter-Abo abhängig sein.

 

 

 

Umgang mit Bestandskunden

 

Sicher fragen Sie sich schon, wie die Lage für Ihre Bestandskunden ist, von denen Sie vermutlich noch keine Einwilligung nach der DSGVO abgeschlossen haben. Hier ist die rechtliche Lage zur Zeit noch etwas unklar und eine Klarstellung durch die Aufsichtsbehörden wäre wünschenswert. Voraussichtlich lässt sich die Problematik allerdings über das ältere Gesetz BDSG lösen. Hier war nach § 28 Abs. 3 BDSG auch schon eine Einwilligung nötig. Wenn alte Einwilligungen den neuen Bedingungen der DSGVO entsprechen, können diese voraussichtlich übernommen werden. Zweckänderungen brauchen aber gegebenenfalls eine neue Einwilligung. Sollten überhaupt keine Einwilligungen vorliegen, müssen sie diese wohl oder übel nachträglich einholen. Unter Umständen hilft Ihnen hier aber auch das berechtigte Interesse aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO weiter, sodass auf Einwilligungen verzichtet werden kann. Weil die Lage bei Bestandskunden besonders unklar ist, ist Ihnen eine Beratung durch einen fachkundigen Experten für Ihren Einzelfall hier besonders ans Herz gelegt.

 

 

 

Partnerunternehmen / Subunternehmen

 

Sollten Daten, die Ihr Unternehmen erhoben hat, nicht nur bei Ihnen im Haus verarbeitet werden und Sie externe Dienstleister nutzen, die mit den Daten in Kontakt kommen, ist mit diesen nach Art. 28, 32 DSGVO ein sogenannter Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Dieser regelt neben dem Hauptvertrag der externen Dienstleistung die Rechten und Pflichten in Sachen Datenschutz zwischen Ihren Unternehmen und Ihrem Dienstleister. Ein solcher Vertrag ist schon nötig, wenn Sie ein Mailing über einen Lettershop abwickeln und dort Ihre Kundendaten abliefern.

 

 

 

Datenlöschung

 

Daten müssen sofort und völlig rückstandslos gelöscht werden, wenn dies der Betroffene verlangt. Ein Verarbeiter sollte ein unternehmensweit gültiges Löschkonzept haben. Dieses kann sehr gut durch Funktionen in einer Software dargestellt werden. Schriftlich ausformuliert muss es aber trotzdem vorliegen.

 

Daten, die nach dem Gesetz vorgehalten werden müssen (z.B. für die Buchhaltung), dürfen nicht gelöscht werden. Allerdings dürfen diese für keinen anderen Zweck als für die Buchhaltung verwendet werden.

 

 

 

Datenportabilität

 

Gespeicherte, personenbezogene Daten müssen vom Betroffenen jederzeit abrufbar sein.

 

Jene Daten müssen an ein anderes Unternehmen gesendet werden können, beispielsweise über eine sichere API. Die Daten müssen strukturiert und in gängigen und maschinenlesbaren Formaten abrufbar und versendbar sein.

 

 

 

Fazit

 

Das Thema Datenschutz ist sicher komplex, doch auch kleinere Unternehmen können die Anforderungen mit vertretbarem Aufwand meistern, wenn man sich eingehend mit der Materie beschäftigt. Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns. Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihr Unternehmen in Sachen Datenschutz besser aufzustellen.

 

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Print-on-Demand – Technologien für die Verlagsbranche Teil 3

Print-on-Demand – Technologien für die Verlagsbranche Teil 3

Teil 3

Technologien für die Verlagsbranche

Print-on-Demand

Print-on-Demand – auch bekannt als Book-on-Demand – ist eine Digitaldruck-Technik, mit der einzelne Exemplare von Büchern auf Wunsch und erst nach Bestellung gedruckt werden können.

 

Auch wenn die Technologie schon Mitte der 90er Jahre entstand und seitdem die Qualität der Bücher stark angestiegen ist, gibt es immer noch Einschränkungen bei hochauflösenden Bildern und Grafiken. Weitere Herausforderungen sind die Umschlagsveredelung und Bindung. In diesen Bereichen hängen Print-on-Demand-Produkte den in Massenauflagen gefertigten Büchern im klassischen Offsetdruck noch hinterher. In Kombination mit der sich ständig verbessernden 3D-Druck-Technologie, werden diese Qualitätsunterschiede aber in absehbarer Zukunft voraussichtlich obsolet werden.

Besonders eignen sich Print-on-Demand Bücher für Verlagsprodukte, die eine kleine und sehr schwer abschätzbare Auflage haben. Interessant ist dieses Vertriebsmodell also für Self-Publisher, aber auch für Produkte für sehr kleine Zielgruppen. Ebenso für Nachdrucke von bereits vergriffenen Auflagen, für die sich eine komplette Neuauflage nicht lohnen würde, ist Print-on-Demand ein Weg, um den gesamten Verlags-Katalog an Produkten weiterhin anbieten zu können. Der Fachbuch-Bereich könnte von der Print-on-Demand-Technik profitieren, da die Inhalte ständigen Veränderungen unterworfen sind und so immer up-to-date sein müssen. Technische Dokumentation, Anleitungen und juristische Literatur sind hier nur ein einige Beispiele.

Verbunden mit einer automatisierten Aktualisierung der Inhalte, könnten gerade solche Inhalte sehr lohnenswert in ein Print-on-Demand-Geschäftsmodell eingebunden werden. Ein möglicher Blick in die Zukunft: Statistiken werden automatisch aktualisiert und auf dem neusten Stand gedruckt, Quellenangaben verweisen immer auf die ebenfalls aktuellsten Auflagen und durch künstliche Intelligenz werden Textpassagen automatisch erweitert.

Weiterlesen:

Technologien für die Verlagsbranche Teil 2 – Weiterlesen und Weiterhören: Mit cleveren Anwendungen versuchen Start-Ups das Weiterlesen und Weiterhören von Inhalten als Geschäftsmodell zu etablieren.

B2B E-Commerce

B2B E-Commerce

B2B E-Commerce

Warum ein Webshop gerade für das Unternehmergeschäft Sinn macht und wie Sie jetzt mit Ihrem Unternehmen einsteigen können.

 

Für Unternehmen, die Produkte für den Verbraucher verkaufen, ist ein eigener Webshop heute bereits Standard. Beim Geschäft zwischen Unternehmen wird jedoch in der Regel noch immer per Post, Telefon, E-Mail und über die Außendienst-Mitarbeiter gehandelt. Dass ein Webshop ein weiterer Vertriebskanal sein kann, ist im B2B Bereich vielen Entscheidern bisher nicht klar.

Das wahre Potential hinter E-Commerce im B2B wird gerade erst offenbart. Das Wachstum der Umsätze für die nächsten Jahre wird auf jährlich 15 Prozent geschätzt. Vorrangig kleine und mittlere Unternehmen haben in Sachen E-Commerce heute enormen Nachholbedarf.

Auch ist die digitale Transformation der Gesellschaft und der Geschäftswelt noch lange nicht abgeschlossen. Der Handel zwischen Unternehmen wird im digitalen Bereich immer wichtiger werden. Zumindest sollte im Rahmen einer digitalen Unternehmens-Strategie auch der B2B Bereich auf den Einsatz im E-Commerce überprüft werden.

So alltäglich wie unser privater Konsum über Webshops auch geworden ist, erwartet man auch im Geschäftsbereich ein ähnliches Einkaufserlebnis und den selben Service. Die Anforderungen, die ein B2B Webshop liefern muss, umfassen jedoch deutlich mehr.

Doch Vorsicht – nicht jedes B2B-Produkt ist auch geeignet, um über eine E-Commerce Plattform vertrieben zu werden. Es kommt vor allem darauf an, wie viel persönliche Beratung, Service und Anpassungsaufwand das Produkt benötigt. Zusatzleistungen, Services, Erweiterungen und Ersatzteile über E-Commerce zu vertreiben macht vielleicht mehr Sinn als der Vertrieb des Hauptprodukts an sich. Die folgenden Ausführungen werden Ihnen dabei helfen, abzuschätzen, ob und wie E-Commerce für Ihr B2B Geschäft Sinn machen kann.

 

Was unterscheidet B2B E-Commerce von B2C E-Commerce?

Das Business-to-Business Geschäft lebt davon, dass für beide Seiten ein geschäftlicher Vorteil entsteht. Allein diese grundsätzliche Philosophie unterscheidet sich massiv vom Geschäft mit dem Endverbraucher. Doch im Detail betrachtet, gibt es eine Vielzahl weiterer Unterschiede:

Der Einkauf im B2B Bereich ist für die verantwortliche Person Teil der Arbeit und kein Privatvergnügen.. Entsprechend wird vom B2B E-Commerce erwartet, dass der die komplette Customer-Journey effektiv und zielgerichtet ohne Umwege zum Ziel kommt. Das heißt die Abwicklung des Geschäftes muss ohne allzu blumige Anpreisungen und Umwege zu den Produkten und zum Kaufabschluss führen.

Überhaupt funktioniert der Einkaufsprozess vollkommen anders. Mehrere Personen und verschiedene Abteilungen sind in diesen involviert. Der Bedarf, sprich die Vorauswahl möglicher Waren und das Festlegen der Parameter, werden von der Abteilung definiert, die mit der Ware direkt arbeitet. Die Beschaffung, also die finale Auswahl und Preisvergleiche, übernehmen in der Regel andere Kollegen. In die Bestellung, Preisverhandlung und die Abwicklung des Einkaufs sind erneut  andere Kollegen oder Abteilungen involviert. Entsprechend müssen Freigabeprozesse und die Verwaltung von mehreren Ansprechpartnern in eine B2B Webshop-Software integriert sein. Auch die Verwaltung von Lieferadressen muss komplexer sein, da zuverlässig an alle Standorte eines Unternehmen geliefert werden muss. Individuelle Angebote müssen angefordert und bereits getätigte Bestellungen müssen einfach wiederholt werden können. Letztendlich müssen Rabattregeln und Preislisten unmittelbar in der Software hinterlegt sein.

Aufgrund der meist größeren Komplexität der B2B Produkte sind in der Regel ausführliche Hilfestellungen nötig, um dem Einkäufer alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies können umfangreiche Bedienungsanleitungen und technische Daten sein, aber auch Marketing-Material und Tipps zum Weiterverkauf der Ware. Zum Pool der Informationen gehören zudem verbindliche Lieferzeiten, individuelle Preise und Metadaten.

Zusätzliche Medien wie weiter verwendbare Produktbilder, Videos, Datenblätter & Beschreibungen etc, bieten sich ebenfalls an, diese in einer E-Commerce Plattform zur Verfügung zu stellen und so den Aufwand für das separate Versenden und Suchen nach den Materialien einzusparen.

Schnittstellen und Verknüpfungen zu anderen Systemen im Unternehmen wie der Warenwirtschaft, dem CRM (Kundenbeziehungsmanagement), dem PIM (Produktinformationsmanagement), dem Controlling, der Buchhaltung und anderen macht auch im B2C Bereich Sinn. Gerade im B2B Bereich liegen aufgrund der größeren Komplexität oft unqualifizierte und unverknüpfte Daten vor. B2B Geschäfte sind oft komplexer und die dort gehandelten Waren sind mit mehr Daten verbunden. So liegen hier in der Regel mehr unqualifizierte und unverknüpfte Daten vor. Auch müssen Webshop und Website heute ineinander verschmelzen. Informationen und die Möglichkeit zum Einkaufen müssen Hand in Hand gehen, um alle Verkaufs-Chancen abzugreifen und gleichzeitig exzellenten Kundenservice zu bieten.

Eine nahtlose Integration des E-Commerce in bestehende Geschäfts-IT und das Etablieren von standardisierten Prozessen ist so deutlich komplexer und aufwendiger. Bei erfolgter Umsetzung ist die Steigerung von Effektivität und Wirtschaftlichkeit aber deutlich größer, da aufgrund der Vernetzung und Automatisierung die Komplexität umso mehr verringert wird.

Die Vorteile eines B2B Webshops

Die Ausweitung des B2B Geschäfts auf den digitalen Handel bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Jeder neue Vertriebsweg bedeutet neue Chancen Produkte und Leistungen zu verkaufen.

Neue Kunden können über Marketingmaßnahmen im Internet direkt auf Ihren Webshop gezogen werden. Bestandskunden wissen den vereinfachten Bestellvorgang zu schätzen und werden durch von intelligenten Algorithmen ermittelte Zusatzverkäufe angesprochen. Durch die Automatisierung des Bestellvorganges werden Kapazitäten im Vertrieb gespart. Die Anzahl der Handelsvertreter kann verringert und deren Arbeit optimiert werden.

 

Mit E-Commerce den internationalen B2B Markt erobern

Der internationale Markt ist für die meisten Unternehmen eine besondere Chance. Durch internationale Handelsabkommen, Freihandelszonen und international ausgerichtete Logistikpartner ist der internationale Handel einfacher denn je. Dennoch stellt die Internationalisierung Unternehmen weiterhin vor große Herausforderungen. Andere Sprachen, Währungen, Maßangaben, ein anderes Recht und vollkommen andere Wettbewerbssituationen machen die internationale Ausweitung des Vertriebs weiterhin zu einem komplexen und teuren Unterfangen. Mit einer cleveren E-Commerce-Lösung lassen sich eine Vielzahl der eben erwähnten Probleme lösen. Wenn der Vertrieb im Ausland primär über einen Webshop abgewickelt wird, müssen keine großen Vertriebsabteilungen und Dependancen im Ausland aufgebaut werden. Die Verwaltung des Webshops kann von der heimischen Zentrale aus geschehen und das sogar in unterschiedlichen Sprachen. Währungen und Maßeinheiten können automatisiert umgerechnet werden.

Von dieser digitalen Vereinfachung profitiert vor allem der Mittelstand, der bis heute nicht über Mittel für die Etablierung einer großen internationalen Vertriebsstruktur verfügte.

 

Ihr Weg zum erfolgreichen B2B E-Commerce

Die Implementierung eines B2B Webshops ist in jedem Fall ein umfangreiches Projekt, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf. Um ein solches Projekt voran zu bringen, muss E-Commerce zum Vorstandsthema werden. Die Verantwortlichen müssen große Handlungs-Kompetenzen haben, denn Entscheidungen für B2B E-Commerce werden sich in viele Bereiche Ihres Unternehmens erstrecken. Wie umfangreich das ganze Vorhaben letztendlich ist, hängt von Ihren Zielen und Ihrer Unternehmensgröße ab. Auch kleine Webshops machen im B2B Bereich Sinn. Selbst bei überschaubaren Projekten und einer Inanspruchnahme weniger Ressourcen, wäre es schädlich, das Thema E-Commerce stiefmütterlich zu behandeln.  Ohne umfangreiche Handlungsmacht kann nur ein halbgares Ergebnis erzielt werden. Zudem ist es ungemein wichtig, dass in der Führungsebene Ihres Unternehmens das unverzichtbare Wissen über modernen und digitalen Handel in der Praxis verinnerlicht wird.

Nicht selten stellt sich bei der Implementierung eines B2B Webshops die Verbindung mit dem Vertrieb als problematisch dar, sehen Vertriebler den Webshop doch oft als Konkurrenz im eigenen Haus. Um dieses Problem zu lösen, macht es Sinn, den Webshop in den Vertrieb zu integrieren und von Anfang an die Kollegen vom Vertrieb mit in das Projekt einzubinden.

Nachdem die internen Verantwortlichkeiten geklärt sind, gilt es einen Partner vor allem für die technische Umsetzung zu finden. Die eigene IT-Abteilung verfügt selten über die ähnlich umfangreiche Kompetenzen wie eine auf B2B Webshops spezialisierte Agentur. Diese können dank Erfahrungen aus einer Vielzahl von ähnlichen Projekten weit mehr als pure Programmierleistungen erbringen. Auch an dieser Stelle ist es sinnvoll, einen externen Partner bereits während der Konzeption mit ins Boot zu holen. Die technische Machbarkeit und vor allem die damit verbundenen Kosten kann die Agentur schon hier genau abschätzen. Das wertvolle Zusatzwissen des Partners aus bereits gemeisterten E-Commerce Projekten zahlt sich schon in der Planung und Konzeption aus.

Fragen zum Design und Usability sollten ebenfalls bereits in dieser Phase des Projektes mit dem Partner geklärt werden, sodass alle konzeptuellen Vorarbeiten vor der tatsächlichen technischen Umsetzung erledigt sind. Zur Umsetzung gehören das Programmieren von individuellen Erweiterungen und Modulen sowie das Verknüpfen mit den anderen Systemen Ihres Unternehmens.

Nach Fertigstellung und Livegang Ihres B2B Webshops ist es sinnvoll, den Partner weiterhin als Supportpartner und für Schulungen zu erhalten. Immer wieder gilt es, Anpassungen am Webshop zu machen, Software-Updates zu installieren oder schlicht neue Kollegen umfangreich einzuweisen.

 

Eine neue Chance wartet

B2B E-Commerce stellt einen weiteren Vertriebskanal dar, der hocheffektive Ergebnisse erzielen kann und gleichzeitig Ihr Unternehmen ein Stück digitaler und damit zukunftssicherer macht.

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt – eCommerce Teil 1

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt – eCommerce Teil 1

Der optimale Start für Ihr Webshop Projekt

eCommerce Teil 1

Worüber Sie sich Gedanken machen sollten, bevor Sie einen Dienstleister mit ins Boot holen. Ein Leitfaden für die Realisierung von einem Webshop Projekt – Teil 1

Wir arbeiten zurzeit an einer Artikelreihe zum Themenschwerpunkt eCommerce. Der vorliegende ist ein erster Einstieg, auf den wir weiter aufbauen. Stück für Stück werden wir alle Bereiche erarbeiten, die wir aus der Praxis für ein Webshop Projekt gemeinsam mit unseren Kunden identifiziert haben. Die aus unserer Praxiserfahrung gewonnenen Erkenntnisse möchten wir gerne mit Ihnen teilen und freuen uns auf den Erfahrungsaustausch mit Ihnen.

Für Feedback, konstruktive Kritik oder auch konkrete Fragestellungen können Sie sich gerne per E-Mail oder Xing an mich werden.

Für wen ist der Artikel geeignet?

Der Artikel ist für Sie dann interessant, wenn sie eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das schon ein oder mehrere Produkte hat und sich mit der Anschaffung eines eigenen Webshops beschäftigt, gerade im Begriff ist mit einem Projekt zu beginnen oder einen Neustart angehen will und offen für ein frisches Herangehen ist.

Was wird darin behandelt?

Nach wie vor besteht weitläufig der Glaube, ein schönes Design und eine möglichst allumfassende Software reichen aus, um einen erfolgreichen Webshop auf die Beine zu stellen. Vor allem in den Branchen, deren Kerngeschäft nicht im eCommerce liegt. Welche Herangehensweise erfolgversprechender und schlussendlich befriedigender für Sie ist, stelle ich hier vor.

Viel gehört, oft zitiert und immer schön zu lesen, schafft Hermann Hesses Gedicht “Stufen” auch hier die richtige Einstellung für den Einstieg in den eigenen Webshop:

Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne,

(Der uns beschützt und der uns hilft, zu leben.)

Es lohnt sich durchaus diesen flammenden Appell gegen das Verweilen in Komfortzonen häufiger zu lesen. Daher sei allen der Link zum vollständigen Gedicht ans Herz gelegt.

Ihr Webshop Projekt: Ideen sollten nicht nur Ideen bleiben

Alle Ideen, seien sie noch so großartig, scheitern am ehesten an der Zielsetzung. Viele werden jetzt denken: “Moment. Das sollte wohl eher ‘an der Umsetzung’ heißen.” Aber selbst die Umsetzung scheitert eher an fehlenden oder widersprüchlichen Zielsetzungen als an einer per se schlechten Umsetzung.

Egal wie genial Ihre Idee sein mag, wenn Sie so starten müssen, sollten Sie Ihr Vorhaben noch einmal überdenken. Das gilt leider nicht nur für Webshops.

Webshop Projekt GooglesucheNicht, dass etwas gegen Google einzuwenden wäre. Aber die beste Suchmaschine der Welt kann Ihnen nicht helfen, wenn Sie ihr nicht die richtigen Fragen stellen oder sich nicht bewusst sind, welche Fragen Sie eigentlich stellen wollen. Dieses Prinzip gilt übrigens sowohl für Suchmaschinen als auch für Berater. Und machen wir uns nichts vor, “Wie erstelle ich einen erfolgreichen Webshop?” ist nicht die Frage, mit der Sie beginnen sollten.

Design – heiliger Gral oder Sackgasse?

Viele beginnen beim Design. Das gilt vor allem für die Branchen, die es bislang kaum bis gar nicht gewohnt waren, direkten Kundenkontakt zu pflegen. Also für diejenigen, die Marketing entgegen eigener Lippenbekenntnisse noch als Instrument sehen, die Menschen da draußen zu beschallen und möglichst auf die eigenen Produkte aufmerksam zu machen. Aber dann, wenn die Produkte erst einmal gekauft wurden, dann bitteschön wollen sie nichts mehr von ihren Kunden hören.

Manche werden dabei noch folgenden Gedanken im Ohr haben:

“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.”

Dieses Bonmot wird Henry Ford zugeschrieben. Im Harvard Business Review gibt es für Interessierte einen kurzweiligen Artikel von Patrick Vlaskovits aus 2011, der in einer Schlußfolgerung mündet, die sich jeder Unternehmer zu Herzen nehmen sollte:

“The real lesson learned was not that that Ford’s failure was one of not listening to his customers, but of his refusal to continuously test his vision against reality, which led to the Ford Motor Company’s failure of continuous innovation, resulting in a catastrophic loss of market share from which it never recovered.”

Ziele zu setzen (in Fords Fall eine Vision) und diese mit der Realität abzugleichen, sollte zum Grundwerkzeug jedes Unternehmens gehören. Da wir in einem kapitalistischen System leben und abhängig sind von den Umsätzen und Gewinnen, die wir darin erwirtschaften, müssen alle Ziele über kurz oder lang eine wirtschaftliche Komponente abdecken.

Wer dennoch mit dem griffigsten Element, dem Design, beginnt, sollte sich spätestens dann ihrer Fragestellungen bewusst sein und diese selbstkritisch ausarbeiten. Eine Website oder ein Webshop sollte niemals (nur) dafür genutzt werden das eigene Gefühl von Ästhetik oder die eigene Eitelkeit zu befriedigen. Ein Webshop ist immer nur Mittel zum Zweck.

Themen für Ihre Ziele

Ziele müssen erreichbar sein oder zumindest nur knapp außerhalb des erreichbaren Horizonts liegen, um die Motivation, sie zu erreichen, hoch zu halten. Und Ziele müssen gegeneinander priorisiert werden.

Ein Webshop sollte nicht als Alibi angelegt werden, nur weil die Konkurrenz auch einen betreibt. In der Regel wissen wir nicht, wie gut oder schlecht der Webshop der Konkurrenz funktioniert – umso fahrlässiger wäre es, sich mit ungewissem Ausgang daran zu orientieren. Bleiben Sie daher bei Ihren eigenen Zielen und bleiben Sie realistisch.

Inhaltlich sollten Ihre Ziele zumindest folgende Themen abstecken:

  • Kunden (Zielgruppen)
  • Produkte (Qualität)
  • Prozesse (Service)
  • Alleinstellungsmerkmale (Konkurrenz)
  • Auffindbarkeit (Marketing)

In der Regel sollten Sie beim Kunden beginnen. Da wir davon ausgehen, dass Sie schon Produkte haben, nehmen wir ebenfalls an, dass Sie bereits eine konkrete Vorstellung von Ihren Kunden haben. Welche Ihrer Kunden wollen Sie mit dem Webshop erreichen und warum? Und was erwarten die Kunden von Ihnen?

Der beste Webshop der Welt mit allen Funktionen, die Sie sich wünschen und von denen Sie träumen, bringt nichts, wenn die Abläufe dahinter nicht stimmen. Wann und wie kommen die Produkte beim Kunden an? Entsprechen die Bilder im Webshop dem Benutzererlebnis? An wen kann sich der Kunde bei Fragen wenden? Was passiert samstags und sonntags? Was nach 18:00 und vor 9:00 Uhr?

Wenn Sie tolle Produkte haben und die Kunden ins Zentrum Ihres Service-Gedanken gerückt wurden, haben Sie einen sehr großen Part schon einmal geschafft. Ähnlich wie es auf Ihre Produkte zutrifft, braucht aber auch Ihr Shop ein Alleinstellungsmerkmal. Der Grund, warum Sie überhaupt mit einem Webshop an den Start gehen wollen. Auch wenn es schmerzt, müssen Sie sich die Frage stellen, was kann ich besser als Amazon, Ebay & Co. und warum lohnt es sich für die Kunden und mich einen eigenen Webshop zu haben.

Und bevor Sie mit der Planung der konkreten Funktionen des Shops beginnen , sollten Sie noch ein paar Nächte darüber schlafen und folgende Fragen wälzen: Wo und wie finden Sie Ihre Kunden heute? Wie findet man Sie in ein paar Jahren? Nur dann werden Sie in der Lage sein, zielführende zu planen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

Wie Sie sehen, sind eine Reihe von Punkten entscheidend, bevor Sie sich der Frage stellen können, welche Funktionen die Software Ihres Webshops zur Verfügung stellen soll, und ob eine Lösung von der Stange, eine customized Lizenz- oder Open Source Software, ein Framework oder eine Individuallösung am besten zu Ihnen passt.

Aus all diesen Fragestellungen erwachsen Ziele und Maßnahmen, die Sie für sich definieren müssen, um Ihre Erwartungshaltung laufend mit der Realität abgleichen zu können und nicht am Ende aufgrund falscher Vorstellungen eine Enttäuschung zu erleben. Der beste Einstieg für Sie:  Notieren Sie sich zunächst Fragen, die Ihnen zu den oben genannten Themen in den Sinn kommen, und priorisieren Sie diese für sich.

Beim nächsten Mal: Wie Ihre Ziele Gestalt annehmen

Im nächsten Artikel werde ich eine Methode vorstellen, die Ihnen dabei hilft Ziele zu erarbeiten und zu überprüfen. Die Herangehensweise ist nicht ganz trivial, aber wenn Sie sie erst einmal verinnerlicht haben, hilft sie Ihnen weit über den Bedarf eines Webshops hinaus.

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